FR3019342A1

FR3019342A1 - TRANSFER OF ACCOUNTING DIGITAL INFORMATION

Info

Publication number: FR3019342A1
Application number: FR1452520A
Authority: FR
Original assignee: In Momentum
Current assignee: In Momentum
Priority date: 2014-03-25
Filing date: 2014-03-25
Publication date: 2015-10-02
Also published as: FR3019343A1

Abstract

La présente invention concerne un système de numérisation et de transfert d'informations comptables, dans lequel on implante au sein d'une entité des moyens de numérisation de documents comptables en fichiers numériques de ladite entité et on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication ; on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins un chemin d' accès sécurisé au travers dudit réseau vers un espace de traitement alloué sur un serveur distant, caractérise en ce que lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issu de la numérisation d'un document comptable ; on enregistre localement ledit identifiant ; on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant ; à la réception de chaque fichier et de son identifiant, on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception et ledit identifiant est supprimé localement.The present invention relates to a system for digitizing and transferring accounting information, in which an entity for digitizing accounting documents in digital files of said entity is implanted within an entity and said digitization means are connected to a data network. communication; at least one secure path through said network is configured on said scanning means to a processing space allocated on a remote server, characterized in that said scanning means generate a unique identifier applied to each digital file derived from the digitization of an accounting document; locally registering said identifier; transferring from said scanning means to said server via said path each file and its identifier; upon receipt of each file and its identifier, said file is recorded within said processing space and an acknowledgment is sent in the opposite direction and said identifier is deleted locally.

Description

La présente invention entre dans le domaine de traitement et de la transmission numériques d'informations. L'invention concerne particulièrement un système de numérisation et de transfert d'informations comptables.The present invention falls within the field of digital processing and transmission of information. The invention particularly relates to a system for digitizing and transferring accounting information.

