IT201800006532A1 - METHOD FOR THE PREPARATION, MANAGEMENT AND SHARING OF FISCAL DOCUMENTATION - Google Patents
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Description
Titolo: METODO PER LA PREPARAZIONE, GESTIONE E CONDIVISIONE DI DOCUMENTAZIONE FISCALE Title: METHOD FOR THE PREPARATION, MANAGEMENT AND SHARING OF TAX DOCUMENTATION
Il presente trovato ha come oggetto un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale, in particolare per le fatture elettroniche e per le informazioni ad esse relative ed ad esse correlate. The present invention relates to a method for preparing, managing and sharing fiscal documentation, in particular for electronic invoices and for information relating to them and related thereto.
La digitalizzazione della documentazione contabile è un processo che sta diffondendosi rapidamente per esigenze dei soggetti coinvolti (i documenti digitali sono più facilmente fruibili e condivisibili con i terzi) e per esigenze di carattere normativo (ad esempio l'obbligo di compilazione della fattura elettronica nel caso si operi nei confronti della Pubblica Amministrazione e, in futuro, per tutti). The digitization of accounting documentation is a process that is spreading rapidly due to the needs of the parties involved (digital documents are more easily usable and shareable with third parties) and for regulatory needs (for example the obligation to fill in the electronic invoice in the case work towards the Public Administration and, in the future, for everyone).
La digitalizzazione della documentazione contabile e, in particolare, l'uso della fattura elettronica introducono degli elementi innovativi nei processi di gestione contabile e fiscale di un qualsiasi soggetto (una azienda, un esercizio commerciale, un professionista, un artigiano, ecc). The digitization of accounting documentation and, in particular, the use of electronic invoices introduce innovative elements in the accounting and tax management processes of any subject (a company, a business, a professional, a craftsman, etc.).
Tali elementi innovativi vanno appresi ed introdotti sistematicamente nel proprio flusso di lavoro e possono quindi determinare, in alcuni casi, degli intoppi e dei rallentamenti dello stesso che si traducono in un incremento dei costi di esercizio. These innovative elements must be learned and systematically introduced into one's workflow and can therefore determine, in some cases, hitches and slowdowns that result in an increase in operating costs.
La digitalizzazione della documentazione contabile consente una maggiore fruibilità dei dati, ma il rispettivo utilizzo implica il loro isolamento e trasferimento in software capaci di elaborarli. The digitization of accounting documentation allows greater usability of the data, but the respective use implies their isolation and transfer into software capable of processing them.
Queste operazioni non sono semplici e quindi rendono, di fatto, solo teorica l'accessibilità facilitata di tutti i dati contabili. These operations are not simple and therefore make the facilitated accessibility of all accounting data only theoretical.
Per alcuni esercizi commerciali e per i professionisti/artigiani, inoltre, la digitalizzazione presenta anche l'insidia della estrema dispersione della propria clientela, con conseguente difficoltà di immissione dei dati fiscali di ciascun nuovo cliente (dati che, potenzialmente, potrebbero anche non essere più utilizzati in seguito in quanto tale cliente potrebbe non operare più con tale esercizio commerciale, professionista, artigiano). Furthermore, for some businesses and professionals / craftsmen, digitization also presents the danger of the extreme dispersion of its customers, with consequent difficulty in entering the tax data of each new customer (data which, potentially, may no longer be used later as this customer may no longer operate with this business, professional, craftsman).
Anche questo aspetto rende la digitalizzazione di tutta la documentazione contabile unicamente un onere gravoso agli occhi dei soggetti coinvolti (ed obbligati dalla normativa vigente ad intraprendere tale metodica). Also this aspect makes the digitization of all accounting documentation only a heavy burden in the eyes of the subjects involved (and obliged by current legislation to undertake this method).
Compito principale del presente trovato è quello di risolvere i problemi sopra esposti, proponendo un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che sia semplice e che non richieda al soggetto coinvolto di apprendere ed eseguire operazioni complicate e di lunga esecuzione. The main aim of the present invention is to solve the aforementioned problems, proposing a method for preparing, managing and sharing tax documentation which is simple and which does not require the person involved to learn and carry out complicated and long-running operations.
Nell'ambito di questo compito, uno scopo del trovato è quello di proporre un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che permetta una maggiore fruibilità dei dati per una loro elaborazione a scopi statistici, commerciali, promozionali, per l'elaborazione di stime e proiezioni. Within the scope of this aim, an object of the invention is to propose a method for the preparation, management and sharing of tax documentation that allows greater usability of the data for their processing for statistical, commercial, promotional purposes, for the processing of estimates and projections.
Un altro scopo del trovato è quello di proporre un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che faciliti l'inserimento dei dati fiscali di ogni nuovo cliente. Another object of the invention is to propose a method for preparing, managing and sharing tax documentation which facilitates the insertion of the tax data of each new customer.
Ulteriore scopo del presente trovato è quello di realizzare un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale di costi contenuti relativamente semplice realizzazione pratica e di sicura applicazione. A further object of the present invention is to provide a method for preparing, managing and sharing fiscal documentation with low costs, which is relatively simple to implement in practice and safe to apply.
Questo compito e questi scopi vengono raggiunti da un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che consiste nel This task and these aims are achieved by a method for the preparation, management and sharing of tax documentation which consists of
- inserire i dati fiscali dell'utilizzatore in un database principale; - enter the user's fiscal data in a main database;
- inserire la documentazione contabile emessa e ricevuta nel database direttamente, nel caso di documentazione in formato elettronico, o attraverso opportuni moduli di visione artificiale e di riconoscimento ottico dei caratteri; - insert the accounting documentation issued and received in the database directly, in the case of documentation in electronic format, or through suitable forms of computer vision and optical character recognition;
- elaborare i dati e le informazioni presenti nel database e ricavati dalla documentazione contabile per la loro esportazione su piattaforme operative specifiche del tipo scelto tra software gestionali, software predittivi per il calcolo del rischio di insoluti, siti internet di intermediazione per la compravendita di un bene o un servizio, banche dati specifiche quali quella per la conservazione sostitutiva delle fatture, scadenziari, banche dati documentali consultabili anche da terzi autorizzati e simili, attraverso un modulo di intelligenza artificiale. - process the data and information present in the database and obtained from the accounting documentation for their export to specific operating platforms of the type chosen from management software, predictive software for calculating the risk of outstanding payments, intermediation websites for the sale of an asset o a service, specific databases such as that for the replacement storage of invoices, schedules, document databases that can also be consulted by authorized third parties and the like, through an artificial intelligence module.
Tale compito ed altri scopi sono altresì raggiunti attraverso un sistema per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale, caratterizzato dal fatto che comprende This task and other purposes are also achieved through a system for the preparation, management and sharing of tax documentation, characterized by the fact that it includes
- un modulo di visione artificiale configurato per l'acquisizione di documenti, cui è asservito un modulo di riconoscimento ottico dei caratteri, in sigla OCR, configurato per l'acquisizione delle informazioni presenti su ciascun documento; - an artificial vision module configured for the acquisition of documents, to which an optical character recognition module, in OCR abbreviation, is enslaved, configured for the acquisition of the information present on each document;
- un modulo di intelligenza artificiale configurato per l'estrazione di dati scelti tra tipologia di documento, denominazione cliente, denominazione fornitore, importo, castelletto IVA, costo, attinenza del costo con i codici ATECO del cliente, detraibilità IVA, data, tipologia di prodotti e/o servizi oggetto del documento, estrazione effettuata dalle informazioni presenti su ciascun documento acquisite dal modulo di visione artificiale e/o direttamente fruibili dal documento in esame; - an artificial intelligence module configured for the extraction of data chosen from the type of document, customer name, supplier name, amount, VAT structure, cost, cost relevance with the customer's ATECO codes, VAT deductibility, date, type of products and / or services covered by the document, extraction carried out from the information present on each document acquired by the machine vision module and / or directly usable by the document in question;
- un modulo di ricetrasmissione dati ad un sistema di interscambio con altri soggetti, ivi compreso l'ente preposto alla riscossione dei tributi; - a data transmission form to an exchange system with other subjects, including the body responsible for the collection of taxes;
- almeno un modulo di archiviazione configurato per la conservazione sostitutiva di ciascun documento emesso, con particolare riferimento alle fatture; - at least one filing module configured for the replacement storage of each document issued, with particular reference to invoices;
detto modulo di intelligenza artificiale essendo anche configurato per il trasferimento delle informazioni estratte a moduli addizionali del tipo scelto tra moduli gestionali, moduli di archiviazione anche in cloud, moduli di ricetrasmissione, moduli di interfaccia promozionale e banche dati. said artificial intelligence module being also configured for the transfer of the extracted information to additional modules of the type chosen from management modules, storage modules also in the cloud, transceiver modules, promotional interface modules and databases.
