JPH113352A - 電子文書のファイル処理方法および装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】ファイルサーバへの登録が通常の印刷や文書の
イメージ入力、メールの送受信等の処理と同時に行える
とともに、印刷されたハードコピー文書に付加された識
別符号を用いて、容易に文書の検索および再入手が行え
る電子文書のファイル処理方法および装置を提供する。 【解決手段】クライアントＰＣ（２−１、２−２）で作
成した文書を印刷またはメール送信等の出力をした際や
印刷されたハードコピー文書をイメージスキャナ等で入
力したりメール受信等の入力があった際に文書に自動的
にその文書に固有の識別符号を付加して文書登録サーバ
（１）へ転送する。また、文書の利用や再加工を行う等
の理由で、文書登録サーバ（１）に登録された文書の検
索や入手を行う場合には、印刷されたハードコピー文書
に付加されている識別符号をイメージ入力することで目
的の文書を入手する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書のファ
イル処理方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および検索を容易に行うことのできる電子文書のファイ
ル処理方法および装置に関する。

【０００２】

【従来技術】近年、情報処理装置や文書処理装置等の発
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。

【０００３】ここで、図１２に文書のライフサイクルを
示す。

【０００４】図１２に示す各ステップにおいて、実線で
表されたステップは電子文書を、破線で表されたステッ
プは紙面に印刷された文書を示している。

【０００５】さて、作成者により作成された文書（ステ
ップ１００１）は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり（ステップ１００
２）、電子メールによる配布（ステップ１００３）、紙
への印刷（ステップ１００４）が行われる。

【０００６】ステップ１００２で保存された文書は、作
成者により再利用されることもあり、ステップ１００４
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ（ス
テップ１００５）、紙文書として配布（ステップ１００
６）、または保存される（ステップ１００７）。

【０００７】一方、ステップ１００３でメールにより配
布された電子文書を入手した人は（ステップ１０１
１）、受信した文書を読み（ステップ１０１２）、必要
に応じて印刷（ステップ１０１３）、または保存（ステ
ップ１０１４）、メールを利用して別の人への転送を行
う（ステップ１０１５）。

【０００８】ステップ１０１３で紙に印刷された文書
は、紙文書として配布（ステップ１０１６）、または保
存され（ステップ１０１７）、ステップ１０１４で保存
された文書は必要に応じて再利用される（ステップ１０
１８）。

【０００９】また、ステップ１０１５で転送された文書
を入手した人は、ステップ１０１１以降の処理を同様に
行うことになる。

【００１０】このように、電子文書は作成や印刷、配
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。

【００１１】ところが、電子文書を再利用するために
は、電子文書が保存されている場所（装置）から紙に印
刷した形式または電子ファイルの形式で該当する電子文
書を入手しなければならない。

【００１２】電子文書は、一般的には保存場所および文
書名を入力することで入手可能であるが、このような情
報がない場合にはキーワード等を用いて文書の検索を行
わなければならない。

【００１３】このとき、ユーザの手元に印刷された文書
があれば、その文書を複写することで紙に印刷された形
式での入手は容易であるが、電子ファイル形式の電子文
書を入手するためには役立たない。

【００１４】このように、電子文書は再利用などが容易
に行える反面、該当する文書を入手することが困難であ
るため、電子文書を容易に入手するための装置が提案さ
れている。

【００１５】例えば、特開平２−７３４６６号や特開昭
６３−２４２０６０号、特開昭６３−９５５７８号、特
開平２−２４６１号、特開平７−２７３９２６号、特開
平８−２５１２２３号、特開８−１０２８２４号等にお
いては、ＦＡＸ等を利用した登録、検索システムが提案
されている。

【００１６】ところが、これらの登録、検索システムで
は、文書の登録や検索を行う際にマークシート等を利用
した専用のフォームを必要とするとともに、ユーザが登
録や検索の指示内容をその専用のフォームに記入しなけ
ればならない。

【００１７】また、特開平３−２９１７５６号や特開平
５−１０８７９４号、特開平６−４４３２０号、特開平
７−２００６３４号、特開平８−１６６０５号等におい
ては、登録された電子文書を紙に印刷する際にバーコー
ド等の識別符号を文書とともに印刷し、この識別符号を
読み取ることで電子文書の検索を行う登録、検索システ
ムが提案され、特開平８−５０５９８号や特開平４−３
６３２６８号、特開平６−４００９２号、特開平７−１
４６８５４号、特開平７−２７１８２６号等においても
登録された電子文書を紙に印刷する際に付加情報コード
を文書とともに印刷し、この識別符号を読み取ることで
電子文書の検索を行う登録、検索システムが提案されて
いる。

