JP7243362B2

JP7243362B2 - 情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラム

Info

Publication number: JP7243362B2
Application number: JP2019057418A
Authority: JP
Inventors: 智行清水
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2019-03-25
Filing date: 2019-03-25
Publication date: 2023-03-22
Anticipated expiration: 2039-03-25
Also published as: US10997182B2; JP2020160627A; US20200311089A1

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、業務に必要な文書ファイルを検索する際に、文書名やキーワードを知らなくても、当該業務に必要な文書ファイルを容易に探し出すことが可能な文書ファイル検索システムが提案されている。詳細には、作業についての作業フローを蓄積した作業フローデータベースに閲覧要求する作業内容閲覧手段と、作業フローに関連する文書ファイルを蓄積している文書ファイルデータベースに対して検索要求する文書検索手段とを備えた文書ファイル検索システムが提案されている。

特許文献２には、複数の業務プロセスによって手順化された業務に対して、検索キーワードを設定し、該検索キーワードに関連した文書データを抽出して表示する検索システムが提案されている。詳細には、各業務プロセスに関連してキーワードを設定する手段と、業務プロセスに関連して検索キーワードを指定する手段と、検索キーワードが指定された業務プロセスとは異なる業務プロセスに設定されたキーワードに関連度合いを示す重み付けをして重み付きキーワードとする手段と、を備え、検索キーワードと重み付きキーワードに基づいて業務における関連した文書データを抽出することが提案されている。

特開２００７－１８３８１９号公報特開２００９－２５１７０７号公報

業務プロセスまたは業務プロセスに含まれる各工程などの業務に関連するキーワードを利用者が個々に事前に設定することなく、入力された文字に対する業務に関連するキーワードをサジェスト用情報として提示することが可能な情報処理装置、情報処理システム、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

請求項１に記載の情報処理装置は、入力中の文字、及び利用者情報を取得する取得部と、業務毎に予め登録された文書情報から作成または更新されたサジェスト用情報の中から、前記取得部によって取得された前記文字を含むキーワードを検索し、前記利用者情報に予め関連付けされた業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報を優先して提示する提示部と、を含む。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記提示部は、前記サジェスト用情報として提示したキーワードを含む文書情報が属する業務を更に提示する。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は請求項２に記載の発明において、前記提示部は、未完の業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報を優先して提示する。

請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の発明において、前記提示部は、前記未完の業務のうち業務の進捗が悪い業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報ほど優先して提示する。

請求項５に記載の発明は、請求項１～４の何れか１項に記載の発明において、前記サジェスト用情報に含まれるキーワードの選定範囲を受け付ける受付部を更に含む。

請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の発明において、前記受付部は、前記キーワードによって検索する前記文書情報の検索範囲を更に受け付ける。

請求項７に記載の情報処理システムは、請求項１～６の何れか１項に記載の情報処理装置と、文書情報を検索する場合に、前記取得部の取得対象となる文字を入力する入力部と、前記提示部によって提示された前記サジェスト用情報を表示する表示部と、を備えた情報処理端末と、を含む。

請求項８に記載の情報処理プログラムは、コンピュータを、請求項１～６の何れか１項に記載の情報処理装置の各部として機能させる。

請求項１に記載の情報処理装置によれば、業務プロセスまたは業務プロセスに含まれる各工程などの業務に関連するキーワードを利用者が個々に事前に設定することなく、入力された文字に対する業務に関連するキーワードをサジェスト用情報として提示することが可能な情報処理置を提供できる。

請求項２に記載の発明によれば、サジェスト用情報として提示されたキーワードが何れの業務に属するものであるかを報知できる。

請求項３に記載の発明によれば、未完の業務に関する文書情報の検索効率を向上できる。

請求項４に記載の発明によれば、未完の業務のうち緊急性が高い業務に関する文書情報の検索効率を向上できる。

請求項５に記載の発明によれば、利用者が指定した業務に絞ったキーワードをサジェスト用情報として提示することが可能となる。

請求項６に記載の発明によれば、文書情報としては検索及び閲覧が可能であるが、関連する業務にアクセス不可能な場合であっても、文書情報の検索が可能となる。

請求項７に記載の情報処理システムによれば、業務プロセスまたは業務プロセスに含まれる各工程などの業務に関連するキーワードを利用者が個々に事前に設定することなく、入力された文字に対する業務に関連するキーワードをサジェスト用情報として提示することが可能な情報処システムを提供できる。

