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CN115131002A - 一种电子资料签署及电子档案管理的方法 - Google Patents

一种电子资料签署及电子档案管理的方法 Download PDF

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CN115131002A
CN115131002A CN202210874651.8A CN202210874651A CN115131002A CN 115131002 A CN115131002 A CN 115131002A CN 202210874651 A CN202210874651 A CN 202210874651A CN 115131002 A CN115131002 A CN 115131002A
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邓兴尧
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Abstract

本发明公开了一种电子资料签署及电子档案管理的方法，包括创建企业电子印章，并分配使用权限；预先设定申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；预设印章申请签署完成后生成申请盖章文件；审核通过后抄送印章管理员确认签署；印章在调用时先进行人脸识别；印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块。本发明实现所有印章的签署都可以在线上完成，消除印章使用的地域性限制，并对所有盖章资料实现留痕管理。

Description

一种电子资料签署及电子档案管理的方法
技术领域
本发明涉及电子文书上加盖电子印章技术领域，具体来说，涉及一种电子资料签署及电子档案管理的方法。
背景技术
随着社会数字化进程的加快，现阶段越来越多的电子合同出现在大众的视野，但是仅仅限于一些特定的企业在特定的模块下使用，并没有做到大规模的普及，然而对于企业来说印章管理不仅仅是在合同阶段，合同签约前后的一些资料盖章，以及过程中的盖章的一些授权或承诺书也是企业印章使用的重要把控点，现阶段盖章资料盖出后是否能够及时返回，以及对盖章返回的资料进行全页扫描成为档案管理工作的难点。
企业有哪些印章，怎么管理，这些章都盖了哪些资料，盖章时是否经过审核人的同意，盖章后的资料如何便捷的存档，后期需要使用时如何快速的检索并调阅所盖资料的完整内容等。
但是随着一些企业逐渐投入更多的精力对印章使用进行管控，并购买更加先进的文件扫描设备进行档案的录入管理等。然而问题只能减少但是并不会消失，依然起不到从本质上消除的作用。
针对相关技术中的问题，目前尚未提出有效的解决方案。
发明内容
针对相关技术中的问题，本发明提出一种电子资料签署及电子档案管理的方法，以克服现有相关技术所存在的上述技术问题。
为此，本发明采用的具体技术方案如下：
一种电子资料签署及电子档案管理的方法，该方法包括以下步骤：
S1、以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限；
S2、申请人上传需要盖章签署文件的PDF版本；
S3、预先设定所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；
S4、印章申请签署完成后生成申请盖章文件；
S5、申请盖章文件提交审核人审核；
S6、审核通过后抄送印章管理员确认签署；
S7、印章在调用时先进行人脸识别；
S8、印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；
S9、盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档；
S10、通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；
S11、完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块；
S12、对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。
进一步的，所述以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限包括以下步骤：
S101、选择系统中预设的电子印章款式形状，编辑章体所需填写的内容，设置章体尺寸大小；
S102、填写印章的防伪码及文字内容，生成电子印章；
S103、分配主印章管理员与子印章管理员，并设置查阅签署文件权限；
S104、分配印章的申请调阅使用权限。
进一步的，所述预设所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章包括以下步骤：
S301、选择需要调用的签署章体；
S302、点击签章，系统将生成可拖动的PNG格式章体影像；
S303、申请人点击需要盖章位置，并将章体签署在页面上；
S304、签署后的章体为避免遮挡文字内容，将默认置于文字下方显示；
S305、申请人员提交盖章申请生成文件编号及签署码。
进一步的，所述申请盖章文件提交审核人审核包括以下步骤：
S501、审核人审核文件内容，对需要修改的文件提出修改意见；
S502、申请盖章人员将修改后的文件重新上传；
S503、需要审核人进行文字书写的文件，审核、签字盖章人员可对文档内容使用文本框功能进行文字填写，代替纸质文件中手写内容；