Questi compiti e questi scopi sono perseguiti infine per mezzo di una applicazione software per la facilitazione del processo di generazione e gestione delle fatture elettroniche atta ad essere eseguita nel dispositivo secondo almeno una delle rivendicazioni precedenti comprendente istruzioni adatte a These tasks and these purposes are finally pursued by means of a software application for facilitating the process of generation and management of electronic invoices capable of being performed in the device according to at least one of the preceding claims comprising instructions suitable for
- visualizzare una lista di contenuti visualizzabili dall'utente-cliente, detti contenuti essendo selezionabili tra richiesta di una fattura elettronica da parte di un predefinito fornitore-utilizzatore, elenco dei fornitoriutilizzatori di specifici servizi e/o prodotti, indici di apprezzamento di ciascun fornitoreutilizzatore rilasciati da precedenti clientiutenti, quantità di transazioni commerciali di ciascun fornitore-utilizzatore in merito ad uno specifico prodotto e/o servizio e costo orientativo dello stesso, e simili; - display a list of contents that can be viewed by the user-customer, said contents being selectable between request for an electronic invoice by a predefined supplier-user, list of suppliers users of specific services and / or products, appreciation indices of each supplier-user released from previous customers users, quantity of commercial transactions of each supplier-user regarding a specific product and / or service and its approximate cost, and the like;
- erogare un contenuto sulla base di una scelta effettuata dall'utente-cliente; - deliver content based on a choice made by the user-customer;
- per l'emissione della detta fattura elettronica, •richiedere l'immissione dell'importo della transazione commerciale e l'identificazione del fornitore-utilizzatore; - for the issue of said electronic invoice, • request the entry of the amount of the commercial transaction and the identification of the supplier-user;
condividere con detto fornitore-utilizzatore i dati fiscali del cliente-utente e l'importo per l'emissione di una fattura elettronica del fornitore-utilizzatore al cliente-utente da parte del detto sistema. sharing with said supplier-user the tax data of the customer-user and the amount for the issuance of an electronic invoice of the supplier-user to the customer-user by the said system.
Ulteriori caratteristiche e vantaggi del trovato risulteranno maggiormente dalla descrizione di una forma di esecuzione preferita, ma non esclusiva, del metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale secondo il trovato, illustrata a titolo indicativo e non limitativo, negli uniti disegni, in cui: Further characteristics and advantages of the invention will become clearer from the description of a preferred but not exclusive embodiment of the method for preparing, managing and sharing tax documentation according to the invention, illustrated by way of non-limiting example, in the accompanying drawings, in which:
la fig.1 rappresenta uno schema a blocchi generale del metodo secondo il trovato; Fig. 1 represents a general block diagram of the method according to the invention;
la fig.2 rappresenta uno schema a blocchi funzionale del metodo secondo il trovato; Fig. 2 represents a functional block diagram of the method according to the invention;
la fig.3 rappresenta uno schema a blocchi della funzione di emissione di fattura elettronica in corrispondenza di una transazione commerciale; la fig.4 rappresenta la struttura operativa strutturata attraverso il metodo, il sistema e l'applicazione secondo il trovato. Fig. 3 represents a block diagram of the electronic invoice issue function in correspondence with a commercial transaction; Fig. 4 shows the operative structure structured through the method, the system and the application according to the invention.
Secondo il trovato, il metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale consiste in una sequenza di fasi operative consecutive. According to the invention, the method for preparing, managing and sharing tax documentation consists of a sequence of consecutive operating steps.
In primo luogo è necessario inserire 1 i dati fiscali dell'utilizzatore A in un database principale, sostanzialmente iscrivendosi ad un servizio (sottoscrivendo il medesimo). In the first place it is necessary to insert 1 the tax data of user A in a main database, substantially by subscribing to a service (by subscribing to the same).
A questo punto l'utilizzatore A potrà inserire 2 la documentazione contabile (un nuovo documento B) emessa e ricevuta nel database. At this point user A can enter 2 the accounting documentation (a new document B) issued and received in the database.
Tale immissione 2 potrà avvenire direttamente, nel caso di documentazione B in formato elettronico, o attraverso opportuni moduli di visione artificiale 3 e di riconoscimento ottico dei caratteri 4. This entry 2 can take place directly, in the case of documentation B in electronic format, or through suitable modules of computer vision 3 and optical character recognition 4.
E' quindi possibile eseguire una elaborazione 5 dei dati e delle informazioni presenti nel database e ricavati dalla documentazione contabile B per la loro esportazione su piattaforme operative specifiche del tipo scelto tra software gestionali 6, software predittivi per il calcolo del rischio di insoluti 7, siti internet di intermediazione per la compravendita di un bene o un servizio 8, banche dati specifiche 9 quali quella per la conservazione sostitutiva delle fatture, scadenziari, banche dati documentali consultabili anche da terzi autorizzati e simili 10, 11 e 12 attraverso un modulo di intelligenza artificiale 13. Tra le banche dati consultabili da terzi autorizzato potrebbe figurare una banca dati 10 accessibile alla Agenzia delle Entrare o altro generico ente di riscossione dei tributi o altro ente governativo, una banca dati 11 consultabile dagli istituti bancari e/o una banca dati 12 consultabile da clienti e fornitori. It is therefore possible to perform a processing 5 of the data and information present in the database and obtained from the accounting documentation B for their export to specific operating platforms of the type chosen from management software 6, predictive software for calculating the risk of outstanding payments 7, sites internet brokerage for the purchase and sale of a good or service 8, specific databases 9 such as that for the replacement storage of invoices, schedules, document databases that can also be consulted by authorized third parties and the like 10, 11 and 12 through an artificial intelligence module 13. Among the databases that can be consulted by authorized third parties, there could be a database 10 accessible to the Revenue Agency or other generic tax collection body or other government body, a database 11 that can be consulted by banks and / or a database 12 that can be consulted from customers and suppliers.
Ciascuna di tali banche dati 10, 11 e 12 ed anche il software gestionale addetto alla contabilità 6 saranno in grado di produrre specifici documenti finali (rispettivamente 10, 11a, 12a, 6a) conformi alle specifiche esigenze del settore. Each of these databases 10, 11 and 12 and also the accounting software 6 will be able to produce specific final documents (10, 11a, 12a, 6a respectively) conforming to the specific needs of the sector.
Con particolare riferimento ad una specifica soluzione attuativa del metodo secondo il trovato, si specifica che lo stesso potrà vantaggiosamente comprendere una fase addizionale di ricezione dei dati fiscali di un cliente C, nel corso della transazione commerciale effettuata dal cliente C stesso con lo specifico fornitore-utilizzatore A. Tali operazioni prevedono una sequenza preparatoria di operazioni, durante le quali il cliente C installerà una applicazione 14 su un proprio dispositivo del tipo di uno smartphone, un tablet, un personal computer o un generico smartdevice. With particular reference to a specific solution for implementing the method according to the invention, it is specified that the same may advantageously comprise an additional phase of receiving the tax data of a customer C, during the commercial transaction carried out by the customer C himself with the specific supplier. user A. These operations provide for a preparatory sequence of operations, during which customer C will install an application 14 on his own device such as a smartphone, tablet, personal computer or generic smart device.
Tale applicazione sarà configurata per la comunicazione con il database principale dello specifico fornitore-utilizzatore A. This application will be configured for communication with the main database of the specific supplier-user A.