La présente invention trouvera une application préférentielle, mais aucunement limitative, dans l'échange numérique d'informations comptables. De manière connue, une entreprise ou une personne morale a l'obligation d'effectuer un suivi comptable de ses activités. Ces entités font alors appel des spécialistes en comptabilité, sous forme d'un service spécialisé en interne ou, plus fréquemment pour des structures de petites et moyennes tailles, à des cabinets spécialisés, comme des cabinets d'experts- comptables. Auparavant, les informations étaient intégralement transmises au format papier. Actuellement, avec l'avancée des technologies de numérisation et de transfert de données numériques, les informations peuvent être transmises par voie numérique, par l'intermédiaire de réseaux de communication. Une solution largement répandue consiste à implanter un dispositif de numérisation, tel un scanner ou un télécopieur, connecté à un terminal, comme un ordinateur. Une telle implantation nécessite l'installation sur ledit terminal d'un logiciel permettant de gérer ledit dispositif de numérisation, à savoir un pilote (ou « driver »). Cette installation peut devenir fastidieuse lors de l'implantation aux niveaux de plusieurs terminaux. Ensuite, lors de la numérisation d'un document, il est nécessaire à l'utilisateur d'effectuer un nommage du fichier résultant de cette numérisation, à savoir le document scanné. Cette opération s'effectue manuellement, entraînant des risques d'erreur de nommage, voire de générer des doublons. Enfin, la transmission s'effectue par envoi, manuellement, 35 par exemple par voie électronique, au moyen d'un courrier électronique ou d'une connexion à un serveur distant. Dans le premier cas, l'expéditeur comme le destinataire doivent enregistrer ou copier manuellement les fichiers reçus, entrainant encore une fois des risques d'erreur. Dans le second cas, la connexion audit serveur nécessite une identification de l'utilisateur, voire une authentification, générant des étapes fastidieuses et les problèmes de sécurité y relatifs. En outre, un tel système ne garantit pas l'exhaustivité des informations transmises, en grande partie en raison d'une intervention humaine. Dès lors, des documents scannés peuvent ne pas parvenir à l'expert, engendrant un défaut dans la comptabilité ou dans ses pièces justificatives. De plus, la sécurité et la confidentialité de ce type de transmission est limitée, surtout dans le cas d'une transmission par courrier électronique, ne permettant que 15 difficilement d'obtenir un niveau de sécurité élevé. De façon connexe, la qualité de la numérisation n'est pas vérifiée, générant des fichiers non exploitables par l'expert qui requiert alors une nouvelle numérisation et sa transmission, résultant en une opération redondante. 20 Par ailleurs, dans le cas présent spécifique de la comptabilité, les documents scannés doivent être rattachés manuellement à une écriture comptable, que ce soit du côté de l'entité émettrice ou de l'expert, tâche encore une fois fastidieuse et susceptible de générer des erreurs. 25 Une solution alternative réside dans un traitement automatisé, après une étape de raffinage de l'image numérisée des documents. Ce traitement consiste en une reconnaissance de caractères effectué par une application logicielle, afin de 30 générer automatiquement un journal d'écritures comptables. Si cette solution permet d'automatiser une partie du processus, elle reste toutefois limitée à un format spécifique de documents, à savoir les factures d'achats et de ventes. Elle ne permet aucunement de traiter d'autres documents, comme les 35 relevés bancaires, les journaux de paie ou toute autre opération comptable.The present invention will find preferential, but in no way limiting, application in the digital exchange of accounting information. In a known manner, a company or a legal person is obliged to carry out an accounting follow-up of its activities. These entities then call on accounting specialists, either in the form of an in-house specialized service or, more frequently for small and medium-sized organizations, specialized firms such as accounting firms. Previously, the information was fully transmitted in paper format. Currently, with the advance of digitization and digital data transfer technologies, information can be transmitted digitally via communication networks. A widely used solution is to implement a scanning device, such as a scanner or fax machine, connected to a terminal, such as a computer. Such an implementation requires the installation on said terminal of a software for managing said scanning device, namely a driver (or "driver"). This installation can become tedious when implementing at multiple terminals. Then, when scanning a document, it is necessary for the user to naming the file resulting from this scan, namely the scanned document. This operation is done manually, leading to risks of naming errors, or even to generate duplicates. Finally, the transmission is done by sending, manually, for example electronically, by means of an electronic mail or a connection to a remote server. In the first case, both the sender and the recipient must manually save or copy the received files, again leading to the risk of error. In the second case, the connection to the server requires a user identification, or even an authentication, generating tedious steps and related security issues. In addition, such a system does not guarantee the completeness of the information transmitted, largely due to human intervention. Therefore, scanned documents may not reach the expert, resulting in a defect in the accounts or in his vouchers. In addition, the security and confidentiality of this type of transmission is limited, especially in the case of an e-mail transmission, making it difficult to obtain a high level of security. In a related way, the quality of the scan is not verified, generating non-exploitable files by the expert which then requires a new scan and its transmission, resulting in a redundant operation. Furthermore, in the specific case of accounting, the scanned documents must be manually attached to an accounting entry, whether on the issuing entity or the expert side, a task that is once again tedious and capable of generating errors. An alternative solution lies in automated processing, after a step of refining the scanned image of the documents. This processing consists of a character recognition performed by a software application, in order to automatically generate a journal of accounting entries. While this solution automates part of the process, it is still limited to a specific document format, namely purchase and sales invoices. It does not allow any other documents to be processed, such as bank statements, payroll journals or any other accounting transaction.

De plus, la reconnaissance de texte n'apporte pas une fiabilité optimale, générant des erreurs dans ce traitement, qui oblige alors une intervention de contrôle par l'un des acteurs, à savoir l'entité ou l'expert. Sans cette intervention, l'outil devient une simple aide à l'automatisation de la saisie de ses factures d'achat et de vente. Dès lors, il est nécessaire de faire intervenir l'expert en interne au niveau de l'entité. Concrètement, il en résultera une intégration directement dans la comptabilité, de façon manuelle, des journaux d'opérations, afin que l'expert puisse prendre en considération ces informations. Cette intervention humaine génère encore une fois des risques non négligeables d'erreurs.In addition, the text recognition does not provide optimal reliability, generating errors in this treatment, which then requires a control intervention by one of the actors, namely the entity or the expert. Without this intervention, the tool becomes a simple help to automate the entry of its purchase and sale invoices. Therefore, it is necessary to involve the expert internally at the entity level. Concretely, this will result in a manual integration of the transaction logs into the accounts so that the expert can take this information into consideration. This human intervention again generates significant risks of errors.