S504、审核人编辑完成后系统会自动提交给申请人确认，申请人若确认为否，则审核人编辑完成的文本内容不生效，仍然保持原有文件内容；
S505、申请人若确认为是，则保留审核人更改后的内容，并生成修改后的新文件，同时生成新的文档二维码标注在文档上。
进一步的，所述印章在调用时先进行人脸识别确保是印章管理员本人包括以下步骤：
S701、印章管理员点开文档查看所需要使用的印章；
S702、确认需要使用的印章后点击确认签署印章；
S703、系统弹出人脸识别界面确认是否是印章管理员本人。
进一步的，所述盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档包括以下步骤：
S901、单方盖章文件盖章完成后生成已签章文档，并进行下载存档；
S902、多方盖章文件每家单位盖完后会生成一个新的已签章文档，待所有单位签署完成后会形成最终文件，并生成新的二维码，储存该文档；
S903、每对文件修改或签署后都会生成新的二维码，原二维码中所含文档会自动删除并显示文本信息。
进一步的，所述对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态包括以下步骤：
S1201、申请人申请已盖章文件作废；
S1202、申请已盖章作废的文件同步至各单位印章管理员；
S1203、若印章管理员需要添加审核人员确认，则可自行添加审核人员；
S1204、所有签署单位的印章管理员同意后则会在原文件中生成作废水印，并生成新的文件及防伪码。
进一步的，步骤S1-步骤S12中对文件修改后的新文档都会生成新的二维码，确保单个二维码中保存文件的唯一性。
进一步的，用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验。
进一步的，所述用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验包括以下步骤：获取二维码中文件，并对比现有文件。
本发明的有益效果为：
1、本发明致力于解决企业所有印章的电子化管理，实现所有印章的签署都可以在线上完成，消除印章使用的地域性限制，并对所有盖章资料实现留痕管理，实现所有盖章资料均可查询，辅助企业对印章使用记录进行管理。
2、资料盖章申请人可以基于填写项目名称或企业预设的需要填写的一些其他字段在线上发起盖章申请，并对需要使用的印章以及盖章位置自行进行标记，避免盖章位置出错，极大地减少了与审核人和印章管理员对盖章位置和使用那些印章进行的沟通成本；在需要多家单位同时签署印章时，可以同时发送给多家单位签章，对于有签章顺序要求的，可以待上一家单位签署完成后依次发送，加快文件的盖章效率。
3、对于审核人来说，审核人可以基于提出的问题进行留痕管理，申请人修改上传后可以对新文档与原文档进行比较，对修订内容进行标记，审核人只需再对修改内容进行审核即可，避免了对文件的重复浏览造成的时间浪费。
4、对于印章管理员来说，对印章的使用不再有地域要求，并可以对印章设置主、次多个印章管理员，并且对印章的使用人进行人脸识别认证管理，避免使用印章的并不是印章管理员的情况，极大的提高了企业印章管理的安全性。
5、对于档案管理员来说，可以对线上盖章完成的文档进行线上浏览、存档、分类汇总等操作，不需要再督促盖章出去的文件是否及时返回，也不需要再对盖章返回的文件进行扫描，极大的降低了企业的档案管理成本，并保证了企业档案管理的100％完整性。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
图1是根据本发明实施例的一种电子资料签署及电子档案管理的方法的流程图。
具体实施方式
为进一步说明各实施例，本发明提供有附图，这些附图为本发明揭露内容的一部分，其主要用以说明实施例，并可配合说明书的相关描述来解释实施例的运作原理，配合参考这些内容，本领域普通技术人员应能理解其他可能的实施方式以及本发明的优点，图中的组件并未按比例绘制，而类似的组件符号通常用来表示类似的组件。
根据本发明的实施例，提供了一种电子资料签署及电子档案管理的方法。
现结合附图和具体实施方式对本发明进一步说明，如图1所示，根据本发明实施例的电子资料签署及电子档案管理的方法，该方法包括以下步骤：
S1、以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限；
S2、申请人上传需要盖章签署文件的PDF版本；
S3、预先设定所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；
S4、印章申请签署完成后生成申请盖章文件；
S5、申请盖章文件提交审核人审核；
S6、审核通过后抄送印章管理员确认签署；
S7、印章在调用时先进行人脸识别；
S8、印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；
S9、盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档；
S10、通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；
S11、完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块；
具体的，所述完成盖章的文档根据企业自身需要进行分类汇总，例如文件发起审批时选择匹配的项目为A项目或者没有匹配项目，盖章完成后的文件可根据需要匹配到对应的A项目，并分类为对应的类型；也可以把文件在发起盖章申请时或者存档管理时链接到企业数字化平台的项目相关模块，便于资料的查找与调阅。