L'applicazione dell'installazione da parte del cliente C prevede l'inserimento dei suoi dati contabili 15 e dei dati di acquisto 16 (in pratica il costo della prestazione o del bene di cui sta fruendo). Si dovrà inoltre procedere ad indicare chi sia il fornitore A che eroga il servizio o fornisce i beni al cliente C, attraverso una ricerca dello stesso nel database generale, oppure attraverso una immissione diretta o, ipotesi particolarmente comoda per il cliente, attraverso l'ottenimento 17 di una immagine identificativa del fornitore A. The application of the installation by customer C provides for the insertion of his accounting data 15 and the purchase data 16 (in practice the cost of the service or asset he is using). It will also be necessary to indicate who is the supplier A who provides the service or supplies the goods to customer C, through a search of the same in the general database, or through a direct entry or, particularly convenient for the customer, by obtaining 17 of an identification image of the supplier A.
In buona sostanza, quindi, la comunicazione con il database principale dello specifico fornitoreutilizzatore A può essere subordinata all'immissione di un codice identificativo del fornitore A sul proprio dispositivo da parte del cliente C. In essence, therefore, communication with the main database of the specific supplier-user A can be subject to the entry of an identification code of supplier A on his device by customer C.
Ad esempio, tale immissione del codice identificativo del fornitore-utilizzatore A può vantaggiosamente essere realizzata attraverso l'inquadratura 17 di un Qr-code o di un codice a barre o simili, per mezzo della fotocamera del dispositivo del cliente C. For example, this entry of the identification code of the supplier-user A can advantageously be made through the framing 17 of a Qr-code or a bar code or the like, by means of the camera of the customer's device C.
Grazie al collegamento che si può creare secondo questa particolare modalità operativa tra il fornitore A ed il rispettivo cliente C, sarà possibile eseguire una fase di elaborazione dei dati ricevuti da detto cliente-utente, nell'ambito della quale si potrà creare una fattura elettronica 18, in formato scelto tra XML (preferibilmente), PDF, XCL e simili, emessa dal fornitore-utilizzatore A nei confronti del cliente-utente C e la condivisione della stessa almeno con il cliente-utente C. Thanks to the connection that can be created according to this particular operating mode between supplier A and the respective customer C, it will be possible to carry out a phase of processing the data received from said customer-user, within which an electronic invoice can be created 18 , in a format chosen from XML (preferably), PDF, XCL and the like, issued by the supplier-user A to the customer-user C and sharing it at least with the customer-user C.
Prima dell'immissione 19 nel database 20 delle fatture del fornitore A della fattura elettronica 18 prodotta e prima dell'immissione 21 nel database 22 delle fatture del cliente C della fattura elettronica 18 stessa, si procederà ad una verifica 23 di eventuali errori presenti nella fattura elettronica 18 ed alla eventuale correzione 24 degli stessi. Before entering 19 in the database 20 of the invoices of supplier A of the electronic invoice 18 produced and before entering 21 in the database 22 of the customer C invoices of the electronic invoice 18 itself, a check 23 will be carried out for any errors in the invoice electronic 18 and the eventual correction 24 of the same.
Il metodo secondo il trovato prevede che al momento della iscrizione 1 da parte dell'utilizzatore A si configuri il database generale relativo al fornitore A stesso generando un rispettivo archivio 9, interfacciandosi e configurando 25 il software gestionale 6, preparando 26 un archivio specifico per la archiviazione sostitutiva 27 delle fatture elettroniche 18 e collegandosi 28 al consulente 29 (fiscalista, commercialista, ecc) che fornisce supporto al fornitore A. The method according to the invention provides that at the time of registration 1 by user A the general database relating to supplier A is configured, generating a respective archive 9, interfacing and configuring 25 the management software 6, preparing 26 a specific archive for the replacement filing 27 of electronic invoices 18 and by connecting 28 to the consultant 29 (tax advisor, accountant, etc.) who provides support to supplier A.
In tal modo, ogni fattura emessa dal software gestionale 6 sarà direttamente gestita dal modulo di intelligenza artificiale 13 qualora sia già un documento XML (e quindi presenti già le caratteristiche di una fattura elettronica 18 conformemente a quanto previsto dalla vigente normativa). In this way, each invoice issued by the management software 6 will be directly managed by the artificial intelligence module 13 if it is already an XML document (and therefore already has the characteristics of an electronic invoice 18 in accordance with the provisions of current legislation).
Qualora invece la fattura non sia nel corretto formato di fattura elettronica, prima del suo trasferimento al modulo di intelligenza artificiale 13, si procederà all'acquisizione del suo contenuto grafico con il modulo di acquisizione di immagini 3 (computer vision) ed alla lettura dei dati presenti in tali immagini attraverso opportuni moduli di riconoscimento caratteri 4 (OCR). If, on the other hand, the invoice is not in the correct electronic invoice format, before its transfer to the artificial intelligence module 13, its graphic content will be acquired with the image acquisition module 3 (computer vision) and the data will be read. present in these images through appropriate character recognition modules 4 (OCR).
Il modulo di intelligenza artificiale 13 consentirà di svolgere una molteplicità di operazioni sulla base dei dati presenti sulla singola fattura ricevuta. The artificial intelligence module 13 will make it possible to carry out a multiplicity of operations on the basis of the data present on the single invoice received.
In particolar modo sarà possibile: fornire i dati elaborati al software gestionale 6 del fornitore A; eseguire calcoli predittivi per il calcolo del rischio di insoluti 7 (mettendo, ad esempio, in relazione con i codici ATECO di cliente C e fornitore A determinando se la fornitura per il cliente C è fornitura fondamentale: in tal caso la probabilità di insoluto risulterà bassa); collocare su siti internet di intermediazione 8 per la compravendita di un bene o un servizio, cioè market place, l'articolo o il servizio oggetto della fattura ed il relativo costo per renderlo confrontabile con gli altri del medesimo settore; procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture su banche dati specifiche 9 (il modulo di intelligenza artificiale 13 determina se il documento deve essere sottoposto a processo di conservazione sostitutiva, determina in base alla tipologia documenti il momento della conservazione; crea pacchetti di versamento, firma elettronica, marca temporale e chiude il processo); rilevare informazioni relative al flusso di cassa 29 ed eventualmente inserirle entro uno scadenziario; eseguire delle revisioni interne 30 analizzando le fatture e determinando l’importo del costo/ricavo e presenta i vari importi all’utente con la proposta di alcune etichette identificative (TAG), in cui ogni TAG corrisponde d un conto di contabilità analitica (in questo modo possono essere presentati report analitici per costi e ricavi); gestione documentale 31 (il modulo di intelligenza artificiale 13 può categorizzare i documenti e indicizzarne il testo completo in modo che si crei un indice per ogni documento rendendolo ricercabile per ogni parola o numero in esso contenuto); creazione di un archivio documentale 32 (condivisibile con soggetti terzi, quali, ad esempio, le banche dati 10, 11 e 12). In particular, it will be possible to: provide the processed data to the management software 6 of supplier A; perform predictive calculations for calculating the risk of unpaid 7 (for example, relating to the ATECO codes of customer C and supplier A, determining whether the supply for customer C is a fundamental supply: in this case the probability of default will be low ); place the item or service that is the subject of the invoice and its cost on brokerage websites 8 for the purchase and sale of a good or service, i.e. market place, to make it comparable with others in the same sector; proceed with the replacement storage of invoices on specific databases 9 (the artificial intelligence module 13 determines whether the document must be subjected to a replacement storage process, determines the time of storage based on the type of documents; creates payment packages, electronic signature, time stamp and closes the process); detecting information relating to cash flow 29 and possibly entering it within a schedule; perform internal audits 30 by analyzing invoices and determining the amount of the cost / revenue and presents the various amounts to the user with the proposal of some identification labels (TAG), in which each TAG corresponds to an analytical accounting account (in this how analytical reports for costs and revenues can be presented); document management 31 (the artificial intelligence module 13 can categorize documents and index their complete text so that an index is created for each document, making it searchable for each word or number contained therein); creation of a document archive 32 (which can be shared with third parties, such as, for example, databases 10, 11 and 12).
