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JP2865573B2 - ワークフロー管理システム - Google Patents

ワークフロー管理システム

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JP2865573B2
JP2865573B2 JP22625794A JP22625794A JP2865573B2 JP 2865573 B2 JP2865573 B2 JP 2865573B2 JP 22625794 A JP22625794 A JP 22625794A JP 22625794 A JP22625794 A JP 22625794A JP 2865573 B2 JP2865573 B2 JP 2865573B2
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Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、ワークフロー管理シス
テムに係わり、特に複数の発送元から発送された電子化
書類を所定のルートに従って回覧するようなワークフロ
ーを制御するワークフロー管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】日経コンピュータ１９９４年５月２日Ｎ
ｏ．３３６号のＰ．５７〜Ｐ．６７にグループが共同で
行う作業を支援するワークフローシステムが記載されて
いる。また特許公開平４−７７０３０号公報の「電子メ
ール回覧方法及び電子メール回覧システム」が知られて
いる。これらのワークフローシステムでは、電子化書類
の発生源が１箇所に限られており、単一の書類があらか
じめ定められた経路で回覧するよう制御される。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】従来のワークフローシ
ステムでは、電子化書類の発生源が１箇所に限られてお
り、単一の書類があらかじめ定められた経路で回覧され
る。しかしこのような方式では一つの業務についてのワ
ークフローの中に電子化書類の発生源が複数あり、かつ
その電子化書類を一つにまとめて回覧したり、まとめた
回覧物を再度別々の処理担当箇所に振り分けたりする複
雑な業務に適用する事が難しかった。例えば保険査定業
務のように保険申込者による申込書と医師による保険申
込者の診断書、あるいは取扱い担当者による調査書など
複数の書類発生源からの文書を一つの回覧物にまとめ、
さらに保険金額によって査定担当者を変更し、査定が承
認された場合と承認されなかった場合の処置の方法が異
なるような複雑な業務の場合である。
【０００４】従来のワークフローシステムをこのような
業務に適用し難くいのは次のような機能が欠けていたか
らである。
【０００５】（１）書類の発生源すなわち発送元を複数
箇所定義する機能 （２）複数の発送元から投入された電子化書類を一つの
回覧物にまとめる機能 （３）一つの回覧物を複数の回覧物に分割する機能 （４）回覧物に付加した属性によって回覧物を複数の回
覧先の１つに分岐して回覧する機能 （５）回覧物を複数の回覧先に同報的に回覧し、かつ同
報した回覧物を回収する機能 （６）時間条件によって回覧物を回覧するタイミングを
制御する機能 （７）時間条件・状態条件によって回覧先を変更する機
能 本発明は、ワークフローシステムに上記の制御機能を付
加し、複雑なワークフローをもつ業務にも対応できるワ
ークフロー管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】１つの業務を遂行するた
めに電子化書類を複数の利用者間に回覧するようにした
電子化書類の一連の流れをワークフローと呼び、このよ
うなワークフローに基づいて電子化書類の投入から処理
終了までを１つの作業単位として扱うときこれをトラン
ザクションと呼ぶ。本発明は、ワークフローをあらかじ
め定義し記憶しておき、このワークフロー定義を参照し
ながら電子化書類を回覧元から回覧先へ順次回覧するよ
う制御するワークフロー管理技術を基本とし、特に複数
の回覧物を効率よく回覧するよう制御するワークフロー
管理システムを特徴とする。これを実現するために、本