S12、对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。
在一个实施例中，所述以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限包括以下步骤：
S101、选择系统中预设的电子印章款式形状，编辑章体所需填写的内容，设置章体尺寸大小；
具体的，所述电子印章款式形状包括圆形、方形及椭圆形等。此外，设置电子印章可包含企业所有印章类型，其包含并不限于公章、财务章、法人章、合同章、执业印章、项目章、资料章等。
S102、填写印章的防伪码及文字内容，生成电子印章；
S103、分配主印章管理员与子印章管理员，并设置查阅签署文件权限；
具体的，所述分配主印章管理员与子印章管理员，主印章管理员可查看所有子印章管理员签章记录及内容，子印章管理员不可查看主印章管理员等。
S104、分配印章的申请调阅使用权限。
具体的，所述分配印章的申请调阅使用权限，可设置企业组织架构内全部员工，也可根据单个印章单独设置，方便申请人申请盖章时的盖章位置预设，非授权账号不可查看企业拥有那些印章，保障企业印章信息安全。
在一个实施例中，所述预设所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章包括以下步骤：
S301、选择需要调用的签署章体；
S302、点击签章，系统将生成可拖动的PNG格式章体影像；
S303、申请人点击需要盖章位置，并将章体签署在页面上；
S304、签署后的章体为避免遮挡文字内容，将默认置于文字下方显示；
S305、申请人员提交盖章申请生成文件编号及签署码。
具体的，印章管理员可通过文件编号及签署码调阅签署文件。
在一个实施例中，所述申请盖章文件提交审核人审核包括以下步骤：
S501、审核人审核文件内容，对需要修改的文件提出修改意见；
S502、申请盖章人员将修改后的文件重新上传；
具体的，所述申请盖章人员将修改后的文件重新上传后新文档自动覆盖原文档，并对上传后的新文档与原文档进行比较，对修订内容进行标记，审核人只需再对修改内容进行审核即可，避免了对文件的重复浏览造成的时间浪费。
S503、需要审核人进行文字书写的文件，审核、签字盖章人员可对文档内容使用文本框功能进行文字填写，代替纸质文件中手写内容；
S504、审核人编辑完成后系统会自动提交给申请人确认，申请人若确认为否，则审核人编辑完成的文本内容不生效，仍然保持原有文件内容；
S505、申请人若确认为是，则保留审核人更改后的内容，并生成修改后的新文件，同时生成新的文档二维码标注在文档上。
具体的，申请人也可在申请时设置对审核人修改的内容无需确认，则审核人修改后自动生成新的文档及防伪码。
在一个实施例中，所述印章在调用时先进行人脸识别确保是印章管理员本人包括以下步骤：
S701、印章管理员点开文档查看所需要使用的印章；
S702、确认需要使用的印章后点击确认签署印章；
S703、系统弹出人脸识别界面确认是否是印章管理员本人。
具体的，若使用设备为电脑设备无摄像头，可选择生成二维码用手机进行扫描，手机扫描后跳转到人脸识别界面进行认证；
若有多位印章管理员：如主印章、1号章、2号章、3号章等，如果本文件为1号子印章管理员确认签署则签署文件后防伪码中扫描可查看盖章信息为章1。
在一个实施例中，所述盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档包括以下步骤：
S901、单方盖章文件盖章完成后生成已签章文档，并进行下载存档；
S902、多方盖章文件每家单位盖完后会生成一个新的已签章文档，待所有单位签署完成后会形成最终文件，并生成新的二维码储存该文档；
S903、每对文件修改或签署后都会生成新的二维码，原二维码中所含文档会自动删除并显示文本信息，其文本信息为：“被新文件覆盖，已失效”。
具体的，单方盖章文档盖章后可选择存档，多方盖章文档在多方共同签署完成后选择盖章存档，不同单位签署后防伪码自动更新；
若文件需要个人签字，可个人登录系统录入个人签名，输入文件编号及签署码调阅签署；
若文件为多方签署，并且需要多家单位在文件上填写内容的，则申请人可设置文本框编辑权限允许其他单位签署人填写审查意见。
在一个实施例中，所述对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态包括以下步骤：
S1201、申请人申请已盖章文件作废；
S1202、申请已盖章作废的文件同步至各单位印章管理员；
S1203、若印章管理员需要添加审核人员确认，则可自行添加审核人员；
S1204、所有签署单位的印章管理员同意后则会在原文件中生成作废水印，并生成新的文件及防伪码。
具体的，单方面盖章文件不可申请作废，多方盖章文件(如合同，若签署各方均确定不履行，可出具作废协议或申请原文件作废)，原文件作废也需所有盖章单位共同确认后方可作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。
在一个实施例中，步骤S1-S12中对文件修改后的新文档都会生成新的二维码，确保单个二维码中保存文件的唯一性。
在一个实施例中，用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验。
在一个实施例中，所述用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验包括以下步骤：获取二维码中文件，并对比现有文件。