【００１８】ところが、これらの登録、検索システムに
おいてはバーコード等の識別符号を紙面の所定の位置に
印刷しなければならず、文書の印刷領域が狭くなった
り、文書によってはバーコードがレイアウトの妨げ等と
なることがある。

【００１９】また、特開平４−２３２５６４号や特開平
６−８３８７９号、特開平６−４６２４４号、特開平７
−２００７４８号、特開平７−２１２１４号等において
は、文書上に構造およびプログラム、データ等を機械に
読める形で記録する装置が提案されているが、これらの
装置においても文書の検索、再利用についての提案はな
されていない。

【００２０】このような印刷された文書と電子文書をバ
ーコード等を用いて関連付けする技術にはこの他に、特
開平４−２９５８８６号や特開昭６０−１２５７３号、
特開平７−２９５９５８号、特開平７−１１５５３７
号、特開平８−８３２８３号等が提案されており、これ
らはバーコードを本や百科事典等に印刷し、このバーコ
ードを読み取ることで、関連した映像や音声を出力させ
るシステムであるが、バーコード等の識別符号の生成に
関しての提案はなされていない。

【００２１】

【発明が解決しようとする課題】上述のように、電子文
書は再利用が容易な文書形態であるが、この再利用を行
う際には、電子文書を保存している装置から所望の電子
文書を検索して取り出さなければならず、検索作業およ
び検索を容易にするための登録作業が繁雑であった。

【００２２】また、ユーザの手元に紙面に印刷された文
書がある場合には、印刷時に識別符号等を文書とともに
印刷し、この識別符号を用いて電子文書の検索を行うこ
とも提案されているが、識別符号の元となる登録情報の
付与の繁雑さや識別符号が文書の印刷領域を狭めたり、
レイアウトを妨げたりするといった問題があった。

【００２３】そこで、この発明は、文書の印刷領域を狭
めたりレイアウトの妨げをすることなく識別符号を付加
し、この識別符号に基づき電子文書の検索を容易に行う
ことのできる電子文書のファイル処理方法および装置を
提供することを目的とする。

【００２４】

【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、この発明では、ネットワークを介して接続された
文書サーバに電子文書を登録するとともに、該登録した
電子文書を検索して取得する電子文書のファイル処理方
法において、前記電子文書に該電子文書に固有の識別符
号を付加して前記文書サーバへの前記登録を行い、前記
登録した電子文書と前記識別符号とを同一紙面上に印刷
し、前記印刷された前記識別符号を読み取り、該読み取
った前記識別符号に基づき前記電子文書の検索および取
得を行うことを特徴とする。

【００２５】ここで、前記文書サーバは、前記登録の際
には、前記識別符号に基づき前記電子文書を格納する場
所を決定し、前記検索および取得の際には、前記識別符
号に基づき前記格納された電子文書の選択および転送を
行うように構成することができる。

【００２６】また、前記登録は、前記電子文書の印刷
と、他ユーザへの送信と、他ユーザからの受信と、画像
読み取り装置による入力とのいずれかと同時に行われる
ように構成することができる。

【００２７】ここで、前記識別符号は、前記紙面の任意
の位置に任意の配列で印刷されるように構成することが
できる。

【００２８】さらに、前記識別符号は、バーコードとし
て前記紙面に印刷されるように構成することができる。

【００２９】また、この発明では、ネットワークを介し
て接続された文書サーバに電子文書を登録するととも
に、該登録した電子文書を検索して取得する電子文書の
ファイル処理装置において、前記電子文書に該電子文書
に固有の識別符号を付加する識別符号付加手段と、前記
識別符号を付加した前記電子文書を前記文書サーバへ転
送する転送手段と、前記電子文書と前記識別符号とを同
一紙面上に印刷する印刷手段と、前記紙面に印刷された
前記識別符号を読み取る識別符号読み取り手段と、前記
識別符号読み取り手段により該読み取った前記識別符号
を解読する識別符号解読手段と、前記識別符号解読手段
により解読された前記識別符号を前記サーバに転送する
識別符号転送手段とを具備することを特徴とする。

【００３０】ここで、前記文書サーバは、前記識別符号
に基づき前記電子文書を格納する場所を決定して格納す
る文書格納手段と、前記識別符号転送手段により転送さ
れた前記識別符号を受信して前記文書格納手段により格
納された前記電子文書を選択する文書選択手段と、前記
選択手段により選択された前記電子文書を送出する文書
送出手段とを具備するように構成することができる。

【００３１】また、前記登録は、前記電子文書の印刷
と、他ユーザへの送信と、他ユーザからの受信と、画像
読み取り装置による入力とのいずれかと同時に行われる
ように構成することができる。