発明では各々の電子化書類に対応して回覧物管理テーブ
ルを設け、送信要求を示す制御データと回覧物管理テー
ブルとの間及び回覧トレーに置かれた制御データと回覧
管理テーブルとの間をリンク情報によってリンクさせ、
回覧先が順次変更になってもリンク情報の変更だけで回
覧を制御するようにした。
【０００７】
【作用】本発明によれば、送信要求キュー及び回覧トレ
ーに置かれた制御データと回覧物管理テーブルとの間の
関連ポインタをオブジェクト間リンク機能で表現するこ
とによって、更新する必要のあるデータだけを検索し更
新することができ、高速な回覧制御を実行できる。特に
複数の発送元から発送された回覧物を一つの回覧先に集
約して回覧する場合に、各々の電子化書類対応の回覧物
管理テーブルにリンクする別の管理テーブルを設けるこ
とにより、回覧物の待合せを効率よく行うことができ
る。
【０００８】
【実施例】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて説
明する。
【０００９】図１は、ワークフロー管理システムのシス
テム構成例を示すものである。システムは、複数の回覧
物送受信装置１０１、一つの回覧物制御装置１０２、一
つ以上の回覧先定義装置１０３及びこれらを相互に接続
するＬＡＮ、公衆網等のネットワーク２０１から構成さ
れる。回覧物送受信装置１０１は、回覧物を投入し、送
信し、受信し、参照し、更新する機能を持ち、ワークフ
ローに参加しているユーザによって使用される。回覧先
定義装置１０３は、回覧先の定義と回覧制御を含むワー
クフロー定義を格納し、このワークフロー定義を回覧物
制御装置１０２へ送付する。ワークフローの定義はユー
ザによって行われ、回覧先定義装置１０３に格納され
る。回覧物制御装置１０２は、回覧先定義装置１０３で
定義された回覧先定義に従い、回覧物を実際に回覧する
機能を持つ。回覧物制御装置１０２には、データベース
１０４及びデータベース１１２が接続される。データベ
ース１０４はオブジェクト指向に基づいて回覧制御デー
タを格納し、データベース１１２は回覧物の実体を格納
する。
【００１０】図２は、ワークフロー定義データの例を示
すものである。ワークフロー定義データは、図２に示す
ように、回覧先と回覧の方法を定義するデータである。
図で丸印３０１は回覧物送受信部を表し、四角印３０４
は回覧制御データ及び矢印３０３は回覧先を示してい
る。回覧物は「投入」の丸印３０１から投入される。丸
印３０１と四角印３０４を総称してノードと呼び、区別
が必要なときはそれぞれ処理ノード、制御ノードと呼
ぶ。図２のワークフロー定義データに基づく回覧先の投
入から終了処理までの作業の動的な流れがトランザクシ
ョンである。
【００１１】図３は、ワークフロー管理システムの内部
の構成を示すものである。以下図３に基づいてシステム
の基本動作について説明する。
【００１２】（１）回覧先定義装置１０３は、格納され
ている回覧定義データ１０５を回覧物制御装置１０２内
のデータベース１０４に格納する。
【００１３】（２）回覧物送受信装置１０１内の回覧物
送信部１１４から回覧物が回覧物制御装置１０２へ投入
されると、回覧物制御装置１０２は回覧物の実体１１３
をデータベース１１２に登録するとともにこの回覧物に
対して回覧物管理テーブル１０９をデータベース１０４
内に作成する。このとき一つの回覧物管理テーブル１０
９に複数の回覧物の実体１１３をリンクする事によって
複数の電子化文書を一つの回覧物として扱うことができ
る。さらに回覧物送受信装置１０１は、データベース１
０４内に設定してある送信要求キュー１０６に送信要求
を示すデータを追加する。送信要求を示すデータには回
覧物管理テーブル１０９へのリンク情報をもたせ、どの
回覧物管理テーブルに関する回覧物を送信するのかがわ
かるようになっている。回覧物管理テーブル１０９に
は、回覧物の実体１１３を指すリンク情報、どのノード
から投入されたかを示す情報及びトランザクション識別
用のキー情報が設定されている。投入されたノードは回
覧定義データ１０５から得ることができる。
【００１４】（３）回覧物制御装置１０２では、一定時
間間隔で送信要求キュー１０６を検索し、送信要求デー
タが送信要求キュー内に登録されているかどうかをチェ