具体的，对比现有文件，若100％一样则为真，若不一样则为假。
综上所述，借助于本发明的上述技术方案，解决企业所有印章的电子化管理，实现所有印章的签署都可以在线上完成，消除印章使用的地域性限制，并对所有盖章资料实现留痕管理，实现所有盖章资料均可查询，辅助企业对印章使用记录进行管理。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，该方法包括以下步骤：
S1、以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限；
S2、申请人上传需要盖章签署文件的PDF版本；
S3、预先设定所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章；
S4、印章申请签署完成后生成申请盖章文件；
S5、申请盖章文件提交审核人审核；
S6、审核通过后抄送印章管理员确认签署；
S7、印章在调用时先进行人脸识别；
S8、印章管理员确认盖章后，将预设章体替换为真正电子印章章体，生成新的盖章文件并更新文件防伪码；
S9、盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档；
S10、通过扫描防伪码线上预览签署文档，比对文档的真实性；
S11、完成盖章的文档，根据企业自身需要进行分类汇总或同步至企业数字化平台相关模块；
S12、对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态。
2.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述以企业名称或纳税人识别号注册企业主账号信息，创建企业电子印章，并分配使用权限包括以下步骤：
S101、选择系统中预设的电子印章款式形状，编辑章体所需填写的内容，设置章体尺寸大小；
S102、填写印章的防伪码及文字内容，生成电子印章；
S103、分配主印章管理员与子印章管理员，并设置查阅签署文件权限；
S104、分配印章的申请调阅使用权限。
3.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述预设所申请使用印章的盖章位置，并选择需要使用的印章包括以下步骤：
S301、选择需要调用的签署章体；
S302、点击签章，系统将生成可拖动的PNG格式章体影像；
S303、申请人点击需要盖章位置，并将章体签署在页面上；
S304、签署后的章体为避免遮挡文字内容，将默认置于文字下方显示；
S305、申请人员提交盖章申请生成文件编号及签署码。
4.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述申请盖章文件提交审核人审核包括以下步骤：
S501、审核人审核文件内容，对需要修改的文件提出修改意见；
S502、申请盖章人员将修改后的文件重新上传；
S503、需要审核人进行文字书写的文件，审核、签字盖章人员可对文档内容使用文本框功能进行文字填写，代替纸质文件中手写内容；
S504、审核人编辑完成后系统会自动提交给申请人确认，申请人若确认为否，则审核人编辑完成的文本内容不生效，仍然保持原有文件内容；
S505、申请人若确认为是，则保留审核人更改后的内容，并生成修改后的新文件，同时生成新的文档二维码标注在文档上。
5.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述印章在调用时先进行人脸识别确保是印章管理员本人包括以下步骤：
S701、印章管理员点开文档查看所需要使用的印章；
S702、确认需要使用的印章后点击确认签署印章；
S703、系统弹出人脸识别界面确认是否是印章管理员本人。
6.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述盖章文件存档分为单方盖章存档及多方盖章存档包括以下步骤：
S901、单方盖章文件盖章完成后生成已签章文档，并进行下载存档；
S902、多方盖章文件每家单位盖完后会生成一个新的已签章文档，待所有单位签署完成后会形成最终文件，并生成新的二维码，储存该文档；
S903、每对文件修改或签署后都会生成新的二维码，原二维码中所含文档会自动删除并显示文本信息。
7.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述对已盖章文件可以申请作废，需要所有印章签署人共同确认作废，作废后原多方签署的最终文档防伪码扫描显示为作废状态包括以下步骤：
S1201、申请人申请已盖章文件作废；
S1202、申请已盖章作废的文件同步至各单位印章管理员；
S1203、若印章管理员需要添加审核人员确认，则可自行添加审核人员；
S1204、所有签署单位的印章管理员同意后则会在原文件中生成作废水印，并生成新的文件及防伪码。
8.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，步骤S1-步骤S12中对文件修改后的新文档都会生成新的二维码，确保单个二维码中保存文件的唯一性。
9.根据权利要求1所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验。
10.根据权利要求9所述的一种电子资料签署及电子档案管理的方法，其特征在于，所述用户可通过把签署文件上传至系统中对获取到的文件进行防伪查验包括以下步骤：获取二维码中文件，并对比现有文件。
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