Ainsi, les solutions connues présentent de nombreux inconvénients, auquel s'ajoutent des délais pour permettre aux entités d'accéder à leurs données comptables qui résultent d'un travail de l'expert, comme par exemple les états financiers ou les liasses fiscales. De façon connexe, les solutions informatiques sont développées et déployées par des spécialistes en informatique, ne détenant pas les autorisations réglementaires dans le cadre spécifique de la comptabilité, enlevant toute accréditation officielle et légale au travail ainsi réalisé. La présente invention a pour but de pallier les inconvénients de l'état de la technique, en proposant une solution permettant à une entité de transmettre ses pièces comptables à l'expert de façon dématérialisée, en réduisant les manipulations et, ainsi, limitant les risques d'erreurs. L'invention permet de garantir la traçabilité et la sécurisation de la transmission des données numérisées, depuis l'envoi par l'entité jusqu'à la réception par l'expert, mais aussi au long des différents traitements qui leurs sont appliqués.Thus, known solutions have many drawbacks, plus delays to allow entities to access their accounting data that result from the work of the expert, such as financial statements or tax packages. In a related way, IT solutions are developed and deployed by IT specialists, who do not hold the regulatory authorizations in the specific context of accounting, removing all official and legal accreditation to the work thus carried out. The present invention aims to overcome the disadvantages of the state of the art, by proposing a solution allowing an entity to transmit its accounting documents to the expert in a dematerialized manner, reducing the manipulations and, thus, limiting the risks errors. The invention makes it possible to guarantee the traceability and the security of the transmission of the digitized data, from the sending by the entity until the reception by the expert, but also throughout the various treatments that are applied to them.