La condivisione dei documenti può essere eseguita con tutti i soggetti coinvolti per mezzo di svariate metodologia di ricetrasmissione, specificando però che è normalmente preferito l'utilizzo di sistemi di interscambio (SDi) 33 in conformità a specifiche restrizioni normative relative alle possibili modalità di condivisione. Può inoltre essere necessario discriminare 34 se la fattura elettronica 18 è utilizzata per operazioni tra aziende (B2B) o meno: nel caso la stessa sia destinata a rapporti "B2B" si dovrà necessariamente utilizzare un SDi 33; nel caso di operazioni tra aziende e privati (B2c) sarà prevista l'adozione di un analogo SDi33 o di uno specificamente configurato. The sharing of documents can be carried out with all the parties involved by means of various transceiving methodologies, specifying however that the use of interchange systems (SDi) 33 is normally preferred in compliance with specific regulatory restrictions relating to the possible methods of sharing. It may also be necessary to discriminate 34 whether the electronic invoice 18 is used for transactions between companies (B2B) or not: if it is intended for "B2B" relationships, an SDi 33 must necessarily be used; in the case of transactions between companies and individuals (B2c), the adoption of an analog SDi33 or one specifically configured will be envisaged.
L'acquisizione dei dati 35 effettuata dal modulo di intelligenza artificiale 13 potrà essere utilizzato quindi ai fini contabili 36 (per l'emissione di fatture elettroniche 18) oppure a fini di garantire la conformità contabile 37 delle propria documentazione fiscale B. The data acquisition 35 carried out by the artificial intelligence module 13 can therefore be used for accounting purposes 36 (for the issuance of electronic invoices 18) or for the purpose of ensuring accounting compliance 37 of one's own tax documentation B.
Nel diagramma di flusso che rappresenta la modalità operativa del metodo secondo il trovato nell'ipotesi di transazioni commerciali B2B (cioè tra aziende), si riscontra la presenza di una fabbrica D, con il tramite di un proprio addetto commerciale alle vendite F, e di un esercizio commerciale E con il proprio addetto agli acquisti (che coincide con l'utilizzatore A fino ad ora citato). In the flow diagram which represents the operating mode of the method according to the invention in the hypothesis of B2B commercial transactions (i.e. between companies), the presence of a factory D, with the intermediary of its own sales employee F, and of a commercial establishment AND with its own purchasing agent (which coincides with the user A mentioned up to now).
Tali soggetti, se hanno sottoscritto 2 il servizio previsto dal metodo 1, possono dialogare e contrattare attraverso il market place 8 (genericamente siti internet di intermediazione per la compravendita di un bene o un servizio), attraverso specifiche metodiche di contrattazione non codificate 38, con gestione delle transazioni attraverso fatture elettroniche 18 come illustrato in precedenza. These subjects, if they have subscribed 2 the service provided for by method 1, can communicate and negotiate through the market place 8 (generally internet intermediation sites for the sale of a good or a service), through specific non-codified negotiation methods 38, with management of transactions through electronic invoices 18 as described above.
In questo caso la fattura elettronica 18 potrà essere gestita (attraverso il metodo 1) per la condivisione con gli enti governativi (Agenzia delle Entrate o altro generico ente di riscossione dei tributi 39 o altro ente governativo) e le relative banche dati 10, con opportune banche dati 11 consultabili dagli istituti bancari per eventuali contratti di cessione di crediti 40 da recuperare ad un istituto bancario attraverso, per analisi da parte dei propri consulenti (commercialisti, fiscalisti) preposti a garantire la conformità contabile 37 delle propria documentazione fiscale B. In this case, the electronic invoice 18 can be managed (through method 1) for sharing with government bodies (Revenue Agency or other generic tax collection body 39 or other government body) and the related databases 10, with appropriate databases 11 that can be consulted by banking institutions for any credit transfer contracts 40 to be recovered from a banking institution through, for analysis by their consultants (accountants, tax advisers) responsible for ensuring the accounting compliance 37 of their tax documentation B.
Nel rapporto tra la fabbrica D, con il tramite di un proprio addetto commerciale alle vendite F, e l'esercizio commerciale E con il proprio addetto agli acquisti (che coincide con l'utilizzatore A fino ad ora citato) di prevederà quindi un modulo di interscambio 41 delle fatture elettroniche 18 che comunicherà con gli altri soggetti terzi coinvolti in funzione del particolare processo decisionale 42 messo in atto. In the relationship between factory D, through its own sales employee F, and commercial operation E with its purchasing agent (which coincides with the user A cited up to now), a form of exchange 41 of electronic invoices 18 which will communicate with the other third parties involved according to the particular decision-making process 42 implemented.
In pratica il trovato si riferisce ad un sistema per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che comprende In practice, the invention relates to a system for the preparation, management and sharing of tax documentation which it comprises
- un modulo di visione artificiale 3 configurato per l'acquisizione di documenti B, cui è asservito un modulo di riconoscimento ottico dei caratteri 4, in sigla OCR, configurato per l'acquisizione delle informazioni presenti su ciascun documento B; - an artificial vision module 3 configured for the acquisition of documents B, to which an optical character recognition module 4, in the abbreviation OCR, is interlocked, configured for the acquisition of the information present on each document B;
- un modulo di intelligenza artificiale 13 configurato per l'estrazione di dati scelti tra tipologia di documento B, denominazione cliente, denominazione fornitore, importo, castelletto IVA, costo, attinenza del costo con i codici ATECO del cliente, detraibilità IVA, data, tipologia di prodotti e/o servizi oggetto del documento B. Si specifica che nel sistema secondo il trovato, l'estrazione di dati sarà effettuata sulle base delle informazioni presenti su ciascun documento B, acquisite dal modulo di visione artificiale 3 e/o direttamente fruibili dal documento B in esame; - an artificial intelligence module 13 configured for the extraction of data chosen from the type of document B, customer name, supplier name, amount, VAT structure, cost, cost relevance with the customer's ATECO codes, VAT deductibility, date, type of products and / or services covered by document B. It is specified that in the system according to the invention, data extraction will be carried out on the basis of the information present on each document B, acquired by the machine vision module 3 and / or directly usable by the document B under consideration;
- un modulo di ricetrasmissione dati ad un sistema di interscambio 19, 21 33 con altri soggetti, ivi compreso l'ente preposto alla riscossione dei tributi; - a form for transmitting data to an exchange system 19, 21 33 with other subjects, including the body responsible for the collection of taxes;
- almeno un modulo di archiviazione 9 configurato per la conservazione sostitutiva di ciascun documento B emesso, con particolare riferimento alle fatture elettroniche 18. - at least one filing module 9 configured for the replacement storage of each document B issued, with particular reference to electronic invoices 18.
Il modulo di intelligenza artificiale 13 risulterà anche vantaggiosamente configurato per il trasferimento delle informazioni estratte a moduli addizionali del tipo scelto tra moduli gestionali 6, moduli di archiviazione anche in cloud, moduli di ricetrasmissione, moduli di interfaccia promozionale e banche dati. The artificial intelligence module 13 will also be advantageously configured for the transfer of the extracted information to additional modules of the type chosen from management modules 6, storage modules also in the cloud, transceiver modules, promotional interface modules and databases.
Il sistema secondo il trovato potrà anche favorevolmente comprendere almeno un dispositivo per la condivisione di dati del tipo di uno smartphone, un tablet, un personal computer, uno smart-device e simili nella disponibilità di ciascun cliente-utente C del sistema 1. The system according to the invention may also favorably comprise at least one device for sharing data of the type of a smartphone, a tablet, a personal computer, a smart-device and the like in the availability of each customer-user C of the system 1.