【００３２】ここで、前記印刷手段は、前記識別符号を
前記紙面の任意の位置に任意の配列で印刷するように構
成することができる。

【００３３】さらに、前記識別符号は、バーコードとし
て前記紙面に印刷されるように構成することができる。

【００３４】

【発明の実施の形態】以下、この発明に係わる電子文書
のファイル処理方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。

【００３５】図１は、この発明に係わる電子文書のファ
イル処理方法および装置の一実施例を示す構成図であ
る。

【００３６】図１において、文書登録サーバ１とクライ
アントＰＣ２（２−１、２−２）はネットワーク３を介
して接続されており、ネットワーク３にはネットワーク
プリンタ４も接続されている。

【００３７】また、クライアントＰＣ２（２−１、２−
２）には各々プリンタ５（５−１、５−２）、イメージ
スキャナ６（６−１、６−２）が接続されている。

【００３８】文書登録サーバ１への文書の登録は、クラ
イアントＰＣ２において、文書の印刷や送受信、イメー
ジスキャナ６よる入力が行われた際に自動登録され、文
書の検索および入手は、文書登録時に文書に付与された
識別符号をスキャナで読み込むことで行われる。

【００３９】図２は、クライアントＰＣ２における文書
登録の流れの概略を示すフローチャートである。

【００４０】図２において、クライアントＰＣ２が動作
し（ステップ１０１）、作成した文書の印刷（ステップ
１０２でＹＥＳ、ステップ１０３でＹＥＳ）またはメー
ルによる送信（ステップ１０２でＹＥＳ、ステップ１０
３でＮＯ、ステップ１０４でＹＥＳ）、イメージスキャ
ナ６による紙文書の入力（ステップ１０２でＮＯ、ステ
ップ１０５でＹＥＳ）、メールの受信（ステップ１０２
でＮＯ、ステップ１０５でＮＯ、ステップ１０６でＹＥ
Ｓ）が行われると、文書を登録する際に必要な識別符号
が生成される（ステップ１０７）。

【００４１】この識別符号は、識別符号が生成された時
刻や文書名、作成者名、クライアントＰＣ２のネットワ
ークアドレス等を用いて、ネットワーク全体でその登録
される文書に固有な識別符号として生成される。

【００４２】ステップ１０７で識別符号が生成される
と、クライアントＰＣ２は文書登録のためのプログラム
を起動し、登録処理を開始する（ステップ１５１）。

【００４３】ステップ１０７で生成された識別符号は、
例えば、バーコード等のイメージスキャナで読取り可能
な識別符号として文書に付加されるとともに（ステップ
１０８）、登録処理プログラムに渡される（ステップ１
５２）。

【００４４】識別符号が付加された文書は、所定のフォ
ーマットに変換され（ステップ１０９）、この文書に対
してステップ１０７以前のステップで印刷の指示があっ
たならば（ステップ１１０でＹＥＳ）、ネットワークプ
リンタ４またはプリンタ５で印刷され、メール送信の指
示があった場合には（ステップ１１０でＮＯ、ステップ
１１２でＹＥＳ）、ネットワーク３を介してメール送信
され（ステップ１１３）、ネットワーク３からのメール
受信により入手した文書であった場合には（ステップ１
１２でＮＯ、ステップ１１４でＹＥＳ）、メール受信の
処理がなされ（ステップ１１５）、イメージスキャナ６
からの紙文書の入力であった場合には（ステップ１１４
でＮＯ）、入力処理が行われる（ステップ１１６）。

【００４５】また、ステップ１０９で所定のフォーマッ
トに変換された文書は、印刷等の処理がなされるととも
に（ステップ１１０以降）、登録処理プログラムにより
登録フォーマットに変換される（ステップ１５３）。

【００４６】次に、登録処理プログラムは文書を登録す
る登録先のサーバを決定し（文書登録サーバが複数の場
合、ステップ１５４）、ネットワーク３を介して文書を
送付するためのアドレスを生成する（ステップ１５
５）。

【００４７】このアドレスが生成されると、登録処置プ
ログラムはステップ１５３でフォーマット変換した文書
に、ステップ１５２で獲得した識別符号を付加し、これ
をステップ１５５で生成したアドレスに基づいてネット
ワーク３へ送出し（ステップ１５６）文書登録処理を終
了する（ステップ１５７）。

【００４８】図３は文書登録サーバ１における文書登録
の流れの概略を示すフローチャート、図４は文書登録サ
ーバ１のストレージのデータ構造を示した図である。

【００４９】さて、文書登録サーバ１が文書登録処理を
開始し（ステップ２０１）、クライアントＰＣ２からネ
ットワーク３を介して転送された登録文書を受信すると
（ステップ２０２）、登録文書に添付された識別符号を
解読する（ステップ２０３）。