L'invention permet encore d'accélérer le traitement des informations, afin de permettre au client d'accéder à sa comptabilité, tout en offrant un accès dématérialisé à toutes les pièces justificatives de ses écritures, directement en 5 ligne auprès du serveur distant, dans un délai raccourci. L'invention permet aussi de produire de façon transparente pour l'entité, tous les documents entrant dans l'activité réglementée de production comptable réservée à un membre de l'Ordre des experts comptables. 10 Pour ce faire, la présente invention concerne un système de numérisation et de transfert d'informations comptables, dans lequel : - on implante au sein d'une entité des moyens de 15 numérisation de documents comptables en fichiers numériques de ladite entité et on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication ; - on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins un chemin d'accès sécurisé au travers dudit réseau vers un 20 espace de traitement alloué sur un serveur distant. Un tel système se caractérise en ce que : - lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issue de la numérisation d'un document comptable ; 25 - on enregistre localement ledit identifiant ; - on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant ; - à la réception de chaque fichier et de son identifiant, 30 on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception et ledit identifiant est supprimé localement ; - on effectue le traitement comptable dudit fichier enregistré et on rattache les données ainsi traitées à au moins 35 une écriture comptable. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront de la description détaillée qui va suivre des modes de réalisation non limitatifs de l'invention. La présente invention concerne un système de numérisation 5 et de transfert d'informations comptables. Un tel système permet de numériser des documents comptables d'une entité, au format papier, pour les transformer en fichiers au format numériques, en vue de les transférer vers un spécialiste comptable, tel un expert, interne mais de 10 préférence externe à ladite entité. Pour ce faire, dans un tel système, on implante au sein de ladite entité des moyens de numérisation des documents comptables en fichiers numériques. Ces moyens de numérisation peuvent se présenter sous la forme d'un numériseur de document 15 ou scanneur, communément appelé « scanner ». Un tel scanner peut être intégré à un copieur ou télécopieur. De plus, on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication. Cette connexion s'effectue par l'intermédiaire de moyens de communication adaptés, comme une 20 carte dite « réseau ». En outre, ledit réseau peut être un réseau de télécommunication, de préférence informatique, interne et/ou externe à l'entité, comme Internet. Dès lors, lesdits moyens de communication intègrent les protocoles nécessaires pour l'envoi 25 et la réception de données au travers dudit réseau. Une fois cette infrastructure classique implantée au niveau de l'entité, on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins un chemin d'accès sécurisé au travers dudit réseau vers un espace de traitement alloué sur un serveur 30 distant. Ce serveur distant est implanté au niveau de ou accessible à l'expert, spécialiste comptable, chargé par l'entité de contrôler et traiter la comptabilité de ladite entité. La configuration du chemin d'accès consiste en une étape 35 de routage, dans laquelle un opérateur définit un ou plusieurs chemins au travers dudit réseau, pour l'envoi, mais aussi la réception, de données depuis les moyens de numérisation vers ledit serveur. Pour ce faire, la configuration dudit chemin s'effectue au moyen d'une application dédiée installée sur lesdits moyens de 5 numérisation. Une telle application permet de définir l'adresse de connexion et d'envoi dudit serveur, ainsi qu'un emplacement dans son arborescence de fichiers et dossiers, jusqu'audit espace de traitement alloué au sein de cette arborescence dudit serveur, notamment sous la forme d'un répertoire dédié à chaque 10 entité. En d'autres termes, chaque scanner fait nécessairement et de façon native l'objet d'une opération d'appairage qui consiste à lui indiquer quel sera le chemin de routage des fichiers numérisés envoyés pour les stocker sur le serveur dans 15 un répertoire de mise en attente du traitement Cette configuration dudit chemin permet de simplifier considérablement l'administration des différentes entités gérées par l'expert, tout en assurant la sécurisation et la traçabilité des envois. 20 A ce titre, la sécurité des échanges, en particulier des envois depuis les moyens de communication vers le serveur, est assurée par l'intermédiaire de protocoles de cryptage. Ce cryptage est préférentiellement opéré par une opération de chiffrement au moyen d'un algorithme à clé asymétrique de 25 type RSA. Avantageusement, le système selon l'invention se caractérise en ce que lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issu de la numérisation d'un document comptable. Cet identifiant 30 servira à assurer la traçabilité lors de l'envoi de son fichier. On notera que la génération dudit identifiant s'effectue par ladite application installée sur lesdits moyens de numérisation. 35 De plus, ledit identifiant est enregistré localement. Cet enregistrement s'opère sur lesdits moyens de numérisation. Il peut aussi comprendre ledit fichier lié audit identifiant. Cet enregistrement est provisoire, le temps d'être envoyé vers le serveur et que ce dernier confirme sa bonne réception. Ensuite, après numérisation du document et création du 5 fichier lié à son identifiant, on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant. A la réception de ces derniers, on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception. 10 Alors, ledit identifiant est supprimé localement. Si le fichier était aussi enregistré, il est alors aussi supprimé. En d'autres termes, lors de l'envoi chaque pièce comptable, le scanner génère un identifiant unique pour chaque envoi qu'il conserve en mémoire, jusqu'à recevoir l'accusé de 15 réception émis par le serveur. Ainsi, le scanner peut purger son journal d'envoi et ne tente pas le renvoi de la pièce jusqu'à réception de l'accusé de réception, garantissant l'exhaustivité de la transmission des pièces comptables, évitant les doublons. 20 Ainsi, la procédure mise en place est transparente pour l'utilisateur, gérant automatiquement l'envoi et assurant la bonne réception par le serveur. De plus, une interface spécifique et dédiée peut être mise en place. L'aide application embarqué au sein des moyens de 25 numérisation intègre dans sa configuration une affectation de boutons, réels ou virtuels, notamment tactiles, permettant de sélectionner le type de document à numériser et à envoyer. A titre d'exemple, un premier bouton peut servir à sélectionner la nature de la pièce envoyée, comme un document d'achat, de 30 vente ou divers, correspondant aux autres types de documents. Un second bouton peut permettre de faire l'envoi de la pièce concernée vers ledit espace de stockage alloué sur le serveur. En particulier, ledit espace peut être divisé en plusieurs sous-espaces, correspondant à chaque type de document numérisé. 