請求項８に記載の情報処理プログラムによれば、業務プロセスまたは業務プロセスに含まれる各工程などの業務に関連するキーワードを利用者が個々に事前に設定することなく、入力された文字に対する業務に関連するキーワードをサジェスト用情報として提示することが可能な情報処プログラムを提供できる。

本実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す図である。本実施形態に係る情報処理システムにおける情報処理端末及びクラウドサーバの電気系の要部構成を示すブロック図である。本実施形態に係る情報処理システムにおける情報処理端末及びクラウドサーバの機能ブロック図である。作成情報ＤＢに格納する情報を説明するための図である。キーワード選定部によるサジェスト用情報としてのキーワードの選定方法を説明するための図である。文字を入力した利用者が、「商談Ａ」の業務プロセスに関与している営業担当者である場合のサジェスト用情報の提示例を示す図である。文字を入力した利用者が、「ＸＸ開発」の業務プロセスに関与している開発担当者である場合のサジェスト用情報の提示例を示す図である。業務プロセスの進捗に応じたキーワードサジェストの方法を説明するための図である。進捗率に応じたキーワードを選定してサジェストする例を説明するための図である。業務プロセスに別の業務プロセスが合流した場合の例を説明するための図である。業務プロセスが同じ「業務テンプレート」を用いて生成された業務プロセスの場合に、サジェストするキーワードを、それら業務プロセスの同工程に関連するものから選定する例を説明するための図である。キーワードのサジェストと共に、当該キーワードを含む業務プロセスを表示した例を示す図である。検索の意図とは関係ない業務プロセスがある場合に、サジェストワードの選定範囲から当該業務プロセスを除外する例を説明するための図である。サジェストワードの選定範囲を、業務プロセスの各工程にまで絞り込めるようにした例を説明するための図である。「サジェストワードの選定範囲」とは別に、フォルダなどの単位で「検索範囲」を指定可能とする例を説明するための図である。本実施形態に係る情報処理システムのクラウドサーバが業務に関連するサジェスト候補を抽出してサジェスト用情報として提示する場合の処理の流れの一例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して本実施形態の一例を詳細に説明する。本実施形態では、複数の情報処理装置、及びサーバが各種ネットワーク等の通信回線を介して各々接続された情報処理システムを一例として説明する。図１は、本実施形態に係る情報処理システム１０の概略構成を示す図である。

本実施形態に係る情報処理システム１０は、図１に示すように、複数の情報処理端末１４ａ、１４ｂ、・・・と、情報処理装置としてのクラウドサーバ１６とを備えている。なお、情報処理端末１４ａ、１４ｂ・・・を区別して説明する必要がない場合は、符号末尾のアルファベットを省略して記載することがある。また、本実施形態では、複数の情報処理端末１４ａ、１４ｂ、・・・を備える例を説明するが、情報処理端末１４は１つでもよい。

各情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６は、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）、インターネット、イントラネット等の通信回線１２を介して各々接続されている。そして、情報処理端末１４及びクラウドサーバの各々は、通信回線１２を介して各種データの送受信を相互に行うことが可能とされている。

本実施形態に係る情報処理システム１０は、クラウドサーバ１６が、クラウドサービスとして文書を管理する文書管理サービスを提供する。文書管理サービスは、例えば、情報処理端末１４からクラウドサーバ１６にアクセスすることにより、クラウドサーバ１６に情報としての各種文書を格納したり、クラウドサーバ１６に格納された管理対象の文書の閲覧等が可能とされている。

続いて、本実施形態に係る情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６の電気系の要部構成について説明する。図２は、本実施形態に係る情報処理システム１０における情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６の電気系の要部構成を示すブロック図である。なお、情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６は基本的には一般的なコンピュータの構成とされているので、情報処理端末１４を代表して説明する。