In tal caso il dispositivo sarà proficuamente provvisto di una applicazione software 14 per l'immissione dei termini della transazione commerciale 16 tra un cliente-utente C ed un utilizzatore-fornitore A e la condivisione degli stessi, e dei dati fiscali 15 del rispettivo cliente-utente C, con il modulo di intelligenza artificiale 13 per la generazione di una fattura elettronica 18 del fornitore-utilizzatore A e la relativa condivisione con il cliente-utente C. In this case the device will be profitably provided with a software application 14 for entering the terms of the commercial transaction 16 between a customer-user C and a user-supplier A and sharing them, and the fiscal data 15 of the respective customer- user C, with the artificial intelligence module 13 for the generation of an electronic invoice 18 of the supplier-user A and its sharing with the customer-user C.
Si specifica che ciascuna fattura elettronica 18 generata nel sistema secondo il trovato avrà formato .XML (in conformità con quanto previsto dalla vigente normativa) e potrà essere condivisa con almeno un soggetto scelto tra il clienteutente C attraverso il proprio account sul sistema, con i consulenti del tipo di commercialisti, fiscalisti e simili che si occupano del fornitore-utilizzatore A e/o del cliente-utente C, con l'ente preposto alla riscossione dei tributi, con il modulo di archiviazione 9 per la conservazione sostitutiva e simili. It is specified that each electronic invoice 18 generated in the system according to the invention will have .XML format (in compliance with the provisions of the current legislation) and can be shared with at least one subject chosen from customer C through his own account on the system, with consultants of the type of accountants, tax consultants and the like who deal with supplier-user A and / or customer-user C, with the body in charge of the collection of taxes, with the filing form 9 for substitutive conservation and the like.
L'applicazione 14 nella disponibilità del cliente-utente C potrò vantaggiosamente comprendere una schermata di interfaccia provvista di aree promozionali per servizi e prodotti di potenziale interesse per il cliente-utente C proposti da fornitori-utilizzatori A (anche differenti da quelli dai quali si serve abitualmente). The application 14 in the availability of the customer-user C can advantageously comprise an interface screen provided with promotional areas for services and products of potential interest for the customer-user C proposed by suppliers-users A (also different from those from which he uses habitually).
Un altro aspetto del presente trovato riguarda un'applicazione software per la facilitazione del processo di generazione e gestione delle fatture elettroniche 18 atta ad essere eseguita nel dispositivo secondo almeno una delle rivendicazioni precedenti comprendente istruzioni adatte a Another aspect of the present invention relates to a software application for facilitating the process of generating and managing electronic invoices 18 suitable for being carried out in the device according to at least one of the preceding claims comprising instructions suitable for
- visualizzare una lista di contenuti visualizzabili dall'utente-cliente C. Tali contenuti sono selezionabili tra la richiesta di una fattura elettronica 18 da parte di un predefinito fornitore-utilizzatore A, l'elenco dei fornitori-utilizzatori A di specifici servizi e/o prodotti, gli indici di apprezzamento di ciascun fornitore-utilizzatore A rilasciati da precedenti clienti-utenti C, la quantità di transazioni commerciali di ciascun fornitore-utilizzatore A in merito ad uno specifico prodotto e/o servizio, il costo orientativo dello stesso, e simili; - display a list of contents that can be viewed by the user-customer C. These contents can be selected from the request for an electronic invoice 18 by a predefined supplier-user A, the list of supplier-users A of specific services and / or products, the appreciation indices of each supplier-user A released by previous customers-users C, the quantity of commercial transactions of each supplier-user A regarding a specific product and / or service, the approximate cost of the same, and the like ;
- erogare un contenuto sulla base di una scelta effettuata dall'utente-cliente C. - deliver content based on a choice made by the user-customer C.
In particolare quando il contenuto richiesto dall'utente-cliente C sia l'emissione di una fattura elettronica 18 si renderà necessario richiedere l'immissione dell'importo della transazione commerciale e l'identificazione del fornitore-utilizzatore A, condividere con tale fornitore-utilizzatore A i dati fiscali del cliente-utente C e l'importo della transazione commerciale. Sulla base di questa informazioni il sistema secondo il trovato sarà in grado di emettere una fattura elettronica 18 del fornitoreutilizzatore A al cliente-utente C. In particular, when the content requested by the user-customer C is the issuance of an electronic invoice 18 it will be necessary to request the entry of the amount of the commercial transaction and the identification of the supplier-user A, to share with this supplier-user A the tax information of the customer-user C and the amount of the commercial transaction. On the basis of this information, the system according to the invention will be able to issue an electronic invoice 18 from supplier-user A to customer-user C.
Dal punto di vista del funzionamento, il metodo secondo il trovato si basa su 3 componenti fondamentali: From the point of view of operation, the method according to the invention is based on 3 fundamental components:
• sistema di gestione elettronica documentale; • electronic document management system;
• sistema gestionale per il ciclo attivo collegato con applicazioni per i clienti C degli esercenti A; • management system for the active cycle connected with applications for customers C of merchants A;
• sistema di analisi economica di bilancio. • economic budget analysis system.
Grazie a questi elementi funzionali ed alla analisi semantica e qualitativa dei dati contenuti nei documenti B (in particolare su ogni fattura), effettuata da un modulo di Intelligenza artificiale 13, il metodo 1 è occuparsi del controllo e della gestione di: Thanks to these functional elements and to the semantic and qualitative analysis of the data contained in documents B (in particular on each invoice), carried out by an Artificial Intelligence module 13, method 1 is concerned with the control and management of:
a. marketing e vendite (marketplace con valutazione prodotti e forniture) to. marketing and sales (marketplace with product and supply evaluation)
b. integrazione con consumer (applicazioni per esercenti) b. integration with consumers (applications for merchants)
c. ciclo acquisto: dall’ordine al pagamento (Order-To-Cash) c. purchase cycle: from order to payment (Order-To-Cash)
d. gestione cassa aziendale d. company cash management
e. gestione compliance documentale (processo di certificazione con conservazione sostitutiva) And. document compliance management (certification process with substitutive conservation)
f. gestione contabilità generale (integrazione con il flusso di lavoro del commercialista) f. general ledger management (integration with the accountant's workflow)
g. gestione contabilità analitica g. analytical accounting management
h. strumenti decisori (analisi economica, controllo di gestione) h. decision-making tools (economic analysis, management control)
i. factoring (valutazione del rischio creditizio per banca e factor) the. factoring (credit risk assessment by bank and factor)
Nello schema rappresentato in figura 4 si evidenzia come la copertura funzionale del metodo 1 impatti su tutti i livelli delle attività aziendali con la sola eccezione della produzione. The diagram shown in figure 4 shows how the functional coverage of method 1 impacts on all levels of company activities with the sole exception of production.
Va rilevato che svolgerà un ruolo di primaria importanza il documento B denominato fattura elettronica 18, in quanto sarà un contenitore di dati strutturati analizzabili ed elaborabili per coprire le differenti necessità funzionali ed informative dei vari livelli. It should be noted that document B called electronic invoice 18 will play a role of primary importance, as it will be a container of structured data that can be analyzed and processed to cover the different functional and information needs of the various levels.
Il metodo 1 secondo il trovato aggiunge agli oggetti funzionali alcuni processi logici e decisionali gestiti da un modulo di intelligenza artificiale 13. The method 1 according to the invention adds to the functional objects some logical and decision-making processes managed by an artificial intelligence module 13.
Il contenitore delle informazioni è sempre il documento fattura (in particolare la fattura elettronica 18), poiché è il documento B che, anche dal punto di vista formale, certifica la cessione di un bene/servizio, il suo prezzo, il credito/debito IVA, le date ed i metodi di incasso/pagamento, il tipo di costo/ricavo. The container of the information is always the invoice document (in particular the electronic invoice 18), since it is document B which, even from a formal point of view, certifies the sale of a good / service, its price, the VAT credit / debit. , the dates and methods of collection / payment, the type of cost / revenue.
Inoltre i dati sono sempre resi disponibili sia al fornitore A (che è l’emittente fattura), sia al cliente C, il quale è invitato dal cliente C a collegarsi alla piattaforma per consultarli. Furthermore, the data are always made available both to supplier A (who is the invoice issuer) and to customer C, who is invited by customer C to connect to the platform to consult them.
