המאמר הזה מיועד לאדמינים. רוצים לדעת איך לשתף את הקבצים שלכם או להגדיר להם הרשאות שיתוף? אתם יכולים לעיין במאמר בנושא שיתוף קבצים מ-Google Drive.
Supported for all Google Workspace, Cloud Identity, and G Suite editions
אדמינים יכולים לקבוע אם משתמשים יוכלו לשתף עם אנשים מחוץ לארגון קבצים ותיקיות מ-Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Sites, "המפות שלי" ותיקיות באחסון השיתופי. אתם גם יכולים להפעיל אינדיקטור שמראה שקובץ בתיקייה באחסון השיתופי או ב-Drive הוא בבעלות משתמש מחוץ לארגון, או ששותף על ידי מישהו מחוץ לארגון.
- תרחישים לדוגמה של הרשאות שיתוף
- איך מפעילים או משביתים שיתוף חיצוני של קבצים ותיקיות ב-Drive
- איך מאפשרים שיתוף חיצוני עם דומיינים ספציפיים בלבד
- איך קובעים מי יוכל להעביר תוכן לאחסון שיתופי שבבעלות ארגון אחר
- איך מפעילים או משביתים את האינדיקטור לשיתוף חיצוני של קבצים
- ניהול של שיתוף קבצים ב-Drive בעזרת כללים להרשאות שיתוף
הערה: כדי לשלוט בשיתוף עם משתמשים חיצוניים שאין להם חשבון Google, צריך להפעיל או להשבית את "שיתוף עם משתמש במצב אורח".
תרחישים לדוגמה של הרשאות שיתוף
איך מגדירים שיתוף מותאם אישית לקבוצה או יחידה ארגוניתעשויים להיות מצבים שבהם תרצו להרשות רק למשתמשים בקבוצות או יחידות ארגוניות מסוימות לשתף תוכן עם גורמים מחוץ לארגון, ולחסום את השיתוף עם הגורמים החיצוניים לכל המשתמשים האחרים. אתם יכולים לעשות את זה בעזרת הרשאות השיתוף של Drive או בעזרת כללים להרשאות שיתוף.
עם הרשאות השיתוף של Drive:
- אם המשתמשים שלכם עדיין לא משויכים ליחידות ארגוניות, משייכים אותם, או קובעים הגדרות לקבוצות של משתמשים.
- משביתים את השיתוף החיצוני ביחידה הארגונית העליונה, כמו שמוסבר בקטע הבא.
- בצד ימין, לוחצים על הקבוצה או היחידה הארגונית שרוצים לאפשר לה לשתף עם גורמים מחוץ לארגון.
חשוב: הגדרות של קבוצה מבטלות הגדרות של יחידה ארגונית. אם משתמש שייך לכמה קבוצות, ההגדרה של הקבוצה עם החשיבות הכי גבוהה היא זו שחלה על המשתמש.
- מפעילים שיתוף חיצוני.
עם כללים להרשאות שיתוף: כאן מוסבר איך יוצרים ומנהלים כללים להרשאות שיתוף ב-Drive.
אתם יכולים לאפשר למשתמשים לשתף קבצים ותיקיות עם משתמשים חיצוניים שאין להם חשבונות Google. כדי לעשות את זה, אתם צריכים להפעיל את "שיתוף עם משתמש במצב אורח". אתם יכולים לאפשר שיתוף במצב אורח עם כל המשתמשים, או רק עם משתמשים מדומיינים מהימנים. ההנחיות מופיעות במאמר בנושא איך מאפשרים שיתוף עם משתמשים ללא חשבון Google בעזרת "שיתוף עם משתמש במצב אורח".
Supported editions for this feature: Business Starter, Business Standard, and Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. השוואה בין מהדורות
הגדרות השיתוף שזמינות במסוף Admin חלות על המשתמשים בהתאם ליחידה הארגונית או הקבוצה שלהם. אין לכם שליטה על תיקיות פרטיות שהמשתמשים שומרים בתיקיית "האחסון שלי".
כדי לאפשר שיתוף חיצוני של קבצים ספציפיים, אתם גם יכולים להשתמש באחסון שיתופי. בגישה הזו, האחסון השיתופי מתנהג כמו התיקייה.
- יוצרים יחידה ארגונית בלי חברים.
- משביתים את השיתוף החיצוני ביחידה הארגונית העליונה, כמו שמוסבר בקטע הבא.