【００５０】次に、この解読した識別符号に基づき、文
書登録サーバ１内での文書の登録先を決定して（ステッ
プ２０４）、登録先のディレクトリ１１（１１−１、１
１−２）を決定し（ステップ２０５）、このディレクト
リ１１内のドロワ１２（１２−１乃至１２−４）やフォ
ルダ１３（１３−１乃至１３−１０）を選択する（ステ
ップ２０６）。

【００５１】文書を登録するドロワ１２、フォルダ１３
が選択されると、このフォルダ１３に登録文書を収納し
（ステップ２０７）、インデックスファイル１４に登録
文書の識別符号を書き込み、登録文書のストレージ上の
アドレスと関連付けをして（ステップ２０８）、文書登
録処理は終了する（ステップ２０９）。

【００５２】なお、ここでは文書登録サーバ１のストレ
ージのデータ構造をディレクトリ１１、ドロワ１２、フ
ォルダ１３等による階層構造として説明したが、データ
構造はフラットな構造であってもよく、この場合にも登
録や検索に支障はない。

【００５３】次に、クライアントＰＣ２における文書印
刷時、メール送信時、メール受信時、イメージ入力時の
各々の場合における文書登録処理の動作を説明する。

【００５４】図５は、クライアントＰＣ２における文書
印刷時の文書登録に必要な部分の構成を示したブロック
図である。

【００５５】図５において、クライアントＰＣ２は、ア
プリケーション２１、プリンタドライバ２２、データ通
信部２３を具備して構成される。

【００５６】また、プリンタドライバ２２は、識別符号
発生部２２１と印刷データ発生部２２２、合成部２２３
から構成される。

【００５７】さて、ユーザがワープロソフトや描画ソフ
ト、表計算ソフト等のアプリケーション２１で作成した
文書に対して印刷指示を行うと、アプリケーション２１
からプリンタドライバ２２に印刷に必要な文書データと
ともに、識別符号の生成に必要な時刻や、ファイル名、
作成者名等の情報が転送される（プリンタドライバ２２
がアプリケーション２１で作成した文書から抽出しても
よい）。

【００５８】文書データは、印刷データ発生部２２２で
イメージデータに変換され、合成部２２３へ入力される
とともに、直接データ通信部２３へも入力される。

【００５９】識別符号発生部２２１では、アプリケーシ
ョンから入力された情報等に基づき、印刷される文書に
固有の識別符号を生成し、この識別符号をデータ通信部
２３と合成部２２３へ出力する。

【００６０】合成部２２３では、識別符号発生部２２１
から入力された識別符号をバーコード等のイメージスキ
ャナで読取り可能な形式に変換して、印刷データ発生部
２２２から入力されたイメージデータと合成して、プリ
ンタ５へ出力する。

【００６１】このとき、合成部２２３では文書のレイア
ウトを損なわないように文書中の空白部分またはユーザ
により設定された位置へ識別符号を合成する。

【００６２】また、印刷データの拡大や縮小、ｎ−ｕｐ
（複数面付け）等の処理は印刷データ発生部２２２で行
われるので、合成部２２３で合成される識別符号に対し
ては拡大や縮小、ｎ−ｕｐ等の処理は行われない。

【００６３】一方、データ通信部２３では、合成部２２
３から入力されたイメージデータとアプリケーション２
１から入力されたアプリケーション２１に対応した形式
のデータの少なくとも１つに、識別符号発生部２２１で
生成した識別符号を付加して、文書登録サーバ１に送信
する。

【００６４】図６は、クライアントＰＣ２におけるメー
ル送受信時の文書登録に必要な部分の構成を示したブロ
ック図である。

【００６５】図６において、クライアントＰＣ２は、ア
プリケーション２１、キー入力受付部２４、識別符号発
生部２５、時計２６、合成部２７、データ送信部２３
１、データ受信部２３２を具備して構成される。

【００６６】メール送信時には、アプリケーション２１
からは、合成部２７に文書データが送出されるととも
に、ファイル名や作成者名等の識別符号の生成に必要な
情報等を識別符号発生部２５へ送出する。

【００６７】識別符号発生部２５は、アプリケーション
２１から入力されたファイル名や作成者名等の情報と時
計２６から入力される時刻、必要に応じてキー入力受付
部２４から入力されるその他の情報に基づき、メール送
信する文書に固有の識別符号を生成して、合成部２７へ
出力する。

【００６８】合成部２７では、アプリケーション２１か
ら入力された文書データと識別符号発生部２５で生成し
た識別符号を合成して、データ送信部２３１へ出力す
る。

【００６９】データ送信部２３１では、メールの宛先の
アドレスを付加した文書をネットワーク３を介して他の
ＰＣ７へ送出するとともに、文書登録サーバ１へも文書
を送出する。

