JPH0520327A

JPH0520327A - 在席者管理システム

Info

Publication number: JPH0520327A
Application number: JP3201237A
Authority: JP
Inventors: Kazuyuki Yoshida; 和幸吉田; Kunihiro Okada; 邦弘岡田
Original assignee: Hitachi Maxell Ltd
Current assignee: Maxell Ltd
Priority date: 1991-07-16
Filing date: 1991-07-16
Publication date: 1993-01-29

Abstract

(57)【要約】【目的】在不在の表示に加えて、電話番号の検索および
ダイヤリングを自動的に行う、勤退管理機能兼備の在席
者管理システムを提供する。【構成】コントローラ１と、ディスプレイ２と、電話機
４と、モデム３と、ＩＣカードリーダ１０と、フロッピ
ーディスクドライブとを備え、在不在を表示し、在席者
が選択されると、電話番号の検索およびダイヤリングを
自動的に行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、在席者管理システム
に関し、詳しくは、オフィスの受付に設置され、在席者
の確認，選択，呼び出し等に用いられる在席者管理シス
テムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の在席者管理システムにあっては、
在席者の確認のために、次のような方法が広く行われて
いる。入室者あるいは退出者が、入退室の時に、黒板あ
るいは白板等に、白墨あるいはペンを用いて在不在を記
入したり、磁石でマークする方法。または、入室者ある
いは退室者が、入退室の時に、表裏で色違いの表示用名
札を裏返す方法。さらに、表示パネルを用いたものとし
ては、入室者あるいは退室者が、入退室の時に、表示パ
ネルのスイッチを押して在不在の表示内容を変える方
法。そして、受付への来訪者は、このような在不在の表
示を見て、在席者の確認を行なう。

【０００３】こうして在席者を確認した後、受付嬢のい
ない受付では、来訪者自らが、受付に備え付けの電話帳
を索引して、面会を希望する在席者（被訪問者）の電話
番号を選択する。そして、受付に備え付けの受話器を取
り上げ、それをダイヤルし、被訪問者を呼び出すこと
で、被訪問者と初めて連絡が可能となる。また、出社時
刻や退社時刻等の勤退管理は、従来は、在席者管理シス
テムとは別個に、タイムレコーダによる記録等を用いて
行われている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来の在席者
管理システムでは、前述のように、単に表示を行うのみ
であり、在不在の確認以外の選択，呼び出し等は、面倒
な他の手段に拠る必要がある。さらに、誤ダイヤル等に
より、被訪問者以外の者に迷惑をかけることもあり好ま
しくない。また、勤退管理が行われている場合には、出
社，退社する者が、タイムレコーダと在席者管理システ
ムとの両方に、記録のための操作を二重に行うことが必
要である。このようなことは、無駄な行為であり出退社
する社員等（在籍者）にとっても不便である。この発明
の目的は、このような従来技術の問題点を解決するため
のものであって、在不在の表示に加えて、電話番号の検
索およびダイヤリングを自動的に行う、勤退管理機能兼
備の在席者管理システムを提供するものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この目的を達成するため
のこの発明の在席者管理システムは、ＣＰＵおよびメモ
リを有するコントローラと、入力装置としてタッチパネ
ルを有するディスプレイと、電話機と、モデムと、カー
ドリーダと、外部記憶装置の例としてフロッピーディス
クドライブとを備えるものである。さらに、前記フロッ
ピーディスクドライブには、フロッピーディスク（Ｆ
Ｄ）が挿着されており、このＦＤには、前記コントロー
ラのＣＰＵがメモリにロードして実行するプログラム
と、在籍者情報ファイルとが記憶されており、他に勤退
管理情報ファイルを記録することができる。

【０００６】前記在籍者情報ファイルは、複数の在籍者
レコードから成っており、この在籍者レコードは、社員
番号、社員名、在不在判別フラグ、電話番号等の項目に
よって構成されている。前記勤退管理情報ファイルは、
複数の勤退管理レコードから成っており、この勤退管理
レコードは、日付、時刻、社員名、出退社情報等の項目
によって構成されている。