ックする。登録されている場合、送信要求キュー１０６
から送信要求データを取り出し、これに伴ってリンク付
けされた回覧物管理テーブル１０９を検索する。次に該
当する回覧物管理テーブル１０９内のノードの情報と回
覧定義データ１０５とを突き合わせ、次の回覧先のノー
ドを決定する。回覧先のノードが次の回覧物送受信装置
１０１を示す処理ノードの場合には、回覧物送受信装置
１０１ごとに設けた回覧物トレー１１１に当該回覧物管
理テーブル１０９をポイントするデータを追加する。こ
れによって、回覧物が次の回覧先に送付されることにな
る。この後、回覧物管理テーブル１０９内のノードの情
報を回覧元ノードから回覧先ノードに更新し、送信要求
キュー１０６から当該送信要求データを削除することで
回覧制御を終了する。回覧物制御装置１０２は、送信要
求キュー１０６内の次の送信要求データの処理を行う。
送信要求キュー１０６に送信要求データがなくなると時
間待ちを行い、回覧物送受信装置１０１からの送信要求
を待つ。
【００１５】（４）回覧物送受信装置１０１を操作する
ユーザからの要求で、回覧物送受信装置１０１内の回覧
物受信部１１５は当該回覧物送受信装置１０１の回覧物
トレー１１１を検索する。トレー内にデータがあれば、
ユーザに回覧物が到着していることになる。回覧物受信
部１１５は、トレー内のデータから回覧物管理テーブル
１０９を検索し、さらにデータベース１１２から回覧物
を取り出す。取りだした回覧物に対してユーザが回覧物
を参照し、更新する。
【００１６】（５）ユーザが回覧物を取り出す操作を終
了し、別の回覧物送受信装置１０１へ回覧物を送信する
際には次の様に処理する。まずデータベース１１２上の
該当する回覧物の実体１１３を更新し、ユーザの操作結
果をデータベース１１２に反映する。さらに回覧物送受
信装置１０１は、回覧物トレー１１１から当該回覧物の
データを消去し、送信要求キュー１０６に送信要求を示
すデータを追加する。
【００１７】（６）上記（３）で示したように、回覧物
制御装置１０２は常に送信要求キュー１０６を監視して
おり、上記（３）、（４）及び（５）の操作が繰り返さ
れ、回覧物が回覧されていく。
【００１８】次に複数の入口から投入された回覧物が１
つのトランザクションの下に管理されながら回覧される
場合のワークフロー管理システムの動作を図４に示す例
に基づいて説明する。図４は複数の入口から回覧物が投
入された場合の処理の手順を示す。回覧物が一つのトラ
ンザクションに属していることを示すため、回覧物送受
信装置１０１は回覧物管理テーブル１０９作成時にトラ
ンザクション識別用のキー情報（ユーザキーと呼ぶ）を
設定する。図４では、回覧物５０６と回覧物５０８にユ
ーザキー＝ｔａｎａｋａ０１、回覧物５０５と回覧物５
０７にユーザキー＝ｓａｔｏ０１を設定したものであ
る。回覧物制御装置１０２は、トランザクションを管理
するためにトランザクション管理テーブル１０８を設定
する。投入された回覧物の回覧物管理テーブル１０９に
設定したユーザキーを参照し、同一のユーザキーを持つ
トランザクション管理テーブル１０８が存在するかどう
か検索する。存在しなければトランザクション管理テー
ブル１０８を新たに作成し、これに回覧物管理テーブル
１０９をリンクする。存在する場合は、当該トランザク
ション管理テーブル１０８にリンク情報を設定する。こ
れにより、同一トランザクション内の回覧物をデータベ
ース内で管理できるようになる。
【００１９】図４では、回覧物が，，，の順に
それぞれ入口１（５０１）及び入口２（５０２）から投
入された場合を示している。で入口１（５０１）から
回覧物５０６が投入されると、データベース１０４内に
回覧物管理テーブル５１０が生成される。このときはト
ランザクション管理テーブルがまだ作成されていないた
め、無条件にトランザクション管理テーブル５０９を作
成する。で入口１（５０１）から回覧物５０５が投入
されると、対応する回覧物管理テーブル５１１が作成さ
れる。その後トランザクション管理テーブルを検索し、
ユーザキーの一致しているトランザクション管理テーブ
ルが存在するかチェックするが存在しないため、新たに
トランザクション管理テーブル５１２を作成する。次に
で入口２（５０２）から回覧物５０７が投入される
と、同様に回覧物管理テーブル５１３が作成され、トラ