Questi dati vengono elaborati per fornire informazioni e servizi a tutti gli attori coinvolti nel processo di acquisto/cessione di un bene/servizio: These data are processed to provide information and services to all the players involved in the process of purchasing / selling a good / service:
a. cliente C; to. customer C;
b. fornitore A (oppure F); b. supplier A (or F);
c. amministrazione finanziaria; c. financial administration;
d. consulenti e commercialisti; d. consultants and accountants;
e. istituti di credito; And. credit institutions;
f. società di factoring; f. factoring company;
g. società di valutazione rating commerciale. g. commercial rating rating company.
Il flusso di lavoro prevede come primo passo l’emissione di una fattura. L’emissione della fattura è stata resa particolarmente agevole per invogliare anche chi potrebbe ammettere una semplice ricevuta fiscale ad utilizzare il documento fattura. The workflow involves the issuance of an invoice as a first step. The issuance of the invoice has been made particularly easy to entice even those who could admit a simple receipt to use the invoice document.
In ogni modo, la fattura gestita sul sistema può essere elettronica o analogica. In any case, the invoice managed on the system can be electronic or analog.
Viene emessa dal sistema gestionale della piattaforma o caricata sul sistema documentale (se analogica). It is issued by the platform management system or uploaded to the document system (if analogue).
Se il documento è analogico, il modulo di Computer Vision 3 analizza il documento B per verificare che si tratti davvero di una fattura; se si tratta di una fattura, i moduli di OCR (Optical CharacterRecognition) 4 estraggono con una logica di "freeform data capture" (estrazione dei dati non posizionale, ma basata su analisi semantica del metadato, ricerca ed estrazione del dato correlato) i dati numerici del documento. If the document is analog, the Computer Vision 3 module analyzes document B to verify that it is indeed an invoice; if it is an invoice, the OCR (Optical Character Recognition) modules 4 extract the data with a "freeform data capture" logic (non-positional data extraction, but based on semantic analysis of the metadata, search and extraction of related data) numbers of the document.
Un secondo modulo OCR (sempre identificato con il numero 4 negli schemi allegati e disposto su un blocco in cascata rispetto al precedente modulo di rilevazione caratteri 4) effettua una indicizzazione "full text" tesa a rendere ricaricabile il documento utilizzando qualsiasi parola o numero in esso contenuto ed a rilevare i beni trasferiti o i servizi resi. A second OCR module (always identified with the number 4 in the attached diagrams and arranged on a cascade block with respect to the previous character detection module 4) performs a "full text" indexing aimed at making the document reloadable using any word or number in it content and to detect the transferred goods or services rendered.
Tutti i dati estratti sono inviati al modulo di intelligenza artificiale 13. All extracted data is sent to artificial intelligence module 13.
Se il documento è elettronico i dati sono semplicemente estratti ed inviati al modulo di intelligenza artificiale 13. If the document is electronic, the data are simply extracted and sent to the artificial intelligence module 13.
Il modulo di intelligenza artificiale 13 è stato programmato per essere in grado di effettuare alcune verifiche, effettuare calcoli e prendere decisioni sostanziali. The artificial intelligence module 13 has been programmed to be able to carry out some checks, make calculations and make substantial decisions.
Ogni verifica, calcolo o attività decisionale è verticale rispetto al destinatario del dato ed alla fase di processo. Each verification, calculation or decision-making activity is vertical with respect to the recipient of the data and the process phase.
Fase contabile (Accounting) 6 Accounting phase 6
I dati del documento sono analizzati ed elaborati per ottenere come output: The document data are analyzed and processed to obtain as output:
1. il conto di ricavo per l’emittente A 1. the revenue account for issuer A
2. il conto di costo per il ricevente C 2. the cost account for the recipient C
3. la corretta data per la detraibilità IVA 3. the correct date for VAT deductibility
4. la detraibilità IVA per il ricevente C 4. VAT deductibility for the recipient C
5. le scadenze di pagamento 5. payment deadlines
6. gli importi delle scadenze 6. the amounts of the due dates
Tali dati sono destinati a: These data are intended for:
1. emittente; 1. issuer;
2. ricevente; 2. recipient;
3. commercialista dell’emittente; 3. accountant of the issuer;
4. commercialista del ricevente; 4. accountant of the recipient;
5. se la fattura è elettronica 18 e prodotta sul gestionale della piattaforma, il sistema di interscambio di SOGEI - Ag. Entrate. 5. if the invoice is electronic 18 and produced on the platform management system, the exchange system of SOGEI - Revenue Agency.
Le finalità di tali elaborazioni sono quelle tipiche degli adempimenti fiscali e contabili, inclusa la trasmissione/ricezione fattura elettronica A, attraverso il relativo sistema di interscambio 19, 21 33. The purposes of these processing are those typical of tax and accounting obligations, including the transmission / reception of electronic invoice A, through the relative interchange system 19, 21 33.
Fattura elettronica esercenti (vedere figura 3) Merchant electronic invoice (see figure 3)
Un caso particolare è l’emissione di una fattura da parte di un esercente A. In questa ipotesi il metodo prevede l’utilizzo di una applicazione 14 che il cliente C scarica ma che è direttamente collegata al suo account sulla piattaforma. In questo modo l’applicazione 14 già contiene tutti i dati fiscali del cliente C (che li dovrà inserire in fase di iscrizione/registrazione 15). A special case is the issue of an invoice by a merchant A. In this case, the method involves the use of an application 14 that customer C downloads but which is directly linked to his account on the platform. In this way, application 14 already contains all the tax data of customer C (who must enter them during registration / registration 15).
Nel momento in cui questi si reca, ad esempio, da un benzinaio si limiterà a digitare nell’applicazione 14 l’importo del rifornimento 16 ed ad inquadrare 17 un QR code che sarà sulla pompa del carburante. When he goes, for example, to a gas station, he will simply type in the application 14 the amount of the refueling 16 and frame 17 a QR code that will be on the fuel pump.
Tale gesto metterà in relazione l’acquirente C ed il benzinaio A, il quale si troverà immediatamente una proposta di fattura 18 da validare (fasi di verifica 23 e 24) destinata a chi ha inquadrato il suo QR code. This gesture will link buyer C and gas station attendant A, who will immediately find an invoice proposal 18 to be validated (verification phases 23 and 24) intended for those who have framed their QR code.
Gestione Pagamenti/Incassi (Factoring) 7 Payment / Collection Management (Factoring) 7
In questa fase i dati del documento B sono elaborati per valutare la probabilità che la fattura 18 non sia saldata nei termini concordati. Il sistema effettua una comparazione tra codice ATECO cliente C e codice ATECO fornitore A, verifica l’oggetto della cessione, analizza i siti web di cliente C e fornitore A allo scopo di verificare se si tratti di fornitura strategica o meno. La probabilità di insoluto aumenterà quanto sarà ritenuta meno strategica la fornitura. In this phase, the data of document B are processed to evaluate the probability that the invoice 18 will not be paid within the agreed terms. The system makes a comparison between ATECO customer C code and ATECO supplier A code, verifies the object of the sale, analyzes the websites of customer C and supplier A in order to verify whether it is a strategic supply or not. The likelihood of default will increase the less strategic the supply is deemed.
Tali informazioni confluiscono nella gestione del flusso di cassa del cliente C e del fornitore A e la finalità è duplice: valutazione del rischio creditizio, gestione del flusso di cassa. This information flows into the cash flow management of customer C and supplier A and the purpose is twofold: credit risk assessment, cash flow management.
I dati sono destinati a: The data is intended for:
1. emittente A, 1. issuer A,
2. ricevente C, 2. receiver C,
3. istituti bancari, 3. banking institutions,
4. società di rating creditizio, 4. credit rating company,
5. società di factoring, 5. factoring company,
6. consulenti del cliente C e del fornitore A. 6. consultants of client C and supplier A.
Gli istituti bancari e le società di factoring possono anche immettere fatture nel sistema per conto dei loro clienti con lo scopo di effettuare la valutazione di cui sopra. Banking institutions and factoring companies can also enter invoices into the system on behalf of their customers for the purpose of carrying out the above valuation.