本実施の形態に係る情報処理端末１４は、図２に示すように、ＣＰＵ１４Ａ、ＲＯＭ１４Ｂ、ＲＡＭ１４Ｃ、ＨＤＤ１４Ｄ、キーボード１４Ｅ、ディスプレイ１４Ｆ、及び通信回線ＩＦ（インタフェース）部１４Ｇを備えている。ＣＰＵ１４Ａは、情報処理端末１４の全体の動作を司る。ＲＯＭ１４Ｂは、各種制御プログラムや各種パラメータ等が予め記憶される。ＲＡＭ１４Ｃは、ＣＰＵ１４Ａによる各種プログラムの実行時のワークエリア等として用いられる。ＨＤＤ１４Ｄは、各種のデータやアプリケーション・プログラム等が記憶される。キーボード１４Ｅは各種の情報を入力するために用いられる。ディスプレイ１４Ｆは、各種の情報を表示するために用いられる。通信回線ＩＦ部１４Ｇは、通信回線１２に接続され、当該通信回線１２に接続された他の装置と各種データの送受信を行う。以上の情報処理端末１４の各部はシステムバス１４Ｈにより電気的に相互に接続されている。なお、本実施の形態に係る情報処理端末１４では、ＨＤＤ１４Ｄを記憶部として適用しているが、これに限らず、フラッシュメモリ等の他の不揮発性の記憶部を適用してもよい。

以上の構成により、本実施の形態に係る情報処理端末１４は、ＣＰＵ１４Ａにより、ＲＯＭ１４Ｂ、ＲＡＭ１４Ｃ、及びＨＤＤ１４Ｄに対するアクセス、キーボード１４Ｅを介した各種データの取得、ディスプレイ１４Ｆに対する各種情報の表示を各々実行する。また、情報処理端末１４は、ＣＰＵ１４Ａにより、通信回線ＩＦ部１４Ｇを介した通信データの送受信の制御を実行する。

このように構成された本実施形態に係る情報処理システム１０では、上述したように、クラウドサーバ１６が、クラウドサービスとして文書を管理する文書管理サービスを提供する。例えば、情報処理端末１４に格納された情報を管理対象の文書としてクラウドサーバ１６に移行することで、クラウドサーバ１６によって文書の管理が行われる。

続いて、上述のように構成された本実施形態に係る情報処理システム１０における情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６の各々の機能的構成について説明する。図３は、本実施形態に係る情報処理システム１０における情報処理端末１４及びクラウドサーバ１６の機能ブロック図である。

本実施形態では、情報処理端末１４から文書管理サービスに格納された文書情報を検索する際に、文字を入力すると、クラウドサーバ１６が入力中の文字または文字列に対応するサジェスト用情報を情報処理端末１４に提示して検索を支援する機能を備えている。

情報処理端末１４は、入力部１８及び表示部２０の機能を主に備えており、入力部１８は、キーボード等による文字や文字列の入力を行い、表示部２０は、各種情報のディスプレイ１４Ｆへの表示を行う。

クラウドサーバ１６は、取得部、受付部、及び提示部としてのキーワード選定部２２、文書リポジトリ２８、検索及びサジェスト用情報作成部３０、並びに、作成情報ＤＢ（データベース）３２の機能を備えている。

文書リポジトリ２８には、情報処理端末１４等によって作成または送信された文書管理サービスの管理対象となる文書情報が格納されている。また、本実施形態では、業務プロセスまたは業務プロセスに含まれる各工程などの業務毎に対応させて文書情報が文書リポジトリ２８に格納されている。