【０００７】前記ディスプレイは、前記コントローラに
接続されており、前記コントローラによって表示のため
に制御される。つまり、前記コントローラが、在籍者の
在不在（在室退室）状態を、前記ディスプレイの画面上
に表示する。さらに、前記タッチパネルを介して前記コ
ントローラへの入力もできる。前記電話機と前記モデム
は、共に前記コントローラに接続されている。そして、
前記コントローラは、前記モデムを制御して前記モデム
に接続されている電話回線に指定の電話番号をダイヤル
させる。前記カードリーダは、いうまでもなくカードリ
ーダライタをも含むものであるが、前記コントローラに
接続されており、挿着されたＩＣカードあるいは磁気カ
ード等のカード状記録媒体に記録されている情報を読み
取ることで、出退社する在籍者の情報を前記コントロー
ラへ通知する。これを受けて、前記コントローラが、対
応する在籍者の在籍者レコードおよび勤退管理レコード
を更新する。前記コントローラには、他に、プリンタが
接続されていてもよい。

【０００８】

【作用】以上のような構成のこの発明の在席者管理シス
テムにあっては、被訪問者の呼び出しを自動的に行うこ
とが可能である。先ず、予め在籍者の数だけの在籍者レ
コードの情報を在籍者情報ファイルに登録しておく。通
常の状態では、ディスプレイには、社員名と対応する在
籍者の在不在の情報が表示されている。ここで、不在の
在籍者が、自分のカード状記録媒体（ＩＣカードまたは
磁気カード）をカードリーダに挿着することで、カード
の情報を読み取らせると、この在籍者に対応するディス
プレイ上の表示が在席状態に更新され、同様に対応する
在籍者レコードの在不在判別フラグが在席状態に更新さ
れ、同時に勤退管理情報ファイルに、この時刻に出社し
たことを示す勤退管理レコードが１つ追加される。すな
わち、在不在がカードの読み取りに応じて交互に管理さ
れる。なお、在不在が逆になるような誤りが発生した場
合には、その者が、再度カードを読ませることで、訂正
すればよい。

【０００９】逆に、在室の社員が、自分のカードをカー
ドリーダに挿着することで、カードの情報を読み取らせ
ると、この在籍者に対応するディスプレイ上の表示が不
在状態に更新され、同様に対応する在籍者レコードの在
不在判別フラグが不在状態に更新され、同時に勤退管理
情報ファイルに、この時刻に退社したことを示す勤退管
理レコードが１つ追加される。なお、出社か退社かの選
択を、タッチパネルを介して行うことで、誤操作や在不
在の誤表示の発生を起きにくくすることもできる。この
ように、出退社する在籍者は、自分のカードを、カード
リーダに、一度着脱するのみで、在席管理のための入力
と勤退管理のための入力とを、容易に済ませることがで
き、無駄な行為を繰り返す必要がないので、便利であ
る。

【００１０】この発明の在席管理システムを備えている
受付を訪問した者すなわち来訪者は、ディスプレイ上に
表示されている社員名を見て、目的とする被訪問者の在
不在を確認する。被訪問者が在席している場合には、来
訪者がディスプレイ上の被訪問者の社員名の部分に触れ
ると、このことがタッチパネルを介してコントローラへ
通知される。この通知された情報から、コントローラ
は、対応する在籍者の在籍者レコードを索引し、このレ
コードから被訪問者の電話番号を得る。それから、モデ
ムを制御して、その番号の電話へダイヤルさせ、呼び出
しを行う。被訪問者が呼び出された電話に出ると、来訪
者は、受付の電話機をもって、被訪問者に連絡すること
ができる。このときのダイヤリングは機械が行うので正
確であり、誤ダイヤルにより非訪問者以外の者に迷惑を
かけるという不都合がない。このようにして、来訪者
は、タッチパネルの入力装置のときには、ディスプレイ
に触れるだけで、被訪問者に連絡することができるの
で、面倒なことをする必要がなく便利である。