【００７０】メール受信時には、ネットワーク３を介し
てＰＣ７から送信された文書をデータ受信部２３２で受
信し、受信した文書をアプリケーション２１と合成部２
７へ入力する。

【００７１】アプリケーション２１では、ユーザがメー
ルを読めるように文書を展開するとともに、識別符号の
生成に必要なファイル名、発信者名等の情報を識別符号
発生部へ出力する。

【００７２】識別符号発生部２５は、アプリケーション
２１から入力されたファイル名や発信者名等の情報と時
計２６から入力される時刻、必要に応じてキー入力受付
部２４から入力されるその他の情報に基づき、メール受
信した文書に固有の識別符号を生成して、合成部２７へ
出力する。

【００７３】合成部２７では、データ受信部２３２から
入力された文書データと識別符号発生部２５で生成した
識別符号を合成して、データ送信部２３１へ出力し、デ
ータ送信部２３１は、この文書を文書登録サーバ１へ送
出する。

【００７４】図７は、クライアントＰＣ２におけるイメ
ージ入力時の文書登録に必要な部分の構成を示したブロ
ック図である。

【００７５】図７において、クライアントＰＣ２は、ア
プリケーション２１、データ通信部２３、キー入力受付
部２４、識別符号発生部２５、時計２６、合成部２７、
イメージデータ入力インターフェイス（Ｉ／Ｆ）２８を
具備して構成される。

【００７６】イメージ入力時には、イメージスキャナ６
で読み取られたイメージデータが、イメージデータ入力
Ｉ／Ｆ２８を介して、アプリケーション２１と合成部２
７へ入力される。

【００７７】アプリケーション２１では、ユーザにより
入力されたイメージデータの編集や保存等が行われる。

【００７８】一方、識別符号発生部２５では、キー入力
受付部２４から入力されたファイル名や作成者名等の情
報と時計２６から入力された時刻に基づき、イメージ入
力した文書に固有の識別符号が生成され、合成部２７へ
出力される。

【００７９】合成部２７では、イメージデータ入力Ｉ／
Ｆ２８から入力されたイメージデータと識別符号発生部
２５で生成された識別符号を合成してデータ通信部２３
へ出力し、データ通信部２３は、これを文書登録サーバ
１へ送出する。

【００８０】図７においては、イメージ入力したイメー
ジデータをクライアントＰＣ２で識別符号と合成して、
文書登録サーバ１への登録を行っているが、イメージデ
ータと識別符号の合成はイメージスキャナで行うことも
できる。

【００８１】図８は、イメージデータと識別符号の合成
を行うことのできるイメージスキャナの構成を示したブ
ロック図である。

【００８２】図８において、イメージスキャナ８は、コ
ントロールパネル８０、時計８１、識別符号発生部８
２、光源８３、光電変換部８４、Ａ／Ｄ変換部８５、イ
メージデータ処理部８６、イメージデータフォーマット
作成部８７、合成部８８、イメージデータ入力インター
フェイス（Ｉ／Ｆ）部８９で構成される。

【００８３】このイメージスキャナ８で画像イメージを
入力する際には、ユーザはコントロールパネル８０から
ファイル名や入力者名等の情報を入力する。この情報と
時計８１から入力される時刻に基づいて、識別符号発生
部８２はイメージ入力される文書（イメージデータ）に
固有の識別符号を生成し、合成部８８へ出力する。

【００８４】一方、光源８３から発生された光の原稿で
の反射光を光電変換部８４で電気信号に変換されて生成
されたイメージデータは、Ａ／Ｄ変換部８５でアナログ
信号からディジタル信号に変換されて、イメージデータ
処理部８６へ出力される。

【００８５】イメージデータ処理部８６は、Ａ／Ｄ変換
部８５から入力されたイメージデータに対し、γ補正や
ブライトネス補正、コントラスト補正、シェーディング
補正等の補正を行い、イメージデータフォーマット作成
部８７へ出力する。

【００８６】イメージデータフォーマット作成部８７で
は入力されたイメージデータを所定のフォーマットに変
換して合成部８８へ出力する。

【００８７】合成部８８は、このイメージデータと識別
符号発生部８２で生成した識別符号を合成し、これをイ
メージデータＩ／Ｆ部８９がクライアントＰＣ２へ出力
する。

【００８８】クライアントＰＣ２では、イメージスキャ
ナ８から入力された文書（イメージデータ）をアプリケ
ーション２１へ入力するとともに文書登録サーバ１へ登
録する。

【００８９】ところで、以上に説明した文書登録処理
は、ユーザが文書の印刷やメールの送受信、画像のイメ
ージ入力を行う際に自動的に行われ、ユーザは文書登録
のための特別な操作を行う必要はない。