検索及びサジェスト用情報作成部３０は、文書リポジトリ２８に文書情報が格納された場合に当該文書情報を検索するための検索用情報を文書情報から作成する。或いは、文書情報が変更された場合に変更された文書情報から検索用情報を変更する。また、検索用情報が作成または変更された場合に、検索用情報からサジェスト用情報を作成する。サジェスト用情報は、検索用情報の作成または変更と同時に作成または変更する。ここで、同時とは、検索用情報が記憶領域に格納されるタイミングで、サジェスト用情報も記憶領域に格納されることを意味する。但し、サジェスト用情報の記録に多少のタイムラグ（例えば、数秒から数分程度）があってもよい。タイムラグは、文字列を入力する際に文字を入力するまでが境界となる。

検索及びサジェスト用情報作成部３０は、例えば、検索用情報を形態素解析することにより、名詞を抽出してサジェストキーワードとしてサジェスト用情報を作成または変更する。なお、検索及びサジェスト用情報作成部３０は、例えば、テキストなどの文書情報が格納された場合に、文書情報が表す文書の内容から最初の文書コンテンツ等を抽出し、抽出の文書コンテンツから名詞を抽出してサジェストキーワードを作成または変更してもよい。

また、検索及びサジェスト用情報作成部３０は、図４に示すように、抽出したサジェストキーワードに対応して、業務プロセスにおける出現工程、出現文書、キーワード出現頻度等をテーブルとして作成情報ＤＢ３２に格納する。

作成情報ＤＢ３２には、検索及びサジェスト用情報作成部３０によって作成された、検索用情報及びサジェスト用情報が格納されると共に、サジェストキーワードに対応する上述のテーブルが格納される。

また、キーワード選定部２２は、情報処理端末１４の入力部１８によって文字や文字列の入力が行われると、入力された文字または文字列を取得する。また、キーワード選定部２２は、情報処理端末１４を操作する利用者を識別する利用者情報を取得する。そして、取得した文字または文字列に対応するサジェスト用情報を作成情報ＤＢ３２に格納されたサジェスト用情報からサジェスト候補として抽出する。例えば、図５に示すように、キーワード選定部２２は、検索フィールド４０に入力された文字列と前方一致するキーワードを抽出してもよい。図５の例では、「Ｘ」に前方一致するキーワードとして「ＸＸソフトウェア」、「Ｘ○工業」、及び「Ｘ株式会社」をサジェスト用情報として表示した例を示す。或いは、図５に示すように、検索フィールド４０に入力された文字列の共起キーワードを抽出してもよい。図５の例では、「メール」の共起キーワードとして、「メール転送」、「メールスプーリング」、及び「メールサーバ」をサジェスト用情報として表示した例を示す。

また、キーワード選定部２２は、サジェスト用情報としてサジェスト候補を抽出する際には、本実施形態では、利用者情報を用いて利用者の関与がある業務を特定し、特定した業務に関連するサジェストキーワードを抽出する。そして、抽出したサジェストキーワードをサジェスト用情報として情報処理端末１４に送信する。これにより、情報処理端末１４では、表示部２０によってサジェスト用情報がディスプレイ１４Ｆに表示される。例えば、文字を入力した利用者が、「商談Ａ」の業務プロセスに関与している営業担当者である場合は、図６に示すように、「商談Ａ」に関連するキーワードを優先して抽出してサジェストする。文字を入力した利用者が、「ＸＸ開発」の業務プロセスに関与している開発担当者である場合は、図７に示すように、「ＸＸ開発」に関連するキーワードを優先して抽出してサジェストする。これにより、自分が関与する業務に関連するキーワードがサジェストされるので、目的の文書情報の検索効率が向上する。また、新任の人が業務プロセスの関与者に設定された場合には、当該業務に関連する深い知識がなくてもサジェストされたキーワードから検索のヒントが得られる。

なお、本実施形態において、キーワードのサジェストとは、検索条件に利用するキーワードを提案、すなわち、サジェストすることを意味する。また、検索結果として得たい文書情報を効率的に絞り込むための検索条件を提示する。これにより、現在入力中の文字列を補完するための文字列や、現在入力中の単語と関係が深い単語を提示して、入力時間の短縮や、検索条件に対する新しいヒントを与えることが期待される。

続いて、キーワード選定部２２によるサジェスト用情報としてのキーワードの選定の具体例について説明する。図８は、業務プロセスの進捗に応じたキーワードサジェストの方法を説明するための図である。