35 Une fois le fichier reçu et stocké sur le serveur, au sein de l'espace alloué, on effectue le traitement comptable dudit fichier enregistré et on rattache les données ainsi traitées à au moins une écriture comptable.The invention also makes it possible to speed up the processing of the information, in order to allow the customer to access his accounts, while offering a dematerialized access to all the supporting documents of his writings, directly on line with the remote server, in a shortened time. The invention also makes it possible to produce, in a transparent manner for the entity, all the documents entering into the regulated accounting production activity reserved for a member of the Order of Chartered Accountants. To this end, the present invention relates to a system for digitizing and transferring accounting information, in which: - an entity is implanted in the entity with means for digitizing accounting documents in digital files of said entity and is connected to said digitizing means to a communication network; at least one secure path through said network is configured on said scanning means to a processing space allocated to a remote server. Such a system is characterized in that: said scanning means generate a unique identifier applied to each digital file resulting from the digitization of an accounting document; The said identifier is locally registered; - Transfer from said scanning means to said server via said path each file and its identifier; upon receipt of each file and its identifier, said file is recorded within said processing space and an acknowledgment is sent in the opposite direction and said identifier is deleted locally; the accounting treatment of said recorded file is carried out and the data thus processed are attached to at least one accounting entry. Other characteristics and advantages of the invention will emerge from the following detailed description of non-limiting embodiments of the invention. The present invention relates to a system for digitizing and transferring accounting information. Such a system makes it possible to digitize the accounting documents of an entity, in paper format, to transform them into files in digital format, with a view to transferring them to an accounting specialist, such as an expert, internal but preferably external to said entity. . To do this, in such a system, it implements within said entity means for digitizing accounting documents in digital files. These scanning means may be in the form of a document scanner or scanner, commonly referred to as a "scanner". Such a scanner can be integrated with a copier or fax machine. In addition, said digitizing means is connected to a communication network. This connection is effected by means of suitable communication means, such as a so-called "network" card. In addition, said network may be a telecommunication network, preferably a computer network, internal and / or external to the entity, such as the Internet. Therefore, said communication means include protocols necessary for sending and receiving data through said network. Once this conventional infrastructure has been implemented at the entity level, at least one secure path through said network is configured on said scanning means to a processing space allocated on a remote server. This remote server is located at or accessible to the expert, accounting specialist, charged by the entity to control and process the accounting of said entity. The configuration of the access path consists of a routing step, in which an operator defines one or more paths through said network, for sending, but also receiving, data from the digitizing means to said server. To do this, the configuration of said path is performed by means of a dedicated application installed on said scanning means. Such an application makes it possible to define the connection and sending address of said server, as well as a location in its tree of files and folders, until said processing space allocated within this tree of said server, in particular in the form of a directory dedicated to each entity. In other words, each scanner necessarily and natively is the object of a pairing operation which is to indicate to it what will be the routing path of the scanned files sent to store them on the server in a directory of putting the processing on hold This configuration of the path makes it possible to considerably simplify the administration of the various entities managed by the expert, while ensuring the security and traceability of the items. As such, the security of the exchanges, in particular the sending from the means of communication to the server, is ensured by means of encryption protocols. This encryption is preferably operated by an encryption operation by means of an asymmetric key algorithm of the RSA type. Advantageously, the system according to the invention is characterized in that said scanning means generate a unique identifier applied to each digital file resulting from the digitization of an accounting document. This identifier 30 will be used to ensure traceability when sending its file. Note that the generation of said identifier is performed by said application installed on said scanning means. In addition, said identifier is registered locally. This registration takes place on said digitizing means. It may also include said file linked to said identifier. This recording is temporary, the time to be sent to the server and the latter confirms its good reception. Then, after scanning the document and creating the file linked to its identifier, each file and its identifier are transferred from said scanning means to said server via said path. Upon receipt of the latter, it records said file within said processing space and is sent in reverse an acknowledgment. Then, said identifier is deleted locally. If the file was also saved, it is also deleted. In other words, when sending each accounting document, the scanner generates a unique identifier for each item that it stores in memory, until it receives the acknowledgment of receipt sent by the server. Thus, the scanner can purge its mailing log and does not attempt to return the document until receipt of the acknowledgment of receipt, ensuring the completeness of the transmission of accounting documents, avoiding duplicates. Thus, the procedure implemented is transparent to the user, managing the sending automatically and ensuring good reception by the server. In addition, a specific and dedicated interface can be set up. The embedded application aid within the digitization means includes in its configuration an assignment of buttons, real or virtual, in particular tactile, to select the type of document to be scanned and sent. For example, a first button may be used to select the nature of the item sent, such as a purchase, sale or miscellaneous document, corresponding to other types of documents. A second button can be used to send the concerned part to said storage space allocated on the server. In particular, said space can be divided into several subspaces, corresponding to each type of scanned document. Once the file has been received and stored on the server, within the allocated space, the accounting treatment of said recorded file is carried out and the data thus processed is linked to at least one accounting entry.