MarketPlace 8 MarketPlace 8
In questa fase è analizzato il corpo della fattura 18 per estrarre il bene o servizio ceduti ed il loro prezzo. Pero ogni bene/servizio è alimentato un contatore che conta la quantità dei beni/servizi ceduti, il numero di clienti a cui si sono ceduti e la ripetitività della fornitura. In this phase the body of the invoice 18 is analyzed to extract the sold good or service and their price. However, each good / service is fed a counter that counts the quantity of goods / services sold, the number of customers to whom they have been sold and the repetitiveness of the supply.
Queste informazioni concorrono a formare un catalogo prodotti/servizi che indica: This information contributes to form a product / service catalog which indicates:
1. prezzo medio per fornitore; 1. average price per supplier;
2. totale vendite; 2. total sales;
3. numero di clienti che hanno acquistato il prodotto; 3. number of customers who have purchased the product;
4. racing fornitura, che mette in relazione le quantità con il numero di forniture ripetitive (più la fornitura è ripetitiva, maggiore si suppone la soddisfazione del cliente, migliore è il racing del fornitore). 4. supply racing, which relates quantities to the number of repetitive supplies (the more repetitive the supply, the greater the customer's satisfaction, the better the supplier's racing).
Il catalogo così realizzato può validamente essere presentato a tutti gli utenti della piattaforma, inclusi gli utenti dell’applicazione per smartphone ed altri dispositivi equivalenti. The catalog thus created can be validly presented to all users of the platform, including users of the smartphone application and other equivalent devices.
Ogni soggetto interessato può richiedere informazioni e stabilire un contatto diretto con il possibile fornitore. Any interested party can request information and establish direct contact with the possible supplier.
Certificazione documenti (Compliance) 9 Document certification (Compliance) 9
Ogni documento elettronico, perché possa essere validamente opponibile a terzi, deve subire un processo stabilito dalla legge e chiamato conservazione sostitutiva. Every electronic document, in order to be validly enforceable against third parties, must undergo a process established by law and called substitutive conservation.
Il processo, le tempistiche e le modalità sono stabilite dalla legge, ma dipendono anche dal tipo di documento e dai dati presenti sullo stesso documento. The process, timing and methods are established by law, but also depend on the type of document and the data present on the same document.
In questa fase il modulo di intelligenza artificiale 13 utilizza i dati già rilevati per creare le stringhe di informazioni e/o gli specifici file da riversare nell'archivio di conservazione sostitutiva. In this phase, the artificial intelligence module 13 uses the data already detected to create the information strings and / or the specific files to be transferred to the replacement storage archive.
Automatismi software provvedono a far scattare i processi di firma digitale e marcatura temporale. Cash Flow 23 Software automatisms trigger the digital signature and time stamping processes. Cash Flow 23
I dati relativi a pagamenti ed incassi possono essere proiettati nel futuro e integrati con: The data relating to payments and collections can be projected into the future and integrated with:
A. informazioni manuali riguardanti le fatture da emettere/ricevere; A. manual information regarding the invoices to be issued / received;
B. informazioni manuali riguardanti i saldi banca; C. informazioni manuali riguardanti i costi dipendenti; B. manual information regarding bank balances; C. manual information regarding dependent costs;
D. informazioni calcolate dal sistema per il pagamento di IVA. D. information calculated by the system for the payment of VAT.
Tali dati sono presentati a cliente C e fornitore A, ma possono essere resi disponibili (previa autorizzazione o cancellazione dei dati sensibili e protetti dalla normativa sulla privacy) a istituti di credito e consulenti del cliente C e fornitore A. These data are presented to customer C and supplier A, but can be made available (subject to authorization or deletion of sensitive data and protected by privacy legislation) to credit institutions and consultants of customer C and supplier A.
Controllo di gestione e sistema decisionale (Internal Auditing) 30 Management control and decision-making system (Internal Auditing) 30
I dati delle fatture 18 e gli altri dati rilevati dai documenti B sono proposti all’utente con alcuni TAG (etichette virtuali identificative). The data of the invoices 18 and the other data detected by the B documents are offered to the user with some TAGs (virtual identification labels).
Ogni TAG rappresenta un conto di contabilità analitica suggerito dal modulo di intelligenza artificiale 13. I dati identificati da uno specifico TAG e tutte le altre informazioni raccolte durante le varie elaborazioni sono organizzati secondo lo schema di bilancio previsto dalla IV Direttiva ed analizzati secondo alcuni basilari indicatori economici e finanziari: Each TAG represents an analytical accounting account suggested by the artificial intelligence module 13. The data identified by a specific TAG and all the other information collected during the various elaborations are organized according to the budget scheme envisaged by the IV Directive and analyzed according to some basic indicators economic and financial:
1. CVR: indice che esprime l'incidenza di tutti i costi diretti sostenuti per ottenere i prodotti e/o i servizi disponibili per la vendita. Esso viene calcolato ed espresso in termini percentuali sul totale di Ricavi delle Vendite. E' soggetto a notevoli variazioni a seconda del settore economico preso in considerazione. 1. CVR: index that expresses the incidence of all direct costs incurred to obtain the products and / or services available for sale. It is calculated and expressed as a percentage of the total sales revenue. It is subject to considerable variations depending on the economic sector taken into consideration.
2. OFR (Oneri Finanziari / Ricavi): indice che esprime in termini percentuali l'incidenza dei costi di Reperimento dei Mezzi Finanziari di terzi, cioè l'indebitamento, sui ricavi delle vendite. 2. OFR (Financial Expenses / Revenues): index that expresses in percentage terms the incidence of the costs of sourcing third-party financial means, ie debt, on sales revenues.
3. RNR(Utile Netto / Ricavi): indice che esprime, in termini percentuali, la Redditività Totale Netta dei Ricavi delle Vendite. 3. RNR (Net Profit / Revenues): index which expresses, in percentage terms, the Total Net Profitability of Sales Revenues.
4. IBEP (Break Even Point): indice che esprime il punto di pareggio (break even point o break even, abbreviato in BEP), si tratta di un valore che indica la quantità, espressa in volumi di produzione o fatturato, di prodotto venduto necessaria a coprire i costi precedentemente sostenuti, al fine di chiudere il periodo di riferimento senza profitti né perdite. 4. IBEP (Break Even Point): index that expresses the break even point (break even point or break even, abbreviated to BEP), it is a value that indicates the quantity, expressed in production volumes or turnover, of product sold necessary to cover the costs previously incurred, in order to close the reference period without profits or losses.
5. ROCE (Return On Capital Employed): indice che esprime il rendimento del capitale investito, comunemente noto con l'acronimo inglese ROCE (return on capital employed), si tratta di un indice economico dell'efficienza e la redditività degli investimenti dei capitali di un'azienda. Fornisce delle informazioni su come un'azienda sta utilizzando i capitali per generare il reddito. 5. ROCE (Return On Capital Employed): index that expresses the return on capital invested, commonly known by the English acronym ROCE (return on capital employed), it is an economic index of the efficiency and profitability of capital investments of a company. It provides information on how a company is using the capital to generate income.
6. ROE (Return On Equity): indice che esprime il rapporto tra il reddito netto ed il patrimonio netto (comprensivo dell’utile o della perdita dell’esercizio) dell’azienda. Esprime in misura sintetica la redditività, ovvero l’attitudine dell’azienda a coprire i costi con i ricavi, e la remunerazione del capitale proprio. 6. ROE (Return On Equity): index that expresses the ratio between the net income and the shareholders' equity (including profit or loss for the year) of the company. It summarizes profitability, or the company's ability to cover costs with revenues, and the return on equity.
7. ROI (Return On Investment): indice che esprime il rapporto tra il reddito operativo e il totale dell’attivo. Esprime il rendimento degli investimenti, indipendentemente dalle modalità del finanziamento della gestione, ovvero la redditività caratteristica del capitale investito, ove per redditività caratteristica si intende quella al lordo della gestione finanziaria, delle poste straordinarie e della pressione fiscale. 7. ROI (Return On Investment): index that expresses the ratio between operating income and total assets. It expresses the return on investments, regardless of how the management is financed, or the characteristic profitability of the invested capital, where by characteristic profitability we mean that gross of financial management, extraordinary items and tax burden.