図８の例では、「ＸＸソフトウェア開発」の業務プロセスの一例を示す。当該業務プロセスは、「要求分析」、「仕様検討」、「設計」、「実装」、「テスト」の各工程を有する。

ここで、業務プロセスの現在の工程が「要求分析」の場合、キーワード選定部２２は、「要求分析」業務に関連するキーワードを優先して選定してサジェストする。図８の例では、検索フィールド４０に「メール」を入力したところで、「要求分析」業務に関連するキーワードとして、「メール通知上限緩和」、「メール通知アドレス帳」、「メール編集」がサジェストされた例を示す。膨大な要求の中から、「メール」に関する要求が記載されている資料を効率的に検索するためのキーワードがサジェストされる。

業務プロセスの現在の工程が「設計」に移行した場合には、キーワード選定部２２は、「設計」業務に関するキーワードを優先して選定してサジェストする。図８の例では、検索フィールド４０に「メール」を入力したところで、「設計」業務に関連するキーワードとして、「メールサーバスケールアウト」、「メール転送速度」、「メールスプーリング」がサジェストされた例を示す。なお、過去の資料（別の業務プロセスの文書情報）も検索してもよい。

次に、キーワード選定部２２が、進捗や進捗率に応じたキーワードを選定してサジェストする具体例について説明する。図９は、進捗率に応じたキーワードを選定してサジェストする例を説明するための図である。

キーワード選定部２２は、進捗状況として進捗率が低く、緊急性が高い業務プロセスに関連するキーワードを優先して選定してサジェストする。例えば、図９に示すように、検索フィールド４０に「商談」と入力した場合、進捗を考慮しない場合には、「商談成功率」、「商談時のルール」、「商談一覧」が選定されてサジェストされる。一方、進捗を考慮した場合には、緊急性が高い「商談Ｂ」に関連するキーワードが優先して選定されてサジェストされる。図９の例では、「商談Ｂ」、「商談Ｂ訪問」、「商談Ｂ見積」が選定されてサジェストされた例を示す。これにより、「商談Ｂ」に関連する各種資料の検索効率が向上する。

次に、業務プロセスに別の業務プロセスが合流した場合について説明する。図１０は、業務プロセスに別の業務プロセスが合流した場合の例を説明するための図である。

図１０に示すように、業務プロセスに別に業務プロセスが合流した場合、合流してきた業務プロセスに深く関与していなかった、或いは、関与者として設定されていなかったとしても、その業務に関連するキーワードが抽出されてサジェストされる。

これまで、自分が関与していなかった業務でも、業務が合流すれば、サジェストされたキーワードから気づきや、検索のヒントが得られる。

なお、業務プロセスが同じ「業務テンプレート」を用いて生成された業務プロセスの場合、つまり構造的に類似している業務プロセスが複数ある場合は、サジェストするキーワードを、それら業務プロセスの同工程に関連するものから選定してもよい。類似の業務プロセスの同じような工程の文書の中には、参考情報が多い。そこで、図１１に示すように、同工程に関連する工程を含めてキーワードを選定することにより、文書の検索効率が向上する。例えば、過去の「設計」に関する文書を参考にしたい場合等に適用する。

ところで、キーワードをサジェストする場合には、図１２に示すように、当該キーワードを含む業務プロセスも同時に提示してもよい。図１２は、キーワードのサジェストと共に、当該キーワードを含む業務プロセスを表示した例を示す。図１２の例では、検索フィールド４０に「ＸＸソフトウェア」と入力した場合に、「ＸＸソフトウェア設計」、「ＸＸソフトウェア仕様書」、「ＸＸソフトウェア売り上げ」がサジェストされた例を示す。また、「ＸＸソフトウェア設計」及び「ＸＸソフトウェア仕様書」のそれぞれの業務プロセスとして「ＸＸソフトウェア開発」が表示され、「ＸＸソフトウェア売り上げ」の業務プロセスとして「次期商品設計」が表示された例を示す。

