Het is belangrijk om op een openbaar platform zoals Trustpilot rustig en oplossingsgericht te reageren, zeker omdat de klant daar met woorden als "fraude" strooit. Door publiekelijk verantwoordelijkheid te nemen, laat je aan andere potentiële klanten zien dat je klachten serieus neemt.
Hier is een nette, professionele reactie in het Frans (aangezien de klant Frans schreef) met de Nederlandse vertaling erbij:
Concept reactie (Frans)
Objet : Nos excuses pour ce contretemps concernant votre commande
Bonjour Madame Louchard,
Nous vous présentons nos plus sincères excuses pour le retard de votre colis et le manque d’informations de suivi. Après vérification, il s'avère qu'un incident logistique a effectivement perturbé l'envoi de votre première commande. Ce n'est absolument pas le niveau de service que nous souhaitons offrir.
Afin de régulariser la situation au plus vite, nous avons procédé au renvoi immédiat de votre commande (réf : COM14070). Vous recevrez un nouvel e-mail avec un numéro de suivi sous peu. Malheureusement, malgré nos efforts, il est peu probable que le colis arrive avant Noël, ce que nous regrettons sincèrement.
Nous restons à votre entière disposition pour toute question supplémentaire et faisons tout le nécessaire pour que votre commande vous parvienne dans les meilleurs délais.
Cordialement,
Michael
Oh My Dotz