【００１１】さらに、被訪問者が不在の場合には、来訪
者がディスプレイ上の被訪問者の社員名の部分に誤って
触れ、このことがタッチパネルを介してコントローラへ
通知されたときには、コントローラが、対応する在籍者
が不在である旨をディスプレイ上に表示して、訪問者の
確認を促す。なお、音声合成出力器がコントローラに接
続されていれば、音声により不在の旨を通知できるの
で、一層便利である。また、プリンタがコントローラに
接続されていれば、タッチパネルを介してコントローラ
に指示を与え、ＦＤの勤退管理情報ファイル内のデータ
を印刷することができ、便利である。

【００１２】

【実施例】以下、この発明の一実施例について、図面を
参照して説明する。図１はこの発明の在席者管理システ
ムの説明図であって、（ａ）は、装置構成、（ｂ）は、
ＦＤ内のファイル、（ｃ）は、在籍者情報ファイルと勤
退管理情報ファイル内のレコードの情報構造である。こ
の実施例の在席者管理システムは、ＣＰＵ１ａおよびメ
モリ１ｂを有するコントローラ１と、タッチパネルを有
するディスプレイ２と、電話機４と、モデム３と、ＩＣ
カードリーダ１０と、フロッピーディスクドライブとを
備えるものである。（図１（ａ）参照）

【００１３】フロッピーディスクドライブには、ＦＤ６
が装着されており、このＦＤ６には、プログラム７と、
在籍者情報ファイル８と、勤退管理情報ファイル９とが
記憶されている。（図１（ｂ）参照）在籍者情報ファイル８の在籍者レコードは、社員番号１
１、社員名１２、在不在判別フラグ１３、電話番号１４
の項目を有する。勤退管理情報ファイル９の勤退管理レ
コードは、日付１５、時刻１６、社員名１７、出退社情
報１８の項目を有する。（図１（ｃ）参照）

【００１４】装置の電源を投入すると、プログラム７が
ＦＤ６からメモリ１ｂに読み込まれる。読み込まれたプ
ログラム７が、ＣＰＵ１ａにより、実行されると、在籍
者情報ファイル８がメモリ１ｂに読み込まれる。コント
ローラ１は、この読み込まれた在籍者情報ファイル８の
情報によりディスプレイ２上に社員名１２を表示する。
プログラム７は、呼出モードと勤退管理モードとを持っ
ており、プログラム起動直後は呼出モードになっている
が、タッチパネルの特定の位置をタッチすることで、勤
退管理モードに遷移することができる。

【００１５】勤退管理モードでは、在籍者である操作者
２０は、社員番号等の社員情報が書き込まれているＩＣ
カード１９を、ＩＣカードリーダ１０に、単に着脱させ
るだけでよい。これだけで、コントローラ１が、ＩＣカ
ードリーダ１０を介して、社員情報を取得し、この情報
に基づいて、表示されている対応する社員名を反転表示
して在不在の表示を更新し、同時に、対応する在籍者レ
コードの在不在判別フラグ１３も更新する。また、この
時、日付１５，時刻１６，社員名１７，出退社情報１８
からなる勤退管理レコードが勤退管理情報ファイル９に
書込まれる。これらの処理が全て完了すると、プログラ
ム７は、呼出モードに戻る。なお、在籍者がＩＣカード
を忘れたときのために、ＩＣカードを読ませなくても、
タッチパネルを介してパスワードおよび社員番号等を入
力することで、ＩＣカードを読ませたときと同様の処理
が行われる。

【００１６】操作者２０が、最終の退室者の場合には、
タッチパネルの最終退室者用の位置をタッチし、さらに
ＩＣカード１９をＩＣカードリーダ１０に挿着する。こ
れを受けてコントローラ１が、全ての在籍者レコードの
在不在判別フラグを不在の状態に設定する。このように
することで、他の者は、ＩＣカードを読ませる必要がな
く、また、退室の記録操作を忘れた社員がいても、確実
に在籍者情報ファイルが更新される。また、このとき
に、タッチパネルからパスワードを入力することを条件
付けするとよい。このパスワードをチェックし、パスワ
ードが正しいときのみ前記の処理をすることで、誤操作
が防げるので、システムの保全性および完全性が増大す
る。この勤退管理情報ファイル９に書込まれた情報は、
勤退管理モードのときに表示されているタッチパネルの
集計キーがタッチされると、プリンタ５に出力される。