- מפעילים ביחידה הארגונית החדשה את השיתוף החיצוני, במקום ההגדרה של היחידה הארגונית העליונה.
- (אופציונלי) כדי לאפשר שיתוף עם אנשים מחוץ לארגון שאין להם חשבון Google, מפעילים ביחידה הארגונית החדשה את "שיתוף עם משתמש במצב אורח".
- יוצרים אחסון שיתופי עם הקבצים והתיקיות שאתם רוצים לשתף עם גורמים מחוץ לארגון.
- מחליטים מי האנשים שמותר להם לשתף את הקבצים עם גורמים חיצוניים, מוסיפים אותם כחברים באחסון השיתופי ונותנים להם רמת גישה של עורכים , מנהלי תוכן או מנהלים. אם יש לכם הרבה משתמשים, אתם יכולים להוסיף אותם כקבוצה.
שימו לב:
- אתם יכולים להוסיף אנשים מחוץ לארגון כחברים באחסון שיתופי – אם יש להם חשבון Google. אם אין להם חשבונות Google, אתם יכולים להפעיל את "שיתוף עם משתמש במצב אורח" כדי שהמשתמשים שלכם יוכלו לשתף איתם תוכן.
- בדקו מהן ההרשאות שנכללות בכל רמת גישה. קבעו מהי רמת הגישה שמתאימה לחברים באחסון השיתופי, בהתאם לצרכים של הארגון שלכם.
- משייכים את האחסון השיתופי ליחידה הארגונית החדשה.
- מעבירים תוכן לאחסון השיתופי.
- (אופציונלי) אם אתם רוצים לקבל התראה כשמתווסף תוכן לאחסון השיתופי ומשותף עם גורמים מחוץ לארגון, אתם יכולים להגדיר כלל דיווח על סמך האירועים ביומן של Drive.
איך מפעילים או משביתים שיתוף חיצוני של קבצים ותיקיות ב-Drive
לפעמים בשביל לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון צריך לשתף איתם תוכן ב-Drive. מצד שני, יש בזה סיכון של דליפת נתונים. אם אתם מפעילים שיתוף חיצוני, אתם יכולים להגביל את השיתוף. למשל, אתם יכולים להזהיר את המשתתפים לפני שהם משתפים, או לחסום שיתופים שמתבצעים באמצעות קישור.
אם אתם משביתים את השיתוף החיצוני, המשתמשים לא יכולים לשתף את הפריטים הבאים עם משתמשים חיצוניים:
- הזמנות לפריטים שנוצרים ב-Docs, Sheets ו-Slides
- קישורים לקבצים שמאוחסנים ב-Drive
- פריטים שמצורפים לאימיילים, גם אם הם הועלו ישירות ממכשירים, וגם אם הם מאוחסנים ב-Drive
המשתמשים החיצוניים גם מאבדים את הגישה שלהם לכל הפריטים ששותפו איתם קודם.
אתם גם יכולים לחסום את הפריטים שמגיעים ממשתמשים חיצוניים אל המשתמשים בארגון שלכם. ההגבלות האלה חלות על חברי קבוצה חיצוניים. כשהקבצים משותפים עם קבוצה שכוללת משתמשים חיצוניים, הם לא יכולים לגשת לקובץ.
כדי להפעיל או להשבית שיתוף חיצוני:
-
היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.
אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.
-
נכנסים לתפריט
אפליקציות > Google Workspace > Drive ו-Docs.
כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
-
לוחצים על הרשאות שיתוף
אפשרויות שיתוף.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה?
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- כדי להפעיל את השיתוף החיצוני, לוחצים על מופעל ובוחרים את אפשרויות השיתוף.
- כדי להשבית את השיתוף החיצוני, לוחצים על מושבת. אתם גם יכולים לחסום שיתוף של תוכן חיצוני עם המשתמשים, כולל תוכן במערכות אחסון מצד שלישי.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
איך מאפשרים שיתוף חיצוני עם דומיינים ספציפיים בלבד
אתם יכולים לאפשר שיתוף קבצים עם דומיינים מהימנים (מרשימת ההיתרים) בלבד. כשאתם משתמשים ברשימת ההיתרים כדי להגביל את השיתוף:
- הדומיין צריך להיות דומיין של Google Workspace, אלא אם אתם משתמשים בשיתוף עם משתמש במצב אורח.