8. ROS (Return On Sale): indice che esprime il rapporto tra la differenza tra valore e costi della produzione e i ricavi delle vendite. Esprime la capacità dell’azienda di produrre profitto dalle vendite. 8. ROS (Return On Sale): index that expresses the ratio between the difference between production value and costs and sales revenues. It expresses the company's ability to produce profit from sales.
9. MTE (Margine di Tesoreria): indice che esprime la misura in valore assoluto della capacità dell’azienda di finanziare le passività a breve con le attività a breve, senza considerare le rimanenze finali. Permette di valutare se l’azienda è in condizioni di equilibrio monetario. 9. MTE (Treasury Margin): index that expresses the absolute value of the company's ability to finance short-term liabilities with short-term assets, without considering final inventories. It allows you to assess whether the company is in conditions of monetary equilibrium.
10. ROD (Return On Debt): indice che esprime il costo del capitale di debito, indica la onerosità del capitale preso a prestito da terzi. 10. ROD (Return On Debt): index that expresses the cost of debt capital, indicates the cost of capital borrowed from third parties.
Gestione Documentale (document management) 31 Tutti i documenti B che confluiscono nella piattaforma sono indicizzati prima dai moduli OCR 4. Tale indice viene arricchito di tutte le informazioni che sono via via generate durante le varie fasi del processo. Document management 31 All the B documents that flow into the platform are indexed first by the OCR 4 modules. This index is enriched with all the information that is gradually generated during the various stages of the process.
I documenti B ricevuti dalla piattaforma sono ricercabili con un motore di ricerca che lavora con parole chiave o sequenza di parole chiave sull’indice full text che è stato in precedenza generato dai moduli OCR 4. The B documents received from the platform are searchable with a search engine that works with keywords or a sequence of keywords on the full text index that was previously generated by the OCR 4 modules.
Condivisione documenti (DocumentSharing) 32 Obiettivo di questa funzione applicativa è rendere immediatamente disponibili tutti i documenti necessari ad un determinato scopo come, ad esempio, l’apertura di un conto corrente bancario. I documenti necessari all’apertura di un contratto di conti corrente, conosciuti a priori dalla piattaforma, vengono rintracciati automaticamente, impacchettati in un unico fascicolo informatico ed inviati via email al destinatario; nel caso dell’esempio al funzionario di banca, con enorme risparmio di tempo per colui che deve produrre e colui che deve raccogliere documenti. Document Sharing (DocumentSharing) 32 The objective of this application function is to make all the documents necessary for a specific purpose immediately available, such as, for example, opening a bank account. The documents required for opening a current account contract, known a priori by the platform, are automatically tracked, packaged in a single computer file and sent via email to the recipient; in the case of the example to the bank official, with enormous time savings for the one who has to produce and the one who has to collect documents.
Il metodo ed il sistema secondo il trovato operano preferibilmente su una piattaforma in cloud. Sulla piattaforma sono concentrati tutti i dati di tutti gli utenti. The method and the system according to the invention preferably operate on a cloud platform. All the data of all users are concentrated on the platform.
La piattaforma in tal caso può essere sviluppata in linguaggio Microsoft .NET, ed opera in ambiente "application server Microsoft Internet Information Server", la stessa inoltre conserva i dati su database Microsoft SQL Server. In this case, the platform can be developed in Microsoft .NET language, and operates in a "Microsoft Internet Information Server application server" environment, which also stores data on a Microsoft SQL Server database.
Lo sviluppo ha previsto 3 layer applicativi: The development involved 3 application layers:
A. database; A. database;
B. businesslogic; B. businesslogic;
C. frontend. C. frontend.
La business logic è centralizzata e gestita interamente lato server; sul frontend non è stata sviluppata alcuna logica applicativa, intendendosi il layer esclusivamente come interfaccia utente. Il client è un qualsiasi browser internet, il frontend visualizzato dialoga con la business logic grazie ad un sistema di API RESTFUL. Questo rende la piattaforma aperta e consente l’interazione con terze parti, es. applicazioni dei factor, degli istituti bancari, ecc. The business logic is centralized and managed entirely on the server side; no application logic has been developed on the frontend, the layer being intended exclusively as a user interface. The client is any internet browser, the frontend displayed communicates with the business logic thanks to a RESTFUL API system. This makes the platform open and allows interaction with third parties, eg. applications of factors, banks, etc.
Vantaggiosamente il presente trovato risolve i problemi esposti in precedenza, proponendo un metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale che sia semplice e che non richieda al soggetto coinvolto di apprendere ed eseguire operazioni complicate e di lunga esecuzione. Advantageously, the present invention solves the problems described above, proposing a method for preparing, managing and sharing tax documentation that is simple and does not require the person involved to learn and perform complicated and long-lasting operations.
Positivamente il metodo secondo il trovato permette una maggiore fruibilità dei dati per una loro elaborazione a scopi statistici, commerciali, promozionali, nonché per l'elaborazione di stime e proiezioni. Positively, the method according to the invention allows greater usability of the data for their processing for statistical, commercial, promotional purposes, as well as for the processing of estimates and projections.
Convenientemente il metodo secondo il trovato facilita l'inserimento dei dati fiscali di ogni nuovo cliente C. Conveniently, the method according to the invention facilitates the insertion of the tax data of each new customer C.
Validamente il metodo per la preparazione, gestione e condivisione di documentazione fiscale risulta essere di relativamente semplice realizzazione pratica e di costi contenuti: tali caratteristiche rendono il metodo, il sistema e l'applicazione secondo l'invenzione e di sicura applicazione. The method for the preparation, management and sharing of fiscal documentation is validly of relatively simple practical implementation and low costs: these characteristics make the method, system and application according to the invention safe to apply.
Il trovato, così concepito, è suscettibile di numerose modifiche e varianti tutte rientranti nell’ambito del concetto inventivo; inoltre, tutti i dettagli potranno essere sostituiti da altri elementi tecnicamente equivalenti. The invention, thus conceived, is susceptible of numerous modifications and variations, all of which are within the scope of the inventive concept; moreover, all the details can be replaced by other technically equivalent elements.
Negli esempi di realizzazione illustrati singole caratteristiche, riportate in relazione a specifici esempi, potranno essere in realtà intercambiate con altre diverse caratteristiche, esistenti in altri esempi di realizzazione. In the illustrated embodiments, individual characteristics, reported in relation to specific examples, may actually be interchanged with other different characteristics, existing in other embodiments.
In pratica i materiali impiegati, nonché le dimensioni, potranno essere qualsiasi secondo le esigenze e lo stato della tecnica. In practice, the materials used, as well as the dimensions, may be any according to the requirements and the state of the art.
Claims (10)
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| IT102018000006532A IT201800006532A1 (en) | 2018-06-21 | 2018-06-21 | METHOD FOR THE PREPARATION, MANAGEMENT AND SHARING OF FISCAL DOCUMENTATION |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| IT102018000006532A IT201800006532A1 (en) | 2018-06-21 | 2018-06-21 | METHOD FOR THE PREPARATION, MANAGEMENT AND SHARING OF FISCAL DOCUMENTATION |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| IT201800006532A1 true IT201800006532A1 (en) | 2019-12-21 |
Family
ID=63834364
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
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| IT102018000006532A IT201800006532A1 (en) | 2018-06-21 | 2018-06-21 | METHOD FOR THE PREPARATION, MANAGEMENT AND SHARING OF FISCAL DOCUMENTATION |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| IT (1) | IT201800006532A1 (en) |
Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US20120109792A1 (en) * | 2010-10-28 | 2012-05-03 | Intuit Inc. | Instant tax return preparation |
| US20140244456A1 (en) * | 2013-02-28 | 2014-08-28 | Intuit Inc. | Tax document imaging and processing |
-
2018
- 2018-06-21 IT IT102018000006532A patent/IT201800006532A1/en unknown
Patent Citations (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US20120109792A1 (en) * | 2010-10-28 | 2012-05-03 | Intuit Inc. | Instant tax return preparation |
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