また、検索の意図とは関係ない業務プロセスがある場合には、サジェストワードの選定範囲から当該業務プロセスを除外可能としてもよい。また、利用者が明示的に、サジェストワードの選定範囲となる業務プロセスを指定可能としてもよい。例えば、現在、次期商品計画の業務をしているため、開発業務に関するキーワード（例えば、「設計」や「テスト」などのキーワード等）で検索したくない場合などでは、サジェストワードの選定範囲から「ＸＸソフトウェア開発」を除外にする。例えば、図１３に示す「ＸＸソフトウェア開発」の「除外」を選択する操作を行うことにより、キーワードの選定範囲から除外可能にする。なお、キーワードの選定範囲は検索条件のヒントとなるキーワードを得るための業務プロセスを指定するものであって、文書情報の検索範囲ではない。サジェストワードの選定範囲と検索範囲が異なることによって、サジェストされたキーワードを使用して、別の過去の業務プロセスや文書リポジトリ２８全体などから現在の業務で参考となる文書情報の検索が可能となる。

また、サジェストワードの選定範囲を、業務プロセスの各工程にまで絞り込めるようにしてもよい。例えば、図１４に示すように、サジェストワードの選定範囲とは別に、検索範囲を指定可能とし、特定のフォルダ以下、或いは特定の業務プロセスを指定可能としてもよい。具体的には、「ＸＸソフトウェア開発」の業務で、メール送信機能の設計に悩んでいるとする。検索条件のヒントを「ＸＸソフトウェア開発」から取得し、その検索条件で、過去に開発されたソフトウェアから参考情報を得たい場合は、図１４に示すように、サジェストキーワードの選定範囲を「ＸＸソフトウェア開発」の「設計」工程とし、検索範囲を「ソフトウェア開発フォルダ」の「ＡＡソフトウェア開発」の業務プロセスを指定して絞り込んで検索を行うことで、良い結果が期待される。

また、自分が関与していない業務プロセス群の情報を、現業務の参考資料として検索対象に含めたい場合、自分が関与していない業務プロセス群は不可視なため、明示的にキーワードの選定範囲として指定できないことが考えられる。そこで、文書リポジトリ２８上の文書情報としては検索及び閲覧が可能であるが、関連する業務プロセス群はアクセス不可能なことがあるため、「サジェストワードの選定範囲」とは別に、フォルダなどの単位で「検索範囲」を指定可能としてもよい。例えば、図１５に示すように、サジェストキーワードの選定範囲を「ＸＸソフトウェア開発」の「設計」工程とし、検索範囲を「ソフトウェア開発フォルダ」として検索を行う。

続いて、上述のように構成された本実施形態に係る情報処理システム１０のクラウドサーバ１６によってサジェスト候補を生成してサジェスト用情報として提示する際に行われる処理について説明する。図１６は、本実施形態に係る情報処理システム１０のクラウドサーバ１６が業務に関連するサジェスト候補を抽出してサジェスト用情報として提示する場合の処理の流れの一例を示すフローチャートである。なお、図１６の処理は、例えば、情報処理端末１４が操作されて検索フィールド４０に文字が入力された場合に開始する。

ステップ１００では、キーワード選定部２２が、検索フィールド４０に入力中の文字を含む文字列、及び入力者の情報を情報処理端末１４の入力部１８から取得してステップ１０２へ移行する。すなわち、サジェスト候補を検索するための文字列と、入力者の利用者識別情報やグループ情報等の利用者情報を取得する。なお、検索を実行する利用者が、図１３～１５のように、サジェストワードの選定範囲及び文書検索範囲の少なくとも一方の範囲を指定した場合には、ステップ１００において指定された範囲を更に受け付けて指定された範囲に従って以下の処理を実行してもよい。この場合、ステップ１００が受付部に対応する。

ステップ１０２では、キーワード選定部２２が、検索実行利用者の関与がある業務プロセスを取得してステップ１０４へ移行する。例えば、入力者情報と、入力者情報に対応する利用者の関与がある業務プロセスを予め作成情報ＤＢ３２等に記憶しておくことにより、利用者情報から、関与がある業務プロセスを取得する。