En particulier, ledit traitement comptable comprend des étapes préalables de calibrage de chaque fichier numérique. Ce calibrage permet d'affiner le fichier, notamment de type image, en vue du traitement des informations qu'il contient. Ce calibrage peut consister à un « raffinage » et, de façon non limitative, à une modification du contraste, un déparasitage, un redressement, notamment des caractères. On notera que ce calibrage peut être opéré au niveau dudit serveur ou de façon externalisée. Dans ce dernier cas, ledit fichier est transmis vers un serveur dédié, où il est calibré, avant d'être renvoyé vers ledit serveur, au sein du même espace ou bien d'un espace recevant tous les fichiers ainsi calibrés. Ensuite, le traitement comptable comprend une étape de reconnaissance des informations présentent au sein du fichier calibré. Cette reconnaissance vise tout particulièrement la détection des caractères, comme les lettres et les numéros. Cette reconnaissance s'effectue notamment par l'intermédiaire d'un logiciel dédié, de type « OCR » pour « Optical Character Recognition » (ou « ROC » pour Reconnaissance Optique de Caractères).In particular, said accounting treatment comprises preliminary steps of calibration of each digital file. This calibration makes it possible to refine the file, in particular of image type, with a view to processing the information it contains. This calibration may consist of a "refining" and, in a non-limiting manner, a modification of the contrast, deworming, straightening, including characters. Note that this calibration can be operated at said server or outsourced. In the latter case, said file is transmitted to a dedicated server, where it is calibrated, before being sent back to said server, within the same space or a space receiving all the files thus calibrated. Then, the accounting treatment includes a step of recognizing the information present within the calibrated file. This recognition is particularly aimed at detecting characters, such as letters and numbers. This recognition is carried out in particular by means of a dedicated software, of the "OCR" type for "Optical Character Recognition" (or "ROC" for Optical Character Recognition).