ンザクション管理テーブルを検索する。このとき同じユ
ーザキーを持つトランザクション管理テーブル５１２が
存在するため、トランザクション管理テーブル５１２と
回覧物管理テーブル５１３の間にリンク情報を設定す
る。で入口２（５０２）から回覧物５０８が投入され
た場合も同様である。
【００２０】以下、同一トランザクション内にある回覧
物の制御方法をいくつかの処理例について説明する。
【００２１】図５は、分岐処理の場合のシステムの動作
を説明する図である。分岐とは、回覧物に付加した属性
を判断して回覧先を変更することを言う。属性は、回覧
物送受信装置１０１によって、回覧物管理テーブル６０
７内に設けた属性格納エリア６０８に設定される。ノー
ド１（６０１）において、ユーザが回覧物の属性として
ある値（ここでは”完了”を設定）を設定して回覧する
と、回覧物管理テーブル６０７内の属性格納エリア６０
８にこの属性の値が設定される。回覧物制御装置１０２
は、次の回覧先である分岐用の制御ノード６０２で回覧
物管理テーブル６０７の属性格納エリア６０８を参照
し、属性の値を判定することによって、予めデータフロ
ー定義で定義された回覧先（ここではノード２（６０
３））へ回覧物を回覧する。この後、回覧物管理テーブ
ル６０７内のノードの情報をノード１（６０１）からノ
ード２（６０３）に更新する。またユーザが回覧物の属
性として”不備”を設定して回覧すると、同様にして回
覧物制御装置１０２はノード３（６０４）へ回覧物を回
覧する。
【００２２】図６は待合せ処理の場合のシステムの動作
を説明する図である。待合せとは、複数の回覧物を一つ
にまとめて次の回覧先に回覧することを言う。まずノー
ド１（７０１）から待合わせのノード７０３に回覧物が
到着する。このとき回覧物制御装置１０２は、トランザ
クション管理テーブル７０８からリンクされる回覧物管
理テーブル７０９及び７１０を検索し、他に到着中の回
覧物がないかどうか調べる。すなわち他の回覧物管理テ
ーブル７１０がすべて待合せ中の状態であれば他の回覧
物は到着中である。届いていない場合（の場合）、回
覧物制御装置１０２は回覧物管理テーブル７０９に当該
ノードで待ち合わせ中であることを示すフラグを設定す
る。次にノード２（７０２）から回覧物が待ち合わせ
ノード７０３に届くと、同様に他の回覧物を調査し、
の場合は当該ノードで待ち合わせ中の回覧物７０５があ
るため、回覧物制御装置１０２は、二つの回覧物管理テ
ーブル７０９，７１０の上位に複数の回覧物を管理する
ための回覧物管理テーブル７１１を付加し、回覧物７０
５及び７０６をノード３（７０４）に回覧する。回覧物
管理テーブル７１１を新たに設けるのは、複数の回覧物
を一つの回覧物として処理し易いようにするためであ
る。後者をルート回覧物と呼ぶ。
【００２３】図７は分割処理の場合のシステムの動作を
説明する図である。分割処理とは、待合わせ処理によっ
て発生したルート回覧物付きの回覧物を回覧物ごとに別
のノードに回覧する処理を言う。ノード１（８０１）か
ら分割を行うノード８０２に回覧すると、回覧物制御装
置１０２は親の回覧物管理テーブル８０９を削除し、下
位の回覧物管理テーブル８１０及び８１１を直接トラン
ザクション管理テーブル８０８にリンクさせる。その
後、回覧物管理テーブル８１０及び８１１に次の回覧先
８０３及び８０４のノード名をそれぞれ設定し、回覧処
理を行う事で回覧物の分割処理が実現できる。
【００２４】図８は同報処理の場合のシステムの動作を
説明する図である。同報処理とは、同一の回覧物を複数
のノードに回覧する処理を言う。ノード１（９０１）か
ら同報するためのノード９０２に回覧物が回覧される
と、回覧物制御装置１０２は回覧物管理テーブル９０７
を「同報するノード数−１」分複写して回覧物管理テー
ブル９０８を作成する。回覧物管理テーブル９０７及び
９０８内に次の回覧先９０３及び９０４のノード名をそ
れぞれ設定し、回覧処理を行う。
【００２５】図９は回覧物を回収する処理の場合のシス
テムの動作を説明する図である。回覧物の回収とは、同
報した回覧物を再度一つの回覧物にする処理を言う。ノ
ード１（１００１）から回収するノード１００３に回覧
物１００５が回覧されると、回覧物制御装置１０２はト
ランザクション管理テーブル１００６からリンクされる