ステップ１０４では、キーワード選定部２２が、検索実行利用者の関与がある業務プロセスから入力された文字列と前方一致または共起するキーワードを抽出してステップ１０６へ移行する。

ステップ１０６では、キーワード選定部２２が、全工程が完了していない業務プロセスがあるか否かを判定する。該判定が否定された場合にはステップ１１０へ移行し、肯定された場合にはステップ１０８へ移行する。

ステップ１０８では、キーワード選定部２２が、全行程が完了していない業務プロセス中で最も進捗が悪い業務プロセスの未完の工程に関するキーワードをサジェストキーワードの上位に設定してステップ１１０へ移行する。

ステップ１１０では、キーワード選定部２２が、サジェストキーワードをサジェスト用情報として情報処理端末１４に送信して一連の処理を終了する。これにより、情報処理端末１４の表示部２０が、サジェスト用情報を受信して、サジェストキーワードをディスプレイ１４Ｆに表示する。すなわち、自分が関与する業務に関連するキーワードがディスプレイ１４Ｆに表示されるので、目的の文書情報の検索効率が向上する。

なお、上記の実施形態では、情報処理端末１４から文書リポジトリ２８に格納された文書を検索する場合を一例として説明したが、これに限るものではない。例えば、画像形成装置等から文書管理サービスに格納された文書を検索する形態としてもよい。また、文書情報以外の画像情報等を検索する場合に適用してもよい。

また、上記の実施形態では、単一のクラウドサーバ１６で行う処理として説明したが、これに限るものではない。例えば、文書リポジトリ２８を管理するサーバ、作成情報ＤＢ３２を管理するサーバ、並びに、検索及びサジェスト用情報作成部３０の機能を提供するサーバ等のように、複数のサーバに各機能を分担する形態としてもよい。

また、上記の実施形態に係るクラウドサーバ１６で行われる処理は、ソフトウェアで行われる処理としてもよいし、ハードウェアで行われる処理としてもよいし、双方を組み合わせた処理としてもよい。また、クラウドサーバ１６の各部で行われる処理は、プログラムとして記憶媒体に記憶して流通させるようにしてもよい。

また、本発明は、上記に限定されるものでなく、上記以外にも、その主旨を逸脱しない範囲内において種々変形して実施可能であることは勿論である。

１０情報処理装置
１４情報処理端末
１６クラウドサーバ
１８入力部
２０表示部
２２キーワード選定部
２８文書リポジトリ
３０検索及びサジェスト用情報作成部
３２作成情報ＤＢ
４０検索フィールド

Claims

入力中の文字、及び利用者情報を取得する取得部と、
業務毎に予め登録された文書情報から作成または更新されたサジェスト用情報の中から、前記取得部によって取得された前記文字を含むキーワードを検索し、前記利用者情報に予め関連付けされた業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報を優先して提示する提示部と、
を含む情報処理装置。
前記提示部は、前記サジェスト用情報として提示したキーワードを含む文書情報が属する業務を更に提示する請求項１に記載の情報処理装置。
前記提示部は、未完の業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報を優先して提示する請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
前記提示部は、前記未完の業務のうち業務の進捗が悪い業務に関連するキーワードを含む前記サジェスト用情報ほど優先して提示する請求項３に記載の情報処理装置。
前記サジェスト用情報に含まれるキーワードの選定範囲を受け付ける受付部を更に含む請求項１～４の何れか１項に記載の情報処理装置。
前記受付部は、前記キーワードによって検索する前記文書情報の検索範囲を更に受け付ける請求項５に記載の情報処理装置。
請求項１～６の何れか１項に記載の情報処理装置と、
文書情報を検索する場合に、前記取得部の取得対象となる文字を入力する入力部と、前記提示部によって提示された前記サジェスト用情報を表示する表示部と、を備えた情報処理端末と、
を含む情報処理システム。
コンピュータを、請求項１～６の何れか１項に記載の情報処理装置の各部として機能させるための情報処理プログラム。