【００９０】次に、文書登録サーバ１に登録された文書
を検索する場合を説明する。

【００９１】図９は、クライアントＰＣ２と文書登録サ
ーバ１における文書検索処理の流れを示すフローチャー
トである。

【００９２】図９において、ステップ３０１乃至３０４
とステップ３１１乃至３１５の処理はクライアントＰＣ
２側で行われ、ステップ３０５乃至ステップ３１０の処
理は文書登録サーバ１側で行われる。

【００９３】さて、クライアントＰＣ２で文書検索処理
が開始され（ステップ３０１）、バーコード等の識別符
号のイメージ入力が行われると（ステップ３０２でＹＥ
Ｓ）、入力した識別符号を解読し（ステップ３０３）、
その識別符号から必要とする文書の登録されている文書
登録サーバ１を特定し（文書登録サーバが複数の場
合）、ネットワーク用の文書要求アドレスを生成する
（ステップ３０４）。この文書要求アドレスは、文書登
録サーバ１のアドレスの他に、登録時に付加された文書
に固有な識別符号が含まれている。

【００９４】この文書要求アドレスは、ネットワーク３
を介して文書登録サーバに送られ、文書登録サーバ１で
は、文書要求アドレスを受信すると（ステップ３０５で
ＹＥＳ）、文書要求アドレスの解読を行う（ステップ３
０６）。

【００９５】次に、文書登録サーバ１は解読した文書要
求アドレスに基づき、インデックスファイル１４を照会
し（ステップ３０７）、要求した文書のストレージ上の
アドレスを取得する（ステップ３０８）。

【００９６】このストレージ上のアドレスに基づき、文
書を選択し（ステップ３０９）、選択した文書にクライ
アントＰＣ２のアドレスを送信用アドレスとして添付し
て（ステップ３１０）、ネットワーク３を介してクライ
アントＰＣ２へ送信する。

【００９７】文書を受信したクライアントＰＣ２は（ス
テップ３１１）、文書を使用するアプリケーションに対
応したフォーマットに変換し（ステップ３１２）、その
アプリケーションを起動して（ステップ３１３）、文書
を表示し（ステップ３１４）、文書検索処理を終了する
（ステップ３１５）。

【００９８】ところで、バーコード等の識別符号は紙文
書上の任意の位置に印刷されているため、識別符号をイ
メージ入力する際にはペン型スキャナを利用するか、イ
メージスキャナで紙面全体をイメージ入力してから識別
符号の位置を検索することになる。

【００９９】図１０は、文書検索の際にバーコード等の
識別符号を読み込むペン型スキャナの構成を示すブロッ
ク図である。

【０１００】図１０において、ペン型スキャナ９は、光
源９１、ロータリーエンコーダ９２、動作タイミング発
生部９３、光電変換部９４、アナログイメージデータ処
理部９５、Ａ／Ｄ変換部９６、ディジタルイメージデー
タ処理部９７、識別符号解読部９８、データ通信部９９
で構成される。

【０１０１】さて、ユーザがペン型スキャナ９でバーコ
ード等の識別符号上を走査すると、ロータリーエンコー
ダ９２が走査速度（距離）を検出し、その検出結果を動
作タイミング発生部９３へ出力する。

【０１０２】動作タイミング発生部９３は、ロータリー
エンコーダ９２の出力に基づき、各部を動作させるため
の動作タイミングパルスを発生し、各部へ供給する（図
中、点線で表示）。

【０１０３】一方、光電変換部９４は、光源９１が発生
した光の識別符号（原稿に印刷）上での反射（図中、破
線で表示）をイメージデータとして電気信号に変換す
る。

【０１０４】この電気信号は、アナログデータ処理部９
５でγ補正やブライトネス補正、コントラスト補正、シ
ェーディング補正等の補正が行われ、Ａ／Ｄ変換部９６
でアナログ信号からディジタル信号に変換される。

【０１０５】ディジタル信号に変換されたイメージデー
タは、ディジタルイメージデータ処理部９７で必要に応
じて再びγ補正やブライトネス補正、コントラスト補
正、シェーディング補正、解像度補正等の補正が行わ
れ、識別符号解読部９８へ入力される。

【０１０６】識別符号解読部９８では、読み取った識別
符号のイメージデータから検索文書の登録先である文書
登録サーバ１のアドレスや、検索文書に固有の識別符号
を取得する（図９のステップ３０３に対応）。

【０１０７】このアドレスや識別符号は、データ通信部
９９へ入力され、データ通信部９９で電波や赤外線を利
用してクライアントＰＣへ転送される。

【０１０８】なお、図１０に示したペン型スキャナは一
例であり、アドレスや識別符号の転送は、有線通信で行
われてもよく、識別符号を読み込むスキャナはペン型で
ある必要もないことは言うまでもない。