回覧物管理テーブル１００７及び１００８を検索し、回
収されるべきものがすべて回収ノード１００３に滞留し
ているかどうかチェックする。すなわち他の回覧物管理
テーブル１００８が回収中の状態であれば他の回覧物は
滞留していることになる。の場合は回収ノード１００
３に未到着の回覧物管理テーブル１００８があるため、
当該ノードで回収中である事を示すフラグを回覧物管理
テーブル１００７に設定する。で、ノード２（１００
２）から回収するノード１００３に回覧物が回覧される
と、の時と同様に回収されるべきものがすべて到着し
ているかチェックする。の場合は、すでに他のノード
からの回覧物がすべて到着しているため、不要な回覧物
管理テーブル１００８を削除し、次の回覧先のノード名
を設定して回覧処理を行う。
【００２６】図１０は保留処理の場合のシステムの動作
を説明する図である。回覧物の保留とは、時間条件によ
って回覧物を回覧するタイミングを制御する処理を言
う。ノード１（１１０１）から保留するノード１１０２
に回覧物１１０４が回覧されると、回覧物制御装置１０
２は回覧物管理テーブル１１０６に保留中であることを
示すフラグを設定する。さらに処理待ちキュー１１０７
に当該回覧物管理テーブル１１０６のリンク情報と時間
待ち条件データを設定する。その後、一定時間間隔で処
理待ちキュー１１０７を検索し、時間条件をチェックす
る。時間条件が満たされたなら回覧物管理テーブル１１
０６に次の回覧先１１０３のノード名を設定し、回覧処
理を行う。
【００２７】図１１は代行処理の場合のシステムの動作
を説明する図である。回覧物に対する代行とは、時間条
件・状態条件によって回覧先を変更することを言う。ノ
ード１（１２０１）の回覧定義で代行１２０４を指定す
ると、回覧物制御装置１０２はノード１（１２０１）に
回覧物１２０５を回覧する際に処理待ちキュー１２０８
にも登録する。保留の処理の場合と同じく、回覧物制御
装置１０２は処理待ちキュー１２０８を一定時間ごとに
検索し、設定されている条件を判定する。条件が満たさ
れていた場合は、回覧先を代行ノード１２０３に変更
し、回覧処理を行う。もし条件が満たされない内にノー
ド１（１２０１）から次のノード２（１２０２）に回覧
することになった場合は、回覧物制御装置１０２は処理
待ちキュー１２０８からデータを削除し、処理待ちを取
り消した後、次のノード１２０２への回覧処理を行う。
【００２８】
【発明の効果】以上説明したように、本発明のワークフ
ロー管理システムによれば、回覧制御データをデータベ
ース内に持ち、回覧制御処理として待合せ・分割・同報
・回収・保留・代行のバリエーションを持たせることを
実現できる。このため従来の技術では難しかった回覧制
御の複雑な業務を自動化できる。
【００２９】また回覧物をデータベース内で格納し、回
覧制御データだけを変更することによって回覧制御を実
現できるため、実際の回覧物の転送が不要になる。この
ため回覧制御にかかる処理時間を短縮出来る。
【図面の簡単な説明】
【図１】システム構成例を示す図である。
【図２】ワークフロー定義データを示す図である。
【図３】データフロー管理システムの内部構造を示す図
である。
【図４】複数入口からの回覧物の投入の例を示す図であ
る。
【図５】分岐処理例を示す図である。
【図６】待合せ処理例を示す図である。
【図７】分割処理例を示す図である。
【図８】同報処理例を示す図である。
【図９】回収処理例を示す図である。
【図１０】保留処理例を示す図である。
【図１１】代行処理例を示す図である。
【符号の説明】
１０１・・・回覧物送受信装置， １０２・・・回覧物
制御装置，１０３・・・回覧先定義装置， １０８・・
・トランザクション管理テーブル １０９・・・回覧物管理テーブル
フロントページの続き (72)発明者 大野 久志 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株式会社日立製作所ソフトウェア開発本 部内 (72)発明者 菅 和広 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株式会社日立製作所ソフトウェア開発本 部内 (72)発明者 塔下 哲司 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株式会社日立製作所ソフトウェア開発本 部内 (72)発明者 秋藤 俊介 神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地 株式会社日立製作所システム開発研究所 内 (56)参考文献 特開 平４−77030（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.6，ＤＢ名) G06F 13/00 351 G06F 17/60 G06F 19/00 H04L 12/54 H04L 12/58