【００１７】呼出モードでは、ディスプレイ２上に表示
されている社員名にタッチすると、この在籍者が不在の
表示の場合には、メッセージをディスプレイ２の画面に
表示し、さらに音声により、選択された在籍者が不在で
あることを、来訪者である操作者２０に通知する。選択
された在籍者（被訪問者）が在室の表示の場合には、コ
ントローラ１が、在籍者情報ファイル８を検索し、被訪
問者に対応する在籍者レコードの電話番号１４の電話
へ、自動的にダイヤリングが行われて、被訪問者への呼
出が実行される。その結果、相手が電話にでたら、来訪
者は、電話機４の受話器４ａを介して、相手と会話がで
きる。会話が終了し、受話器４ａをおくと、再び、呼出
モードの状態なので、次の呼出を開始することができ
る。したがって、このような作用を有する在席者管理シ
ステムが受付に設置されているオフィスでは、来訪者
は、ディスプレイのタッチパネルに触れるだけで、被訪
問者に連絡をすることができる。

【００１８】なお、プログラム７に、このような呼出モ
ードと勤退管理モードとを設けたのは、プログラム構造
を簡易なものにするためであり、この発明にあっては、
これらのモードは本質的なものではない。モードを用い
ないで処理をするためには、例えば、プログラム構造を
イベントドリブン型にすればよい。この場合、社員は、
ＩＣカード１９をカードリーダ１０に挿着するだけでよ
く、タッチパネルを操作してモードを換える必要がない
ので極めて便利である。

【００１９】

【発明の効果】以上の説明のとおり、この発明にあって
は、在不在の表示と電話番号の自動検索，自動ダイヤリ
ング，勤退管理を１システムで処理することが可能であ
り、もって在籍者および来訪者にとって便利な在席者管
理システムが実現できるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の在席者管理システムの説明図であ
る。（ａ）は、装置構成。（ｂ）は、ＦＤ内のファイ
ル。（ｃ）は、在籍者情報ファイルと勤退管理情報ファ
イル内のレコードの情報構造である。

【符号の説明】

１コントローラ２ディスプレイ３モデム４電話機５プリンタ６フロッピーディスク７プログラム８在籍者情報ファイル９勤退管理情報ファイル１０カードリーダ１１社員番号１２社員名１３在不在判別フラグ１４電話番号１５日付１６時刻１７社員名１８出退社情報１９カード２０操作者

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コントローラと、入力装置を有し前記コン
トローラに接続されたディスプレイと、前記コントロー
ラに接続されたカードリーダと、在籍者情報ファイルを
記憶し前記コントローラに接続された外部記憶装置と、
前記コントローラに接続された電話機と、前記コントロ
ーラおよび電話回線に接続されたモデムとを備え、カード状記録媒体が前記カードリーダに挿着されると、
このカード状記録媒体に記録されている情報が前記カー
ドリーダにより読み取られて前記コントローラへ送出さ
れ、これを受けて前記コントローラが、前記ディスプレ
イ上の対応する在不在の表示を更新し、前記外部記憶装
置に、対応する勤退管理の情報を書込み、前記ディスプレイ上に表示されている在席の社員名が選
択されると、その選択情報が前記入力装置を介して前記
コントローラへ入力され、前記コントローラが、前記在
籍者情報ファイルを索引して対応する電話番号を求め、
前記モデムを制御して前記電話回線に対して前記電話番
号をダイヤルさせ、前記電話機からの呼出を自動的に行
うことを特徴とする在席者管理システム。
【請求項２】入力装置はディスプレイに装着されたタッ
チパネルであることを特徴とする請求項１記載の在席者
管理システム。