En particulier, ladite reconnaissance permet de détecter des informations spécifiques, comme des numéros de facturation, lié à chaque document numérisé, en vue de les lier avec l'écriture comptable correspondante. A ce titre, après calibrage et reconnaissance, ledit 30 traitement comptable comprend une étape de liaison dudit fichier avec au moins une écriture au sein d'une comptabilité. Cette dernière est gérée par un logiciel dédié. Ce dernier est implanté au niveau dudit serveur de l'expert ou bien sur un serveur de l'entité, accessible à distance via ledit réseau par 35 l'expert.In particular, said recognition makes it possible to detect specific information, such as billing numbers, related to each scanned document, in order to link them with the corresponding accounting entry. As such, after calibration and recognition, said accounting treatment comprises a step of linking said file with at least one writing within an accounting. The latter is managed by a dedicated software. The latter is implemented at the level of said expert's server or on a server of the entity, accessible remotely via said network by the expert.

L'étape de liaison consiste notamment à copier ledit fichier sur ledit serveur dédié à la comptabilité et à créer une relation avec l'écriture présente au sein dudit logiciel comptable.The linking step includes copying said file to said server dedicated to accounting and to create a relationship with the writing present within said accounting software.

Une fois cette liaison opérée, ledit fichier est supprimé de l'espace alloué sur ledit serveur, libérant sa mémoire. Toutefois, il est toujours accessible par l'intermédiaire de sa copie liée au logiciel comptable. En outre, ledit logiciel comptable intègre un gestionnaire 10 de base de données relationnelles. Il peut être commun ou proposé par ledit expert. De plus, ledit système peut intégrer un outil de supervision, permettant d'assurer le suivi du nombre de fichiers reçus, en cours de traitement comptable, en 15 particulier en attente de calibrage, déjà calibrés et en attente de reconnaissance, déjà reconnu et en attente de liaison et d'enregistrement comptable avec ledit logiciel comptable. Cet outil de supervision permet à l'expert de connaître en 20 temps réel l'état des fichiers de chaque entité. De plus, il peut donner accès à distance, par l'intermédiaire d'un portail dédié, audit expert et à ladite entité, qui peut alors vérifier en ligne l'état et l'avancement de sa comptabilité. Un tel portail est connecté audit réseau et accessible par 25 l'intermédiaire de tout type de terminal, notamment un terminal portable personnel, comme une tablette ou un téléphone intelligent (ou « smartphone »). Ainsi, le système selon l'invention permet de simplifier considérablement les étapes de numérisation et de transfert des 30 pièces comptables et leur enregistrement en relation avec l'écriture comptable correspondante au sein de la comptabilité de l'entité. Il permet surtout d'assurer un suivi et une traçabilité des envois, évitent toute perte d'information ou de création de 35 doublons préjudiciables.Once this link is operated, said file is deleted from the space allocated on said server, freeing its memory. However, it is still accessible through its copy linked to the accounting software. In addition, said accounting software integrates a relational database manager 10. It may be common or proposed by said expert. In addition, said system can integrate a monitoring tool, making it possible to track the number of files received, being processed, in particular pending calibration, already calibrated and awaiting recognition, already recognized and waiting for binding and accounting registration with said accounting software. This monitoring tool enables the expert to know in real time the status of the files of each entity. In addition, it can provide remote access, via a dedicated portal, audit expert and said entity, which can then check online status and progress of its accounting. Such a portal is connected to said network and accessible via any type of terminal, in particular a personal portable terminal, such as a tablet or a smartphone (or "smartphone"). Thus, the system according to the invention makes it possible to considerably simplify the steps of digitizing and transferring the accounting documents and their registration in relation to the corresponding accounting entry within the entity's accounting. Above all, it makes it possible to track and trace shipments, avoiding any loss of information or creating 35 harmful duplicates.

Claims

REVENDICATIONS1. A system for digitizing and transferring accounting information, in which: - means are implanted within an entity for digitizing accounting documents in digital files of said entity and said scanning means are connected to a communication network; configuring on said scanning means at least one secure path through said network to a processing space allocated to a remote server; characterized in that: - said digitizing means generates a unique identifier applied to each digital file resulting from the digitization of an accounting document; locally registering said identifier; - Transfer from said scanning means to said server via said path each file and its identifier; 20 - upon receipt of each file and its identifier, it records said file within said processing space and is sent in reverse direction an acknowledgment and said identifier is deleted locally; the accounting treatment of said recorded file is carried out and the data thus processed is linked to at least one accounting entry.

2. System according to claim 1, characterized in that one configures said path by means of a dedicated application installed on said digitizing means. 30

3. System according to any one of the preceding claims, characterized in that said accounting treatment comprises prior steps of calibration of each digital file.