【０１０９】ところで、検索した文書を入手したユーザ
は、その文書の配布や編集といった再利用を行うことが
できる。

【０１１０】図１１は、２人のユーザによる文書の登録
および再利用の流れの一例を示した図である。

【０１１１】さて、ユーザＡ５００が文書ａを作成し
（ステップ５０１）、印刷を行うと（ステップ５０
２）、同時に文書ａが文書登録サーバ１に登録される
（ステップ７０１）。

【０１１２】ユーザＡ５００が印刷した文書ａをユーザ
Ｂ６００に配布し（ステップ７０２）、文書ａを入手し
たユーザＢ６００がこれを編集して新たな文書を作成す
る場合には、文書ａに付加されているバーコード等の識
別符号をイメージ入力する（ステップ６０１）。

【０１１３】ユーザＢ６００が識別符号をイメージ入力
することで、文書登録サーバ１に識別符号と文書要求に
必要な情報が送信され（ステップ７０３）、文書登録サ
ーバ１からユーザＢ６００に文書ａが送付される（ステ
ップ７０４）。

【０１１４】次に、ユーザＢ６００が文書ａを編集（再
利用）して文書ｂを作成し（ステップ６０２）、この文
書ｂをユーザＡ５００に送信すると（ステップ７０
５）、同時に文書ｂは文書登録サーバ１に登録される
（ステップ７０６）。

【０１１５】ユーザＡ５００は、ユーザＢ６００から送
られた文書ｂを印刷して保存しておき（ステップ５０
３）、文書ｂを再入手したい場合には、文書ｂに付加さ
れているバーコード等の識別符号をイメージ入力する
（ステップ５０４）。

【０１１６】ユーザＡ５００が識別符号をイメージ入力
することで、文書登録サーバ１に識別符号と文書要求に
必要な情報が送信され（ステップ７０７）、文書登録サ
ーバ１からユーザＡ５００に文書ｂが送付される（ステ
ップ７０８）。

【０１１７】ユーザＡ５００は、入手した文書ｂを編集
して文書ｃを作成し（ステップ５０５）、文書ｃの配布
や保存を行う。

【０１１８】このように１文書を複数のユーザで利用す
ることで、文書を効率的かつ有効に利用することができ
る。

【０１１９】また、図１１に示した文書利用の流れは一
例であり、ユーザの数や文書利用の方法はこれに限られ
るわけではない。

【０１２０】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、ユーザが文書の印刷またはメールの送受信、イメー
ジ入力を行った際に、自動で文書に識別符号を付加して
文書登録サーバに登録するとともに、紙面に印刷された
文書に付加された識別符号をイメージスキャナで入力す
ることで、目的の文書を入手できるように構成したの
で、文書の登録や検索の際に、文書登録サーバの選択や
キーワード入力を行う必要はなく文書の登録、検索が容
易になる。

【０１２１】したがって、文書の再利用が容易に行える
ことになり、作成した文書を有効に利用でき、新規文書
作成の手間を省くことができるためユーザ間での文書の
作成および配布、再利用を効率的に行うこともできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明に係わる電子文書のファイル処理方法
および装置の一実施例を示す構成図。