- אתם לא יכולים לבחור שהקבצים ישותפו רק עם דומיינים ספציפיים מתוך רשימת ההיתרים. כל הדומיינים המהימנים כלולים.
- המשתמשים לא יכולים לשתף קבצים עם חשבונות לשימוש אישי.
- אם יש בארגון שלכם שילוב של רישיונות Cloud Identity ו-Google Workspace, רשימת ההיתרים חלה גם על משתמשי Cloud Identity.
לפני שמתחילים:: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
אם עדיין לא הוספתם דומיינים מהימנים לרשימת ההיתרים, מוסיפים אותם.
-
היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.
אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.
-
נכנסים לתפריט
כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הרשאות שיתוף
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה?
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- לוחצים על דומיינים ברשימת ההיתרים ובוחרים את אפשרויות השיתוף.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
- (רק ל-Google Forms) בקטע הרשאות שיתוף, לוחצים על תשובות לטפסים. בוחרים אם המשתמשים בדומיין שלכם יוכלו להשיב לטפסים שנוצרים מחוץ לדומיין, או לשתף טפסים עם גורמים מחוץ לארגון כדי שיוכלו להשיב עליהם.
הערה: אם אתם משביתים את האפשרויות האלה, הרשאות השיתוף של Google Drive חלות על המשיבים לטפסים.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
It can take up to 24 hours to see changes. During this time, old and new settings might be intermittently enforced.
איך מפעילים או משביתים את האינדיקטור לשיתוף חיצוני של קבצים
כברירת מחדל, מוצג אינדיקטור אזהרה חיצוני כשקובץ בתיקיית אחסון שיתופי או ב-Drive נמצא בבעלות של משתמש מחוץ לארגון או משותף על ידי מישהו מחוץ לארגון. אתם יכולים להפעיל או להשבית את ההגדרה הזו אצל כל המשתמשים שלכם או אצל חלק מהם. אם משביתים את ההגדרה, אתם עדיין יכולים לבדוק באירועים ביומן של Drive את הקבצים שמשותפים עם משתמשים מחוץ לארגון.
כדי להפעיל או להשבית את האינדיקטור:
לפני שמתחילים:: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
היכנסו אל מסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.
אי אפשר לגשת למסוף אדמין בלי חשבון אדמין.
-
נכנסים לתפריט
כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
-
לוחצים על הרשאות שיתוף
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם). איך עושים את זה?
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
-
לוחצים על הדגשת קבצים חיצוניים
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).
איך מוצגים האינדיקטורים
כשאינדיקטור האזהרה מופעל, הוא מוצג לצד קבצים ב-Drive שנמצאים בבעלות של משתמש מחוץ לארגון או משותפים על ידי מישהו מחוץ לארגון, חוץ מההחרגות הבאות:
- האינדיקטור לא יופיע אם לקבוצה ב-Google שבבעלות הארגון יש גישה לקובץ, גם אם יש בקבוצה חברים מחוץ לארגון.
- האינדיקטור מוצג תמיד אם לחשבונות שירות יש גישה לקובץ, גם אם חשבון השירות נמצא בבעלות מישהו בתוך הארגון וגם אם הוא נמצא בבעלות מישהו מחוץ לארגון.
- האינדיקטור מוצג תמיד אם לקבוצות שנוצרו אוטומטית ב-Google Classroom יש גישה לקובץ.
איך קובעים מי יכול להעביר תוכן לאחסון שיתופי שבבעלות ארגון אחר
אתם יכולים לאפשר או לחסום העברה של תוכן מתיקיות באחסון שיתופי שכוללות מקור או יעד חיצוניים. לדוגמה:
- אתם יכולים לחסום העברה של תוכן מאחסון שיתופי של הארגון לאחסון שיתופי חיצוני או לתיקיית "האחסון שלי" של המשתמש החיצוני.
- אתם יכולים לחסום העברה של תוכן מתיקיית "האחסון שלי" של המשתמש בארגון שלכם לאחסון שיתופי חיצוני.
מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך מגבילים מי יוכל להעביר תוכן לתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות.
Try managing Drive sharing with trust rules
Supported editions for this feature: Frontline Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Standard and Education Plus; Enterprise Essentials Plus. השוואה בין מהדורות
Instead of using Drive settings for sharing outside your organization, you can use trust rules to manage sharing both outside and inside your organization. Trust rules give you more control over who your users can share with. For details, see Create and manage trust rules for Drive sharing.