Claims (5)

    (57)【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】電子化書類が発送元、回覧元及び回覧先を
    結ぶルートに沿って回覧されるような電子化書類の流れ
    であって、かつ複数の発送元から発送された電子化書類
    を一つの回覧先で集約するようなルートを含む電子化書
    類の流れをワークフロー定義として記憶する手段と、発
    送元又は回覧元から電子化書類の送信要求がされたとき
    該ワークフロー定義を参照して次の回覧先に配送すると
    ともに、該ワークフロー定義上で集約するよう指定され
    ている場合に遅い方の電子化書類の到着を待合せ、集約
    されるべきすべての電子化書類が到着した時点で該すべ
    ての電子化書類をまとめて回覧先へ配送するよう制御す
    る手段とを有することを特徴とするワークフロー管理シ
    ステム。
  2. 【請求項２】該ワークフロー管理システムは、集約され
    るべき電子化書類の各々に対応して該電子化書類を管理
    する管理テーブルを設け、さらに該管理テーブルにリン
    クする別の管理テーブルを設けて該すべての電子化書類
    をまとめて管理するよう構成したことを特徴とする請求
    項１記載のワークフロー管理システム。
  3. 【請求項３】電子化書類が回覧元及び回覧先を結ぶルー
    トに沿って回覧されるような電子化書類の流れであっ
    て、かつ１つの回覧元から発送された電子化書類の属性
    に応じて複数の回覧先の１つに分岐して回覧するような
    ルートを含む電子化書類の流れをワークフロー定義とし
    て記憶する手段と、該回覧元から電子化書類の送信要求
    がされたとき該ワークフロー定義を参照して次の回覧先
    に配送するとともに、該回覧元から回覧された電子化書
    類に付された属性及び該ワークフロー定義に基づいて該
    複数の回覧先の１つに配送するよう制御する手段とを有
    することを特徴とするワークフロー管理システム。
  4. 【請求項４】電子化書類が回覧元及び回覧先を結ぶルー
    トに沿って回覧されるような電子化書類の流れであっ
    て、かつ１つの回覧元から発送された複数の電子化書類
    のそれぞれを異なる回覧先に回覧するようなルートを含
    む電子化書類の流れをワークフロー定義として記憶する
    手段と、該回覧元から電子化書類の送信要求がされたと
    き該ワークフロー定義を参照して次の回覧先に配送する
    とともに、該ワークフロー定義に基づいて１つの回覧元
    から送信要求された複数の電子化書類のそれぞれを異な
    る回覧先に回覧するよう制御する手段とを有することを
    特徴とするワークフロー管理システム。
  5. 【請求項５】電子化書類が回覧元及び回覧先を結ぶルー
    トに沿って回覧されるような電子化書類の流れであっ
    て、かつ１つの回覧元から発送された同一の電子化書類
    を複数の回覧先へ同報的に回覧するようなルートを含む
    電子化書類の流れをワークフロー定義として記憶する手
    段と、該回覧元から電子化書類の送信要求がされたとき
    該ワークフロー定義を参照して次の回覧先に配送すると
    ともに、該ワークフロー定義に基づいて１つの回覧元か
    ら送信要求された同一の電子化書類を複数の回覧先へ同
    報的に回覧するよう制御する手段とを有することを特徴
    とするワークフロー管理システム。
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