【図２】クライアントＰＣ２における文書登録の流れの
概略を示すフローチャート。

【図３】文書登録サーバ１における文書登録の流れの概
略を示すフローチャート。

【図４】文書登録サーバ１のストレージのデータ構造を
示した図。

【図５】クライアントＰＣ２における文書印刷時の文書
登録に必要な部分の構成を示したブロック図。

【図６】クライアントＰＣ２におけるメール送受信時の
文書登録に必要な部分の構成を示したブロック図。

【図７】クライアントＰＣ２におけるイメージ入力時の
文書登録に必要な部分の構成を示したブロック図。

【図８】イメージデータと識別符号の合成を行うことの
できるはイメージスキャナの構成を示したブロック図。

【図９】クライアントＰＣ２と文書登録サーバ１におけ
る文書検索処理の流れを示すフローチャート。

【図１０】文書検索の際にバーコード等の識別符号を読
み込むペン型スキャナの構成を示すブロック図。

【図１１】２人のユーザによる文書の登録および再利用
の流れの一例を示した図。

【図１２】文書のライフサイクルを示した図。

【符号の説明】

１ 文書登録サーバ ２、２−１、２−２ クライアントＰＣ ３ ネットワーク ４ ネットワークプリンタ ５、５−１、５−２ プリンタ ６、６−１、６−２ イメージスキャナ ７ ＰＣ ８ イメージスキャナ ９ ペン型スキャナ １１、１１−１、１１−２ ディレクトリ １２、１２−１〜１２−４ ドロワ １３、１３−１〜１３−１０ フォルダ ２１ アプリケーション ２２ プリンタドライバ ２３ データ通信部 ２４ キー入力受付部 ２５ 識別符号発生部 ２６ 時計 ２７ 合成部 ２８ イメージデータ入力Ｉ／Ｆ（インターフェイ
ス） ８０ コントロールパネル ８１ 時計 ８２ 識別符号発生部 ８３ 光源 ８４ 光電変換部 ８５ Ａ／Ｄ変換部 ８６ イメージデータ処理部 ８７ イメージデータフォーマット作成部 ８８ 合成部 ８９ イメージデータ入力Ｉ／Ｆ（インターフェイ
ス）部 ９１ 光源 ９２ ロータリーエンコーダ ９３ 動作タイミング発生部 ９４ 光電変換部 ９５ アナログイメージデータ処理部 ９６ Ａ／Ｄ変換部 ９７ ディジタルイメージデータ処理部 ９８ 識別符号解読部 ９９ データ通信部 ２２１ 識別符号発生部 ２２２ 印刷データ発生部 ２２３ 合成部

フロントページの続き (72)発明者 佐藤 悦志 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 小山 聡 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 堀金 隆一 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 飯田 博史 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者 宮崎 淳 神奈川県川崎市高津区坂戸３丁目２番１号 ＫＳＰ Ｒ＆Ｄ ビジネスパークビル 富士ゼロックス株式会社内

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続された文書サ
   ーバに電子文書を登録するとともに、該登録した電子文
   書を検索して取得する電子文書のファイル処理方法にお
   いて、 前記電子文書に該電子文書に固有の識別符号を付加して
   前記文書サーバへの登録を行い、 前記登録した電子文書と前記識別符号とを同一紙面上に
   印刷し、 前記印刷された前記識別符号を読み取り、 該読み取った前記識別符号に基づき前記電子文書の検索
   および取得を行うことを特徴とする電子文書のファイル
   処理方法。
2. 【請求項２】 前記文書サーバは、 前記登録の際には、前記識別符号に基づき前記電子文書
   を格納する場所を決定し、 前記検索および取得の際には、前記識別符号に基づき前
   記格納された電子文書の選択および転送を行うことを特
   徴とする請求項１記載の電子文書のファイル処理方法。
3. 【請求項３】 前記登録は、 前記電子文書の印刷と、 他ユーザへの送信と、 他ユーザからの受信と、 画像読み取り装置による入力とのいずれかと同時に行わ
   れることを特徴とする請求項１記載の電子文書のファイ
   ル処理方法。
4. 【請求項４】 前記識別符号は、 前記紙面の任意の位置に任意の配列で印刷されることを
   特徴とする請求項１記載の電子文書のファイル処理方
   法。
5. 【請求項５】 前記識別符号は、 バーコードとして前記紙面に印刷されることを特徴とす
   る請求項１記載の電子文書のファイル処理方法。
6. 【請求項６】 ネットワークを介して接続された文書サ
   ーバに電子文書を登録するとともに、該登録した電子文
   書を検索して取得する電子文書のファイル処理装置にお
   いて、 前記電子文書に該電子文書に固有の識別符号を付加する
   識別符号付加手段と、 前記識別符号を付加した前記電子文書を前記文書サーバ
   へ転送する転送手段と、 前記電子文書と前記識別符号とを同一紙面上に印刷する
   印刷手段と、 前記紙面に印刷された前記識別符号を読み取る識別符号
   読み取り手段と、 前記識別符号読み取り手段により該読み取った前記識別
   符号を解読する識別符号解読手段と、 前記識別符号解読手段により解読された前記識別符号を
   前記サーバに転送する識別符号転送手段とを具備するこ
   とを特徴とする電子文書のファイル処理装置。
7. 【請求項７】 前記文書サーバは、 前記識別符号に基づき前記電子文書を格納する場所を決
   定して格納する文書格納手段と、 前記識別符号転送手段により転送された前記識別符号を
   受信して前記文書格納手段により格納された前記電子文
   書を選択する文書選択手段と、 前記選択手段により選択された前記電子文書を送出する
   文書送出手段とを具備することを特徴とする請求項６記
   載の電子文書のファイル処理装置。
8. 【請求項８】 前記登録は、 前記電子文書の印刷と、 他ユーザへの送信と、 他ユーザからの受信と、 画像読み取り装置による入力とのいずれかと同時に行わ
   れることを特徴とする請求項６記載の電子文書のファイ
   ル処理装置。
9. 【請求項９】 前記印刷手段は、 前記識別符号を前記紙面の任意の位置に任意の配列で印
   刷することを特徴とする請求項６記載の電子文書のファ
   イル処理装置。
10. 【請求項１０】 前記識別符号は、 バーコードとして前記紙面に印刷されることを特徴とす
    る請求項６記載の電子文書のファイル処理装置。